¿Qué es la gestión de datos maestros y por qué debería importarte?

Los negocios funcionan con datos, y las empresas de hoy en día suelen depender de sistemas digitales para mantener la información organizada. Si bien la transición a los registros electrónicos ha facilitado la reunión y el almacenamiento de datos, también ha aumentado la cantidad de documentación que se conserva para cada interacción. La capacidad de su organización para gestionar la enorme cantidad de información que se mueve a través de sus sistemas cada día determinará su éxito a largo plazo. Afortunadamente, las herramientas de administración de datos maestros (MDM) están diseñadas específicamente para enfrentar este desafío. Sin embargo, ¿qué es la gestión de datos maestros y por qué debería aprender sobre ella? Siga leyendo para saber qué es la gestión de datos y cómo puede ayudar a su empresa a tener éxito. 

¿Qué es la gestión de datos maestros (MDM)?

¿Qué es la gestión de datos maestros? La gestión de datos maestros es el proceso de crear una fuente de datos autorizada. Después de pasar por un riguroso proceso de clasificación y depuración, la información crítica para el negocio está contenida en un archivo maestro. El método implica estandarizar, consolidar y controlar la calidad de los elementos clave de los datos de una organización. Por ejemplo

• Eliminación de datos duplicados
• Eliminando los datos incorrectos
• Identificar y clasificar los datos de manera coherente y precisa
• Creando un depósito central para albergar datos

Las empresas que implementan los procesos de MDM disfrutan de una variedad de beneficios. Algunos de ellos son:

• Una toma de decisiones mejor informada que se base en datos de alta calidad y en la presentación de informes conexos
• Una comprensión más profunda de los principales actores en los procesos críticos para los negocios, incluidos los clientes y socios de la organización
• Aumento de la eficacia de la gestión de datos
• Una disminución de la cantidad de trabajo manual necesario para gestionar los datos
• Mayor eficiencia y racionalización de los procesos, en particular para los formularios complejos y las aprobaciones que dependen de la exactitud de los datos

Muchos líderes empresariales creen que la integración de los datos maestros es una cuestión de interés exclusivo del departamento de TI. Sin embargo, esta percepción no es correcta. MDM impacta en todas las áreas del negocio, ya que la información incluida en los procesos de MDM va desde clientes y proveedores hasta productos, ubicaciones y más. La falta de un manejo adecuado de los datos tiene consecuencias generalizadas, incluyendo la pérdida de oportunidades de ventas y clientes insatisfechos. Para un éxito máximo, despliegue MDM en toda la empresa después de obtener la aprobación de cada departamento y de cada miembro del personal.

Los riesgos del acceso irrestricto a los datos

La base de MDM es crear un proceso simplificado para mantener datos maestros limpios y fiables. Las organizaciones innovadoras han determinado que la clave del éxito de la aplicación de la metodología de MDM es crear un conjunto de procesos de gestión del cambio de datos maestros. Los expertos en negocios pueden diseñar procesos para asegurar que las solicitudes de cambio de datos maestros pasen a través de las autorizaciones apropiadas antes de alterar cualquier información.

Por ejemplo, varios funcionarios acceden regularmente a algunos datos. Sin embargo, la capacidad de acceder a la información no debe corresponderse automáticamente con la capacidad de realizar modificaciones. Las organizaciones que aún no han aplicado controles apropiados suelen descubrir -demasiado tarde- que un pequeño cambio puede dar lugar a grandes problemas. Es común que los conjuntos de datos tengan relaciones complejas con otros conjuntos de datos. La alteración de un registro puede afectar a subconjuntos, lo que posteriormente repercute en múltiples productos. Por ejemplo, un solo cambio que no sea debidamente investigado podría perturbar su software de planificación de recursos empresariales y hacer caer una línea de producción completa.

Implementación de MDM usando software BPM

Un gran porcentaje de los datos entra en la organización a través de procesos cotidianos estándar. El software BPM es un punto de partida práctico para la implementación de MDM porque los datos maestros deben ser generados y modificados por procesos de negocios bien diseñados. Las herramientas de BPM sientan las bases para la gestión de los datos maestros al recopilar y canalizar los datos a través de los canales apropiados. Algunos ejemplos comunes de procesos que requieren cambios en los datos maestros son el Proceso de Creación de Proveedores y el Proceso de Orden de Cambio de Piezas. Un proceso sólido asegura que se realicen las comprobaciones adecuadas antes de autorizar los cambios.

Utilice su software BPM para implementar MDM en tres pasos:

• Cree procesos con formularios y autorizaciones estandarizados en toda su organización. Esto evita que la información sea incompleta y orienta al personal a la terminología común, lo que evita las malas interpretaciones de los datos más adelante.
• Configurar las validaciones de los campos para confirmar que los usuarios introducen el tipo de información correcto en cada campo. El uso de campos obligatorios también hace menos probable que sus datos estén incompletos.
• Utilizar variables de proceso para categorizar y almacenar adecuadamente la información introducida en cada caso.

Eliminar los silos de datos y crear pistas de auditoría automáticas

Las plataformas BPM de alta calidad son lo suficientemente ágiles como para conectarse a múltiples aplicaciones externas y eliminar los silos de datos. Esto previene la duplicación de datos y actúa como un depósito central de datos. Para un éxito máximo, el software BPM también debe tener conectores a su ERP, ya que es aquí donde residirá la mayoría de sus datos maestros. La práctica de utilizar el mismo sistema en múltiples departamentos o segmentos reduce la probabilidad de que se tergiversen o malinterpreten los datos. Lo más importante es que el software de BPM viene con un permiso incorporado, de modo que usted puede restringir el acceso a los datos en base a la necesidad de conocerlos. 

Por último, el uso de flujos de trabajo automatizados proporciona una pista de auditoría de la información que entra en su empresa. Esto le permite localizar la fuente de los datos individuales, así como señalar la fuente de cualquier error. Con el software avanzado de BPM, puede establecer procesos personalizados para encontrar y eliminar copias automáticamente en intervalos de tiempo, y puede actualizar sistemáticamente los datos y realizar controles de calidad.

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