¿Qué es la Automatización de Procesos Digitales (DPA)?
Hoy más que nunca, las organizaciones dependen de las tecnologías de automatización de procesos digitales para mejorar la eficiencia, reducir los costos y proporcionar la tan necesaria flexibilidad en tiempos de incertidumbre. Con presupuestos operativos más reducidos, las organizaciones ya no pueden permitirse el lujo de desperdiciar dinero en tareas que consumen tiempo y son tediosas. Por ejemplo, según un estudio, los trabajadores de oficina dedican aproximadamente 69 días al año a tareas administrativas, lo que cuesta a las organizaciones 5 trillones de dólares por año.
Y no son sólo los trabajadores de oficina los que se ven afectados por los flujos de trabajo ineficientes. Los CEOs gastan alrededor de El 20% de su tiempo en trabajos que podrían ser automatizados. La verdad es que, en la economía moderna, ninguna organización puede esperar optimizar sus flujos de trabajo o sus resultados sin integrar la automatización en sus procesos.
Los métodos mediante los cuales las organizaciones automatizan una o más tareas dentro de un flujo de trabajo se conocen como automatización de procesos digitales (DPA). En este artículo, veremos qué es la automatización de procesos digitales, describiremos algunos beneficios y ejemplos de usos comunes de DPA, y concluiremos explicando las diferencias entre DPA y la automatización de procesos robóticos.
La Automatización de Procesos Digitales (DPA) definida
La automatización de los procesos digitales, o DPA, es un método por el cual la tecnología digital se utiliza para automatizar una o más tareas involucradas en un proceso de negocios. Las organizaciones suelen utilizar el software como medio de automatización para optimizar sus flujos de trabajo. El uso de DPA no significa necesariamente que se automaticen procesos enteros. Más bien, los procesos suelen estar parcialmente automatizados, lo que significa que sigue siendo necesaria alguna forma de interacción humana.
La automatización de los procesos digitales se confunde a menudo con la automatización de los procesos comerciales. La diferencia es en gran medida de alcance y tiempo. La automatización de los procesos empresariales es un método utilizado para construir, ejecutar y automatizar los procesos empresariales de una organización. Sin embargo, la DPA suele producirse después de que un proceso se haya digitalizado en cierta medida.
Beneficios de la Automatización de Procesos Digitales
La DPA ofrece a las organizaciones muchos beneficios potenciales. Estos beneficios incluyen:
- Aumento de la satisfacción de los empleados. DPA aclara los roles y responsabilidades de los empleados. Los puntos en los que se requiere la intervención e interacción humana se conocen en toda la organización. Líder de la industria software de automatización de procesos permite a los empleados buscar ayuda y comunicarse sin problemas con los miembros del equipo y los gerentes. Las organizaciones también pueden actualizar fácilmente a los empleados con respecto a los cambios en el flujo de trabajo.
- Mejora del servicio al cliente. La automatización permite que los empleados se centren menos en las tareas que consumen tiempo y son tediosas y pasen más tiempo asistiendo a los clientes. Las soluciones de DPA también mejoran la experiencia del cliente ofreciéndole interacciones más eficientes y agradables con una organización. Por ejemplo, los bancos pueden mejorar la experiencia del cliente mediante automatizando el proceso de apertura de una nueva cuenta.
- Mayor cumplimiento y seguridad. Los procesos manuales y en papel no sólo son ineficientes, sino que conducen a la pérdida de documentos, a violaciones de la seguridad y a bajos niveles de cumplimiento. Las herramientas de DPA como Gestión de datos maestros (MDM) make es fácil de almacenar, asegurar y acceder a información y documentación importante electrónicamente.
- Reducción de los costos operacionales. Al automatizar las tareas, los empleados pueden completar las tareas más rápidamente y concentrar su tiempo en funciones menos repetitivas y de mayor valor.
- Flexibilidad de organización. El estallido de COVID-19 este año ilustra lo importante que es para las organizaciones poder cambiar los objetivos rápidamente. Por ejemplo, la posibilidad de que los empleados trabajen desde casa si es necesario. O para instituciones de educación superior la capacidad de cambiar al modelo de aprendizaje virtual y volver de nuevo. Incluso cuando las cosas vuelvan a la normalidad, las organizaciones continuarán necesitando reaccionar a desafíos como el cambio de las preferencias y demandas de los consumidores en tiempo real.
Ejemplos de DPA
Hay muchos ejemplos y casos de uso diferentes de automatización de procesos digitales en las organizaciones. Veamos dos ejemplos, la incorporación de empleados y/o clientes y las órdenes de compra, para comprender mejor cómo funciona la DPA dentro de un proceso determinado.
Incorporación de empleados y/o clientes
Contratar empleados o comenzar una relación con un nuevo cliente es mucho trabajo. Incorporación de empleados implica completar formularios, reunir documentación, organizar sesiones de capacitación y asignar activos, entre otros. Los procesos de incorporación manual pueden dar lugar a un exceso de papeleo, problemas de cumplimiento y bajos niveles de retención de empleados. Con la DPA, las organizaciones pueden automatizar una o más tareas de incorporación, eliminando los cuellos de botella en los flujos de trabajo al facilitar las transiciones entre cada paso del proceso.
Asimismo, el apertura de una nueva cuenta y proceso de incorporación requiere que las organizaciones recopilen mucha información y documentación de los clientes. Esto no sólo es ineficaz y costoso, sino que lleva a prolongar los procesos de incorporación que frustran a los nuevos clientes. A través de la DPA, las organizaciones pueden automatizar diferentes pasos en el proceso para proporcionar experiencias de incorporación más rápidas y agradables.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra son ideales para la automatización de los procesos digitales, ya que son repetitivas y pueden provocar importantes retrasos en el flujo de trabajo. Las organizaciones suelen procesar muchas solicitudes de órdenes de compra cada mes, tanto de una sola vez como recurrentes. Las órdenes de compra suelen requerir una o más aprobaciones y pueden ser enviadas varias veces para su revisión.
Estas transiciones pueden dar lugar a retrasos y a una reducción de la productividad. Con la DPA, las organizaciones pueden racionalizar sus procesos de aprobación de las órdenes de compra. Por ejemplo, una vez que se presenta una orden de compra, software de automatización de procesos digitales puede dirigir la solicitud al interesado apropiado para su aprobación y notificar a la parte solicitante cuando sea aprobada.
Automatización de Procesos Digitales vs. Automatización de Procesos Robóticos
Al igual que la DPA y la automatización de procesos empresariales, la DPA y la automatización de procesos robóticos se confunden a menudo. Aunque los términos significan cosas diferentes, a menudo se usan juntos para mejorar las experiencias de los clientes. La automatización de procesos robóticos (RPA), utiliza tecnología de automatización inteligente como la inteligencia artificial (AI) y el aprendizaje automático (ML) para automatizar tareas repetitivas. RPA tiene como objetivo reemplazar la intervención humana en los procesos de negocios.
El DPA, sin embargo, no está destinado a sustituir totalmente las tareas realizadas por los humanos. Más bien, la automatización de los procesos digitales se centra en la automatización de los procesos para mejorar los flujos de trabajo. Así pues, en este sentido, el RPA y el DPA sirven a propósitos diferentes pero complementarios dentro de una organización y a menudo se utilizan conjuntamente como parte del conjunto de la organización gestión de los procesos empresariales (BPM) estrategias e iniciativas.
