Qu'est-ce que l'automatisation des processus numériques (APD) ?
Aujourd'hui, plus que jamais, les organisations s'appuient sur les technologies d'automatisation des processus numériques pour améliorer leur efficacité, réduire les coûts et apporter la flexibilité dont elles ont tant besoin en période d'incertitude. Avec des budgets de fonctionnement réduits, les organisations ne peuvent plus se permettre de perdre de l'argent dans des tâches fastidieuses et qui prennent du temps. Par exemple, selon une étude, les employés de bureau consacrent environ 69 jours par an à des tâches administratives, ce qui coûte aux organisations 5 000 milliards de dollars par an.
Et ce ne sont pas seulement les employés de bureau qui sont touchés par l'inefficacité des flux de travail. Les PDG dépensent environ 20 % de leur temps de travail qui pourrait être automatisé. La vérité est que, dans l'économie moderne, aucune organisation ne peut espérer optimiser ses flux de travail ou ses résultats sans intégrer l'automatisation dans ses processus.
Les méthodes par lesquelles les organisations automatisent une ou plusieurs tâches au sein d'un flux de travail sont connues sous le nom d'automatisation des processus numériques (APN). Dans cet article, nous allons examiner ce qu'est l'automatisation des processus numériques, décrire certains avantages et exemples d'utilisations courantes de la DPA, et conclure en expliquant les différences entre la DPA et l'automatisation des processus robotisés.
Définition de l'automatisation des processus numériques (DPA)
L'automatisation des processus numériques, ou DPA, est une méthode par laquelle la technologie numérique est utilisée pour automatiser une ou plusieurs tâches impliquées dans un processus commercial. Les organisations utilisent souvent des logiciels comme moyen d'automatisation pour optimiser leurs flux de travail. L'utilisation de la DPA ne signifie pas nécessairement que des processus entiers sont automatisés. Au contraire, les processus sont souvent partiellement automatisés, ce qui signifie qu'une certaine forme d'interaction humaine est toujours nécessaire.
L'automatisation des processus numériques est souvent confondue avec l'automatisation des processus commerciaux. La différence réside en grande partie dans la portée et le calendrier. L'automatisation des processus métier est une méthode utilisée pour construire, exécuter et automatiser les processus métier d'une organisation. Toutefois, la DPA intervient généralement après qu'un processus a été numérisé dans une certaine mesure.
Avantages de l'automatisation des processus numériques
La DPA offre aux organisations de nombreux avantages potentiels. Ces avantages sont notamment les suivants :
- Augmentation de la satisfaction des employés. La DPA clarifie les rôles et les responsabilités des employés. Les points où une intervention et une interaction humaines sont nécessaires sont connus dans toute l'organisation. Leader du secteur logiciels d'automatisation des processus permet aux employés de demander de l'aide et de communiquer de manière transparente avec les membres de l'équipe et les responsables. Les organisations peuvent aussi facilement informer les employés des changements de flux de travail.
- Amélioration du service à la clientèle. L'automatisation permet aux employés de se concentrer moins sur les tâches fastidieuses et longues et de passer plus de temps à aider les clients. Les solutions DPA améliorent également l'expérience des clients en leur offrant des interactions plus efficaces et plus agréables avec une organisation. Par exemple, les banques peuvent améliorer l'expérience client l'automatisation du processus d'ouverture d'un nouveau compte.
- Renforcement de la conformité et de la sécurité. Les processus manuels et papier sont non seulement inefficaces, mais ils entraînent la perte de documents, des infractions à la sécurité et un faible niveau de conformité. Les outils de la DPA tels que Gestion des données de base (MDM) make est facile à stocker, sécurisé et permet d'accéder à des informations et des documents importants par voie électronique.
- Réduction des coûts opérationnels. En automatisant les tâches, les employés peuvent les accomplir plus rapidement et concentrer leur temps sur des fonctions moins répétitives et de plus grande valeur.
- Flexibilité organisationnelle. L'apparition de la COVID-19 cette année illustre à quel point il est important pour les organisations de pouvoir changer rapidement d'objectifs. Par exemple, la possibilité pour les employés de travailler à domicile si nécessaire. Ou pour les les établissements d'enseignement supérieur la possibilité de passer à un modèle d'apprentissage virtuel et vice versa. Même lorsque les choses reviendront à la normale, les organisations devront continuer à réagir à des défis tels que l'évolution des préférences et des demandes des consommateurs en temps réel.
Exemples de DPA
Il existe de nombreux exemples et cas d'utilisation de l'automatisation des processus numériques dans les organisations. Examinons deux exemples, l'embarquement des employés et/ou des clients et les bons de commande, pour mieux comprendre le fonctionnement de la DPA dans le cadre d'un processus donné.
Embarquement d'un employé et/ou d'un client
Embaucher des employés ou entamer une relation avec un nouveau client représente beaucoup de travail. Embauche d'un employé implique de remplir des formulaires, de rassembler de la documentation, de mettre en place des sessions de formation et d'attribuer des actifs, entre autres. Les processus d'intégration manuels peuvent entraîner un excès de paperasserie, des problèmes de conformité et un faible niveau de fidélisation des employés. Grâce à la DPA, les organisations peuvent automatiser une ou plusieurs tâches d'intégration, ce qui permet de supprimer les goulets d'étranglement dans les flux de travail en facilitant les transitions entre chaque étape du processus.
De même, le l'ouverture d'un nouveau compte et la procédure d'embarquement exige des organisations qu'elles recueillent beaucoup d'informations et de documents auprès de leurs clients. Non seulement cela est inefficace et coûteux, mais cela entraîne des processus d'intégration qui frustrent les nouveaux clients. Grâce à la DPA, les organisations peuvent automatiser les différentes étapes du processus afin d'offrir des expériences d'intégration plus rapides et plus agréables.
Commandes d'achat
Les bons de commande sont idéaux pour l'automatisation des processus numériques car ils sont répétitifs et peuvent entraîner des retards importants dans le déroulement des opérations. Les organisations traitent généralement de nombreuses demandes de bons de commande chaque mois, qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes. Les bons de commande nécessitent généralement une ou plusieurs approbations et peuvent être envoyés plusieurs fois pour être révisés.
Ces transitions peuvent entraîner des retards et une réduction de la productivité. Grâce à la DPA, les organisations peuvent rationaliser leurs processus d'approbation des PO. Par exemple, une fois qu'un PO est soumis, logiciel d'automatisation des processus numériques peut transmettre la demande à la partie prenante appropriée pour approbation et informer la partie requérante lorsqu'elle est approuvée.
Automatisation numérique des processus vs automatisation robotisée des processus
Tout comme la DPA et l'automatisation des processus commerciaux, la DPA et l'automatisation des processus robotisés sont souvent confondues. Bien que ces termes aient des significations différentes, ils sont souvent utilisés ensemble pour améliorer l'expérience des clients. L'automatisation des processus robotiques (RPA), utilise des technologies d'automatisation intelligentes comme l'intelligence artificielle (AI) et l'apprentissage machine (ML) pour automatiser les tâches répétitives. La RPA vise à remplacer l'intervention humaine dans les processus commerciaux.
La DPA n'est cependant pas destinée à remplacer entièrement les tâches accomplies par l'homme. L'automatisation des processus numériques vise plutôt à automatiser les processus pour améliorer les flux de travail. Ainsi, en ce sens, l'APR et l'APD servent des objectifs différents mais complémentaires au sein d'une organisation et sont souvent utilisées ensemble dans le cadre de l'ensemble des gestion des processus d'entreprise (BPM).
