Mehr denn je verlassen sich Unternehmen heute auf Technologien zur digitalen Prozessautomatisierung, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die dringend benötigte Flexibilität in unsicheren Zeiten zu gewährleisten. Angesichts knapper werdender Betriebsbudgets können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, Geld für zeitraubende und mühsame Aufgaben zu verschwenden. Laut einer Studie verbringen Büroangestellte schätzungsweise 69 Tage pro Jahr mit administrativen Aufgaben, was die Unternehmen 5 Billionen Dollar pro Jahr.
Und es sind nicht nur die Büroangestellten, die von ineffizienten Arbeitsabläufen betroffen sind. CEOs verbringen etwa 20% ihrer Zeit mit Arbeiten, die automatisiert werden könnten. Die Wahrheit ist, dass in der modernen Wirtschaft kein Unternehmen hoffen kann, seine Arbeitsabläufe oder sein Ergebnis zu optimieren, ohne die Automatisierung in seine Prozesse zu integrieren.
Die Methoden, mit denen Unternehmen eine oder mehrere Aufgaben innerhalb eines Arbeitsablaufs automatisieren, werden als digitale Prozessautomatisierung (DPA) bezeichnet. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was digitale Prozessautomatisierung ist, beschreiben einige Vorteile und Beispiele für gängige Anwendungen von DPA und erläutern abschließend die Unterschiede zwischen DPA und robotergestützter Prozessautomatisierung.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA) definiert
Digitale Prozessautomatisierung (DPA) ist eine Methode, bei der digitale Technologie zur Automatisierung einer oder mehrerer Aufgaben in einem Geschäftsprozess eingesetzt wird. Unternehmen nutzen häufig Software als Mittel zur Automatisierung, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Der Einsatz von DPA bedeutet nicht unbedingt, dass ganze Prozesse automatisiert werden. Vielmehr sind die Prozesse oft teilweise automatisiert, was bedeutet, dass eine gewisse Form der menschlichen Interaktion weiterhin erforderlich ist.
Die Automatisierung digitaler Prozesse wird oft mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen verwechselt. Der Unterschied liegt hauptsächlich im Umfang und im Zeitplan. Die Geschäftsprozessautomatisierung ist eine Methode, mit der die Geschäftsprozesse eines Unternehmens entwickelt, ausgeführt und automatisiert werden. DPA hingegen findet in der Regel statt, nachdem ein Prozess bereits bis zu einem gewissen Grad digitalisiert worden ist.
Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung
DPA bietet Organisationen viele potenzielle Vorteile. Zu diesen Vorteilen gehören:
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. DPA klärt die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Die Punkte, an denen menschliches Eingreifen und Interaktion erforderlich sind, sind in der gesamten Organisation bekannt. Branchenführende Prozessautomatisierungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, Unterstützung zu suchen und nahtlos mit Teammitgliedern und Managern zu kommunizieren. Außerdem können Unternehmen ihre Mitarbeiter problemlos über Änderungen im Arbeitsablauf informieren.
- Verbesserte Kundenbetreuung. Durch die Automatisierung können sich die Mitarbeiter weniger auf zeitraubende und mühsame Aufgaben konzentrieren und mehr Zeit für die Betreuung der Kunden aufwenden. DPA-Lösungen verbessern auch die Kundenerfahrung, indem sie ihnen eine effizientere und angenehmere Interaktion mit einer Organisation bieten. Zum Beispiel können Banken das Kundenerlebnis verbessern, indem sie den Prozess der Eröffnung eines neuen Kontos automatisieren.
- Erhöhte Konformität und Sicherheit. Manuelle und papiergestützte Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern führen auch zu Dokumentenverlusten, Sicherheitsverletzungen und einem geringen Maß an Compliance. DPA-Tools wie Stammdatenverwaltung (MDM) machen es einfach, wichtige Informationen und Dokumente elektronisch zu speichern, zu sichern und darauf zuzugreifen.
- Geringere Betriebskosten. Durch die Automatisierung von Aufgaben können die Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller erledigen und ihre Zeit auf weniger repetitive und höherwertige Aufgaben konzentrieren.
- Organisatorische Flexibilität. Der Ausbruch von COVID-19 in diesem Jahr macht deutlich, wie wichtig es für Organisationen ist, ihre Ziele schnell ändern zu können. Zum Beispiel die Möglichkeit für Mitarbeiter, bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten. Oder für Hochschuleinrichtungen die Möglichkeit, auf ein virtuelles Lernmodell umzustellen und wieder zurück. Selbst wenn die Dinge wieder zur Normalität zurückkehren, werden die Unternehmen weiterhin auf Herausforderungen wie sich ändernde Verbraucherpräferenzen und -anforderungen in Echtzeit reagieren müssen.
Beispiele für DPA
Es gibt viele verschiedene Beispiele und Anwendungsfälle für die digitale Prozessautomatisierung in Unternehmen. Schauen wir uns zwei Beispiele an, das Onboarding von Mitarbeitern und/oder Kunden und Bestellungen, um besser zu verstehen, wie DPA innerhalb eines bestimmten Prozesses funktioniert.
Onboarding von Mitarbeitern und/oder Kunden
Die Einstellung von Mitarbeitern oder die Aufnahme einer Beziehung zu einem neuen Kunden ist eine Menge Arbeit. Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst u. a. das Ausfüllen von Formularen, das Sammeln von Unterlagen, das Einrichten von Schulungen und die Zuweisung von Anlagen. Manuelle Onboarding-Prozesse können zu übermäßigem Papierkram, Compliance-Problemen und einer geringen Mitarbeiterbindung führen. Mit DPA können Unternehmen eine oder mehrere Onboarding-Aufgaben automatisieren und so Engpässe in den Arbeitsabläufen beseitigen, indem sie die Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten vereinfachen.
Ebenso ist der Eröffnung eines neuen Kontos und das Onboarding-Verfahren müssen die Unternehmen viele Informationen und Unterlagen von den Kunden einholen. Dies ist nicht nur ineffizient und kostspielig, sondern führt auch zu langwierigen Onboarding-Prozessen, die neue Kunden frustrieren. Mithilfe von DPA können Unternehmen verschiedene Schritte des Prozesses automatisieren, um ein schnelleres und angenehmeres Onboarding-Erlebnis zu ermöglichen.
Kaufaufträge
Bestellungen sind ideal für die digitale Prozessautomatisierung, da sie sich wiederholen und das Potenzial für erhebliche Verzögerungen im Arbeitsablauf haben. Unternehmen bearbeiten in der Regel jeden Monat viele einmalige und wiederkehrende Bestellanforderungen. Bestellungen erfordern in der Regel eine oder mehrere Genehmigungen und können mehrmals zur Überarbeitung hin- und hergeschickt werden.
Diese Übergänge können zu Verzögerungen und geringerer Produktivität führen. Mit DPA können Unternehmen ihre PO-Genehmigungsprozesse rationalisieren. Sobald ein PO eingereicht wurde, wird er zum Beispiel Software zur digitalen Prozessautomatisierung die Anfrage zur Genehmigung an die zuständige Stelle weiterleiten und den Anfragenden benachrichtigen, wenn sie genehmigt ist.
Digitale Prozessautomatisierung vs. Robotic Process Automation
Ähnlich wie DPA und Geschäftsprozessautomatisierung werden auch DPA und robotische Prozessautomatisierung oft verwechselt. Obwohl die Begriffe unterschiedliche Bedeutungen haben, werden sie oft zusammen verwendet, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) nutzt intelligente Automatisierungstechnologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. RPA zielt darauf ab, menschliche Eingriffe in Geschäftsprozesse zu ersetzen.
DPA ist jedoch nicht dazu gedacht, von Menschen ausgeführte Aufgaben vollständig zu ersetzen. Vielmehr konzentriert sich die digitale Prozessautomatisierung auf die Automatisierung von Prozessen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. In diesem Sinne dienen RPA und DPA also unterschiedlichen, aber sich ergänzenden Zwecken innerhalb eines Unternehmens und werden oft gemeinsam als Teil des gesamten Geschäftsprozessmanagement (BPM) Strategien und Initiativen eingesetzt.
