Si vous cherchez "automatisation des processus d'entreprise", vous serez certainement confronté à des définitions très techniques et vous risquez même de repartir plus confus que vous ne l'étiez en arrivant. Mais voici l'essentiel : l'automatisation des processus d'entreprise (BPA) vous facilite la tâche. Toutes les tâches qui font perdre du temps, qui sont sources d'erreurs ou qui freinent la croissance sont confiées à des logiciels et à la technologie. Grâce à l'automatisation des processus d'entreprise, votre journée de travail est plus légère et plus rationnelle. C'est pourquoi 66 % des entreprises automatisent un ou plusieurs de leurs processus opérationnels.
Dans cet article, nous abordons les sujets suivants
- Un bref aperçu de ce qu'est le BPA
- Comment le BPA fait gagner du temps
- Comment le BPA réduit les erreurs
- Comment le BPA améliore la cohérence et la normalisation
- Comment l'APB facilite la visualisation et la hiérarchisation des tâches
- Comment l'APB prépare votre organisation à l'évolutivité et à la croissance
Avec l'APB, vous pouvez imaginer vos processus d'entreprise comme une chaîne de montage. Les hommes et les machines travaillent ensemble, assumant des responsabilités spécifiques pour produire un produit cohérent. Les clients savent exactement à quoi s'attendre lorsqu'ils travaillent avec votre organisation, et les membres de l'équipe savent précisément comment répondre à ces attentes.
Voici les cinq façons dont l'automatisation facilite votre travail. Avec BPA, vous pouvez...
Gagner du temps
L'enthousiasme d'une nouvelle recrue vous enthousiasme ? Pas si vite : plus de la moitié des employés déclarent être trop occupés pour faire le travail pour lequel ils ont été embauchés.
Les membres de l'équipe ne passent qu'un tiers de leur temps à insuffler à leurs tâches la créativité et les compétences qui leur ont permis de décrocher le poste. Au lieu de cela, ils sont surchargés de réunions, de collecte d'informations, de recherche d'approbations ou de course infernale pour atteindre l'inaccessible boîte de réception zéro.
Le professeur David Graeber a donné une définition peu orthodoxe de ces tâches abrutissantes et banales qui rythment nos journées. Selon lui, ces responsabilités répétitives sont la principale raison pour laquelle les travailleurs trouvent leur rôle si peu gratifiant. Heureusement, ce sont précisément les tâches que l'automatisation permet d'accomplir. Utilisez l'automatisation des processus d'entreprise pour accomplir des tâches telles que :
- Saisie et extraction de données
- Générer des rapports
- Déplacer des informations entre les systèmes
- Recueillir les signatures et les approbations
- Rassembler les documents
Le fait d'accaparer les employés avec ces tâches ne fait pas qu'entamer leur moral. Cela a des conséquences financières importantes pour votre organisation. Selon la Society for Human Resource Management, une démission peut coûter à une entreprise entre 90 et 200 % du salaire de l'employé qui part. Il n'est donc pas surprenant que lorsque vous augmentez le nombre d'heures disponibles pour vous concentrer sur des projets plus gratifiants, les employés aient tendance à rester. En éliminant la raison pour laquelle 31 % des démissionnaires abandonnent le navire, vous pouvez favoriser une main-d'œuvre plus loyale et plus engagée.
Moins d'erreurs
Des données de mauvaise qualité sont plus qu'une nuisance - elles coûtent aux organisations plus de 3,1 billions de dollars par an (et ce, rien qu'aux États-Unis !). Les pertes s'accumulent en raison des efforts incessants déployés pour corriger les erreurs, réparer les données et retrouver des informations qui n'ont tout simplement jamais existé.
Le fait de tomber sur une erreur grave n'est pas seulement un choc pour le système, mais peut entraîner de lourdes amendes réglementaires et des pertes de résultats. Demandez à ce grand magasin qui a mal imprimé le prix d'un collier en diamants - envoyant plusieurs pièces de 1 500 dollars pour la modique somme de 47 dollars avant que l'erreur ne soit décelée. La NASA a fait exploser un vaisseau spatial de 18,5 millions de dollars qui avait dévié de sa trajectoire à cause d'un trait d'union erroné.
L'automatisation intervient en tant qu'assistant fiable pour les processus de base sujets à l'erreur humaine:
- Maintenir l'intégrité des données
- Tirer des informations clés, comme les prix, d'une base de données centrale
- Améliorer la précision des calculs
- Valider les entrées par rapport aux règles spécifiées
L'APB exécute les tâches de manière cohérente et précise selon des règles prédéfinies. Il réduit le risque que des problèmes passent inaperçus jusqu'à ce qu'une catastrophe se produise.
Améliorer la cohérence et la normalisation
Un retraité "rockstar" qui "fait les choses à sa façon" emporte avec lui les règles du jeu.
Un membre de l'équipe de longue date oublie de partager le savoir-faire qu'il a en tête.
Ou encore, les employés développent des raccourcis spéciaux qui ne se répandent que par le bouche-à-oreille et qui n'existent jamais dans la documentation officielle.
Malgré des efforts herculéens, les employés qui quittent l'entreprise peuvent nuire à la cohérence de l'organisation. L'automatisation des processus opérationnels est un moyen d'établir une connaissance institutionnelle solide. Éliminez les variations, améliorez le contrôle de la qualité et établissez un manuel d'exploitation irréprochable.
En cartographiant attentivement les processus, vous pouvez créer un registre de la façon dont tout est fait, du début à la fin. Le plan de réussite reste intact, même si les employés vont et viennent. Les membres de l'équipe ne définissent plus la méthodologie de travail - les processus automatisés prennent le relais.
Visualiser facilement les tâches et les classer par ordre de priorité
Nous pensons avoir une bonne compréhension de notre fonction, mais nous nous heurtons à une pierre d'achoppement. L'un des obstacles les plus fréquents est l'image floue que notre esprit se fait de l'avenir. Lorsque notre cerveau a du mal à visualiser comment aller du point A au point Z, il a tendance à se court-circuiter.
C'est pourquoi il est difficile de commencer un programme de remise en forme, de suivre un régime ou d'investir.
Pour certains, la planification de l'avenir est un jeu d'enfant.
Mais pour d'autres, il s'agit d'un obstacle mental épuisant qui réduit considérablement notre rendement. Selon la Harvard Business Review, lorsque nous nous sentons submergés par le travail, nous surestimons le temps et les efforts nécessaires à la réalisation de nos projets. Pire encore, nous nous comportons comme si nos exagérations étaient vraies.
À petite échelle, cela semble être un défi personnel à relever pour un membre de l'équipe. Mais ce problème sape rapidement la productivité lorsqu'il est étendu à de grands départements et à des organisations mondiales. C'est pourquoi l'automatisation s'impose comme une astuce pour améliorer la productivité.
La cartographie de toutes les étapes d'un processus nous donne une bonne idée de la charge de travail. Nous savons exactement quelles sont les tâches que nous devons entreprendre, celles que nos collègues géreront et les logiciels et applications qui s'occuperont des autres en cours de route. Nous pouvons facilement voir ce que nous devons faire maintenant (avec l'aide de rappels automatiques et d'incitations) et ne penser à d'autres tâches qu'au moment opportun. L'automatisation décompose les processus lourds en petites étapes simples, créant ainsi un système de points de repère traçables qui nous facilite grandement la tâche.
Préparer votre organisation à l'évolutivité et à la croissance
Il y a un moment dans chaque organisation où les tâches manuelles deviennent ingérables. C'est là que l'automatisation des processus d'entreprise intervient pour faciliter une croissance évolutive.
- Traitez les charges de travail sans nécessiter de ressources supplémentaires: Pénétrez de nouveaux marchés, élargissez votre clientèle ou gérez des commandes plus importantes que la normale. Grâce aux processus automatisés mis en place, il est plus facile que jamais de répondre aux exigences dynamiques de l'entreprise.
- Tous les processus sont régis par des règles de gestion: Lorsque le marché évolue ou que de nouvelles réglementations apparaissent, il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Il vous suffit d'apporter quelques modifications à votre logiciel de gestion des processus métier.
- Réutilisez des éléments d'un processus pour en créer de nouveaux, et ce rapidement: Grâce à l'architecture modulaire, vous pouvez emprunter des composants indépendants à des processus plus vastes et les intégrer rapidement à de nouveaux processus.
L'APB offre évolutivité et flexibilité en s'adaptant facilement à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Meilleur logiciel d'automatisation des processus d'entreprise (BPA)
Dans l'ensemble, l'automatisation des processus d'entreprise simplifie votre travail en réduisant les efforts manuels, en minimisant les erreurs, en améliorant la cohérence, en permettant une meilleure gestion des tâches et en s'adaptant à la croissance et au changement. En adoptant le BPA, vous pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, améliorer votre productivité et obtenir de meilleurs résultats dans votre travail. Discutez avec nous pour en savoir plus sur le BPA et sur le logiciel qui vous convient le mieux. En fin de compte, votre entreprise mérite de trouver la bonne solution, même si ce n'est pas nous !