La banque est un secteur hautement réglementé, et le gouvernement a imposé à ce secteur des normes plus strictes en ce qui concerne les lois sur la connaissance du client (KYC). L'impact est large pour les clients, et les mandats concernent chaque institution qui gère de l'argent. Par conséquent, les banques sont certainement tenues de se conformer à la loi KYC pour réduire la fraude, mais elles partagent également la responsabilité avec toute personne qui effectue des transactions dans le cadre de leur activité.
Les lois KYC sont conçues pour garantir que les banques vérifient toujours les identités, évaluent les risques de manière adéquate et ne fournissent aux clients aucune liste de personnes interdites. En outre, les lois KYC contribuent à la lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. L'élément crucial est de trouver le bon équilibre, afin que les clients innocents n'aient pas à supporter le poids des exigences.
Les banques ne peuvent pas échapper à la procédure obligatoire de vérification des clients par le KYC. Au départ, les lois KYC ont été incorporées et introduites en 2001 dans le cadre du Patriot Act, adopté pour aider à prévenir et à surveiller les activités terroristes. Aujourd'hui, chaque produit financier et chaque transaction doit passer les contrôles KYC.
Exigences KYC pour l'ouverture de comptes bancaires
La section du Patriot Act a introduit les lois KYC, ajouté l'application et les exigences à la loi sur le secret bancaire de 1970. Par conséquent, Titre III du Patriot Act exige des banques qu'elles emploient les éléments suivants : Un programme d'identification de la clientèle (CIP) et des mesures de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD).
Pour répondre aux exigences de la CIP, ils doivent demander à leurs clients des documents spécifiques liés aux informations d'identification pendant le processus d'ouverture de compte. Voici les types de documents généralement demandés :
- Nom
- Date de naissance
- Preuve de l'adresse
- Numéro d'identification délivré par le gouvernement
- Pièces d'identité délivrées par le gouvernement (permis de conduire ou passeport)
- Statuts certifiés
- Accord de partenariat
- Instrument de confiance
- Licence d'exploitation délivrée par le gouvernement
D'autres types de documents de vérification peuvent inclure :
- Références financières
- Données provenant d'une agence de renseignements sur les consommateurs ou d'une base de données publique
- États financiers
Les banques peuvent déterminer les documents qu'elles demandent à condition de pouvoir vérifier les données d'identification.
Obligations de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD)
Le prochain aspect du KYC est le CDD. Pour se conformer à la CDD, les banques doivent être en mesure de prévoir les types de transactions financières qu'un client pourrait effectuer afin de pouvoir surveiller et détecter les activités suspectes. En outre, la banque doit attribuer au client une note de risque pour évaluer comment il doit surveiller le compte et quels clients présentent un risque trop important pour être acceptés comme nouveaux clients.
Si cela se justifie, les banques demandent aux consommateurs des informations supplémentaires, telles que leur profession, une description de leurs activités, la source de financement, l'objet de leur compte, etc. Si les banques doivent satisfaire aux exigences de la CDD, elles ne disposent pas d'un ensemble de procédures opérationnelles standard (POS) pour le faire.
Pour être clair, le Patriot Act ne traite pas spécifiquement du CDD, mais il oblige les banques à déposer des rapports d'activités suspectes. Si une banque n'en sait pas assez sur ses clients, elle n'aura pas assez de données pour déposer lesdits rapports.
Cependant, la FDIC, le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), le Conseil des gouverneurs de la Fed, le Comptroller of the Currency du Trésor américain, l'IRS et d'autres organismes, mandatent strictement le CDD.
Lorsqu'une banque a fait preuve de la diligence requise, elle peut signaler les virements électroniques, les transactions internationales et les opérations offshore suspects et considérer un client comme un compte "à haut risque", ce qui devrait entraîner un niveau de surveillance plus élevé. La banque peut également contacter le client pour lui expliquer ses transactions.
Quelle est la différence entre KYC et Anti-Money Laundering ?
Know Your Customer est assez similaire aux protocoles de lutte contre le blanchiment d'argent (AML), et ils sont connectés. KYC apporte de la transparence à la lutte contre le blanchiment d'argent en utilisant ses activités de vérification, de surveillance et de signalement pour faire ressortir les activités suspectes qui peuvent impliquer le blanchiment d'argent.
Pourquoi le processus KYC est important
Lorsque les banques prennent des mesures pour vérifier l'identité des consommateurs et comprendre leurs habitudes de dépenses, elles peuvent alors disposer de plus de données pour signaler les activités suspectes. La seule façon de blanchir de l'argent ou de financer le terrorisme est d'ouvrir des comptes anonymes. Le système KYC permet aux banques de mieux détecter ce type d'activités.
Les réglementations se durcissant, les banques doivent apprendre à s'y conformer, sous peine d'être confrontées à des amendes et à des sanctions coûteuses. Entre 2013 et 2014, les institutions financières ont dû faire face à un passif de 4,3 milliards de dollarsce qui est quatre fois plus que les neuf années précédentes au total.
Les banques mondiales ne sont pas à l'abri car JP Morgan et HSBC ont été condamnés à une amende de 2 millions de dollars chacun parce qu'ils n'ont pas signalé d'activité suspecte.
KYC : le coût des affaires
Bien que le KYC augmente le coût des affaires dans le secteur financier, il est plus coûteux de ne pas s'y conformer. L'élément le plus important est de trouver un équilibre entre la conformité et la satisfaction des besoins et des attentes des clients.
Le secteur bancaire continuera d'être plus réglementé que les autres secteurs, il est donc temps de déterminer comment s'y conformer efficacement sans perturber les opérations ni causer de perte de clientèle. Un autre problème est que si votre banque est condamnée à une amende pour fraude, elle peut non seulement se voir infliger des amendes élevées, mais aussi endommager de manière permanente les relations avec les fournisseurs et nuire à sa réputation.
Selon une Thomson Reuters 89 % des entreprises clientes ont déclaré qu'elles n'avaient pas eu une bonne expérience de KYC. Néanmoins, le gouvernement a mis en place le KYC avant que les outils technologiques contemporains ne soient disponibles. Cela signifie que de nombreux systèmes KYC actuellement en place sont dépassés et, une fois mis à jour, ils peuvent rendre la conformité plus confortable et plus transparente.
Optimiser et automatiser le processus "Know Your Customer
Le paysage réglementaire moderne fait qu'il est difficile pour les banques d'élargir leur clientèle par des canaux numériques plus pratiques et moins coûteux. Les clients veulent pouvoir effectuer leurs opérations bancaires de n'importe où, sur n'importe quel appareil, et souhaitent une expérience transparente, rapide et facile. Pourtant, les banques doivent gérer les processus associés aux réglementations KYC qui peuvent faire attendre certains clients pendant des jours, voire des semaines, pendant la vérification de leurs données.
Néanmoins, ces demandes contradictoires créent une opportunité pour les nouvelles technologies de transformer les processus manuels de KYC et d'intégration des clients en un flux de travail rationalisé.
Les processus numériques peuvent révolutionner le KYC et supprimer le besoin d'interactions physiques tout en réduisant le temps de traitement et en extrayant l'image complète de chaque client. L'optimisation du processus KYC avec les bonnes étapes et les bons outils devrait avoir les capacités suivantes :
- Peut vérifier l'authenticité des documents d'identification.
- Capture les données biométriques.
- Validation de l'identité du client par recoupement des données biométriques avec les documents d'identité.
- Évolutif pour les banques ayant une présence mondiale ou un désir de se développer.
- Améliore l'expérience positive du client à l'embarquement.
Il est temps d'envisager l'automatisation des processus robotiques (RPA), qui automatise des processus clairement définis et basés sur des règles, qui sont non invasifs et qui créent une interface utilisateur basée sur les applications existantes. Ainsi, la RPA est rapide à exécuter. Comme RPA s'appuie sur les applications actuelles, il est idéal pour prendre en charge les vérifications ad hoc des KYC et intégrer des moteurs de règles prenant en charge la conformité aux KYC.
Conformité avec le KYC
Dans le secteur bancaire, il incombe à votre établissement de prouver qu'il respecte les normes KYC et de s'assurer que chaque partie prenante a fait sa part. Ce processus implique de documenter et de conserver des dossiers pertinents sur tous les clients, y compris la nature et la taille de leurs transactions financières, leur type de compte, la raison de leur compte et la source de leurs fonds. Si vous ne pouvez pas fournir et vérifier ces données, vous vous exposez à des amendes importantes, à une atteinte à votre réputation et à d'éventuelles implications juridiques.
Les banques devraient au moins disposer de documents sur le type d'activité des clients, leurs sources de financement, l'objet de certaines transactions et des prévisions précises sur leurs futures transactions. Les trois composantes essentielles d'un cadre de conformité "Connaissez votre client" sont les suivantes
Identification du client
Les banques doivent vérifier et analyser chaque source de données d'identification des clients pour détecter toute incohérence ou fraude. Selon le pays, il peut y avoir d'autres facteurs à examiner, par exemple si le client potentiel figure sur une liste de sanctions ou s'il est identifié comme une personne politiquement exposée (PEP) plus vulnérable à la corruption.
CDD
La diligence raisonnable à l'égard de la clientèle comprend la collecte des données d'identification disponibles auprès de sources authentiques et fiables, la détermination de l'objet et de la nature du compte, et le maintien d'une surveillance continue pour s'assurer que l'activité est conforme aux données stockées sur le client.
Diligence accrue (EDD)
Lorsqu'un client est signalé comme présentant un risque élevé, des mesures de diligence accrue doivent être prises, telles qu'une enquête plus approfondie, une demande de documents supplémentaires et une surveillance accrue.
Cependant, l'extraction, l'analyse et la saisie de données dans les processus existants, tels que l'embarquement des clients, prennent beaucoup de temps à effectuer manuellement, et il n'est pas possible d'exécuter ces processus à l'échelle avec des systèmes manuels et obsolètes. D'autre part, l'automatisation peut résoudre ces problèmes et garantir une conformité plus rapide, vérifiable et solide aux exigences du KYC.
Liste de contrôle de la diligence raisonnable du CJC
Il faut une planification minutieuse pour mettre en œuvre un système KYC efficace. Il existe quelques bonnes pratiques à suivre, notamment la liste de contrôle de la diligence raisonnable du KYC ci-dessous :
Programme d'identification des clients (CIP) : Les lois américaines actuelles exigent que chaque institution financière maintienne un CIP pour prévenir le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme. Un CIP conforme exige un nom, une date de naissance, une adresse et un numéro d'identification. Ensuite, la banque doit vérifier ces informations.
CDD : Déployer efficacement la CDD signifie mener des évaluations de risques adéquates et ensuite améliorer les enquêtes sur les clients à haut risque.
Un suivi cohérent : L'évaluation des risques est continue. Vous devez toujours surveiller les activités inhabituelles. Ainsi, vous pouvez prendre les bonnes mesures avant qu'un dommage ne se produise.
Innovations dans le domaine de la santé
L'utilisation de plates-formes numériques pour l'automatisation et même la chaîne de blocs peut contribuer à réduire le temps et le coût des flux de travail KYC tout en améliorant considérablement l'expérience du client. En outre, le contrôle des transactions est plus efficace et la qualité des données est améliorée. Certaines de ces innovations comprennent la vérification en temps réel de l'identité pour assurer la protection contre la fraude et la sécurité tout en répondant rapidement aux besoins des clients.
Il ne fait aucun doute que les processus manuels de connaissance du client sont douloureux et prennent beaucoup de temps pour la banque et le client. Par exemple, une fois qu'un fichier CIP est créé à l'embarquement, il doit être examiné et mis à jour manuellement tout au long du cycle de vie du client. Après l'embarquement, chaque ajout au dossier devient plus difficile et plus complexe à gérer.
Les processus ne sont pas seulement longs du côté papier, mais les documents numériques isolés posent également des défis et des risques. Si des employés sont chargés de trouver des liens entre plusieurs copies, le processus peut prendre des jours, des semaines ou des mois. Chaque fois qu'un dossier KYC est rouvert, les employés doivent réapprendre les données et déterminer comment ils se connectent aux nouveaux documents. Ce type de tâches prend du temps et détourne l'attention d'autres domaines essentiels de l'entreprise.
Comment les innovations de KYC peuvent-elles améliorer la précision, l'efficacité et l'extensibilité des processus sans alourdir la charge de travail ?
L'automatisation des processus numériques (DPA) peut automatiser les principaux processus KYC associés à l'embarquement des clients, y compris les communications, la réception de fax, le balayage, le traitement, la validation, le stockage des documents, la récupération et les rapports MIS. La DPA peut également contribuer à l'automatisation d'autres processus manuels liés au KYC et aux tâches répétitives, notamment :
- Mise en place des données clients (téléchargement de documents d'identification dans le système CRM).
- La validation des informations sur les clients, qu'elles soient structurées ou non, permet de recueillir des données, d'accéder à des bases de données et de remplir des formulaires.
- Collecte et suivi des informations sur les clients à partir de diverses bases de données.
- Stockage et gestion des données provenant de plusieurs systèmes et consolidation des données dans un portail centralisé pour un accès facile et en temps réel.
- Le filtrage des clients en vérifiant les données existantes sur les consommateurs par le biais des bases de données gouvernementales.
- Alertes de surveillance en temps réel.
- Maintenance de la piste d'audit.
Une autre innovation du KYC est la mise en place d'une chaîne de vérification. La technologie de la chaîne de contrôle peut éliminer la nécessité d'améliorer les vérifications d'identité, car les bases de données de la chaîne de contrôle sont immuables. Par exemple, une banque peut envoyer une demande à une plateforme de chaîne de contrôle pour accéder aux données d'identification des clients. Le client donne alors son consentement et autorise l'accès au moyen d'un mot de passe à usage unique (OTP). La banque accède aux données, mais le client reste propriétaire de ses documents. De plus, comme la technologie de la chaîne de blocage utilise un modèle de grand livre distribué, il n'y a pas de point faible ni d'autorité unique. Une fois les données saisies, elles sont sécurisées par cryptographie et ne peuvent être modifiées sans l'accord de 51% du réseau.
En résumé
Si la conformité aux normes KYC peut augmenter les coûts et les délais d'exécution lorsqu'elle est mise en œuvre via les systèmes existants et le travail manuel, il est important de noter que les innovations KYC telles que l'automatisation et la technologie de la chaîne de blocage peuvent contribuer à accroître la précision, l'efficacité, les temps de cycle, l'auditabilité, la transparence, la centralisation, la conformité globale et la satisfaction des clients. Le KYC est un processus essentiel pour réduire la fraude, le blanchiment d'argent, les irrégularités financières, etc. Toutefois, le moment est venu de simplifier le processus KYC grâce à des technologies à l'épreuve du temps.
ProcessMaker garantit que les banques soucieuses de sécurité et de commodité peuvent répondre aux exigences de conformité de la norme "Know Your Customer" grâce à sa plate-forme numérique d'automatisation des processus. Si vous êtes prêt à en savoir plus, contactez-nous dès aujourd'hui.
