Uso de la automatización para reducir el riesgo del proceso de incorporación en KYC

La incorporación manual es el proceso de KYC de mayor riesgo de un banco con la menor tasa de rendimiento. La automatización puede eliminar estos riesgos al asumir la responsabilidad de realizar el agotador trabajo preliminar. En este artículo desglosamos los pasos del proceso KYC para identificar qué áreas se beneficiarán más de la automatización.

Punto de contacto inicial con el cliente

Es el punto de partida de una posible relación con un nuevo cliente. Incluye dos pasos importantes: la identificación del cliente y la evaluación del riesgo.

Identificación

Los bancos pueden perder mucho tiempo tratando de identificar el nombre legal correcto del cliente. Si un gestor de ventas lo registra de forma incorrecta, puede dar lugar a un costoso incumplimiento. Además, hay una falta de comprensión en torno a la apertura de cuentas corporativas. Es fácil que un gestor de relaciones bancarias utilice por error el nombre de la entidad equivocada; una empresa local puede operar bajo un nombre de "Doing Business As" (DBA), o funcionar como una división de un holding más grande. Con los pasos de automatización adecuados, puede unir varios perfiles bajo un único nombre de cliente y eliminar esta confusión tan común.

Evaluación de riesgos

A partir de la documentación e información proporcionada por el cliente, los bancos deben determinar una calificación inicial de riesgo alta, media o baja. La información puede incluir documentos de constitución de la empresa, datos de los accionistas o cualquier otra cosa. El análisis de esta información de alto nivel determina los siguientes pasos. No todos los prospectos serán de alto riesgo, pero la debida
pero la diligencia debida es necesaria al principio para evitar fuertes multas más adelante.

Diligencia debida

La diligencia debida requiere varios pasos, todos ellos candidatos principales para la automatización del CSC. El enfoque manual requiere grandes equipos de analistas que realicen a mano tareas propensas a errores. El proceso puede abrumar a los bancos con recursos y tiempo limitados.

Estructura de la propiedad

Los analistas tienen que indagar en las filiales y estructuras corporativas para identificar a los propietarios. El proceso requiere múltiples fuentes, y si el cliente corporativo opera a nivel mundial, puede tomar varias bases de datos. Estos pasos pueden llevar horas e incluso días. La automatización puede realizar estos pasos en cuestión de minutos.

Verificaciones

¿Es el cliente honesto en cuanto a su identidad? ¿Coinciden sus perfiles con sus pasaportes, documentos de identidad emitidos por el gobierno, extractos bancarios y facturas de servicios públicos? ¿Cuánto tiempo llevará la verificación manual? La automatización puede agilizarla rellenando y enviando automáticamente los formularios a los lugares correctos. En cuanto a las verificaciones de detección de riesgos, hay dos comprobaciones básicas:

  • Identificar a las personas políticamente expuestas (PEP): Estas personas VIP, conocidas como PEP, están conectadas con alguien en una posición de poder o tienen ellos mismos una función pública importante. Los expertos financieros consideran a las PEP personas de alto riesgo porque son objetivos valiosos para los delincuentes. Los bancos invierten más recursos en la evaluación de estas personas, y a menudo requieren acceso a fuentes de datos de primera calidad para hacerlo. Además, la definición de una PEP varía según la jurisdicción, y es posible que cada jurisdicción sólo proporcione información parcial. La automatización puede echar una mano escaneando automáticamente estas bases de datos para recopilar la información de fondo necesaria.
  • Comprobación de sanciones: ¿Está el cliente en alguna lista de sanciones? Este tipo de información no está disponible a través de una simple búsqueda en Google. Es necesario tener una visión completa de la jerarquía corporativa. Por ejemplo, una división local puede parecer limpia, pero la empresa matriz no lo está.

Informe de construcción

A menudo, para evaluar adecuadamente a un cliente de alto riesgo, los bancos convocan a un comité de responsables de alto nivel. Los ejecutivos de la banca quieren un informe completo proporcionado por los analistas para poder tomar decisiones seguras y basadas en datos. La automatización de la compilación de estos expedientes ayuda a ahorrar tiempo en contraste con el enfoque manual.

Calificación del riesgo

Una vez que el banco ha recopilado todos los datos necesarios, los analistas pueden tomar mejores decisiones sobre el nivel de riesgo real antes de proceder a la incorporación. La calificación final también determina el grado de supervisión que necesitará la cuenta. Mediante la automatización, se pueden asignar determinados procesos a una cuenta de cliente en función de su nivel de riesgo final.

Establecer una pista de auditoría

Para cumplir los requisitos normativos, debe crear una pista de auditoría que documente exhaustivamente cada paso dado para verificar a un cliente potencial. Imagínese que intenta hacer un seguimiento de auditoría en papel. ¿Dónde guardarías todos los documentos? ¿Qué pasa si se pierden, los roban o se dañan? Invariablemente, establecer una pista de auditoría manual lleva mucho tiempo y es tedioso. Por otro lado, la automatización puede ayudar a este proceso tan pesado al recopilar automáticamente un historial de cada acción realizada. Este expediente férreo fortalece a su institución financiera frente a las investigaciones de los organismos reguladores.

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