L'automatisation intelligente transforme les opérations commerciales en améliorant la productivité, l'efficacité et la précision. Toutefois, cette évolution s'accompagne de son lot de défis. La mise en œuvre de solutions d'automatisation peut s'avérer complexe et divers obstacles doivent être surmontés pour tirer pleinement parti de leurs avantages. Dans cet article, nous examinerons certains des principaux défis associés à l'automatisation des processus que les entreprises rencontrent et nous proposerons des solutions pratiques pour les relever efficacement.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
L'automatisation des processus utilise la technologie pour exécuter automatiquement des tâches et des procédures répétitives, en minimisant la nécessité d'une intervention humaine. Cette automatisation peut être appliquée à toute une série de fonctions de l'entreprise, notamment la finance, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et le service à la clientèle.
Les trois principales raisons de l'échec des projets d'automatisation des processus
L'idéal aurait été que les entreprises comprennent parfaitement les raisons de la mise en œuvre de l'automatisation sur le lieu de travail, les résultats souhaités et les étapes nécessaires pour les atteindre. Cependant, la réalité est souvent en deçà de cette vision, car divers facteurs externes influencent considérablement le processus de transformation d'une organisation.
1. Fatigue du changement organisationnel
Le principal défi qui entrave les entreprises dans leur parcours de transformation numérique est le poids trop familier de la lassitude du changement. Le changement, qui fait naturellement partie de notre expérience humaine, semble souvent intimidant, en particulier lorsque les changements de direction passés ont laissé des traces d'incertitude.
Ce qui effraie souvent le plus les gens, c'est l'incertitude liée aux phases de transition. Une approche utile pour gérer cette anxiété consiste à communiquer clairement aux employés tous les changements à venir. Il est essentiel que tous les membres de l'organisation comprennent la valeur ajoutée de ces changements. Lorsque les individus ne comprennent pas clairement le "pourquoi" des changements, leur volonté de s'engager diminue.
Comment les dirigeants peuvent-ils faciliter la transition au cours de ce processus ? Ils devraient introduire de manière proactive les changements importants bien à l'avance, en impliquant toutes les personnes concernées par le changement. En planifiant les changements à venir, en guidant les individus à chaque étape, en sollicitant leur avis et en garantissant un sentiment de sécurité mentale, les dirigeants peuvent rendre les initiatives d'automatisation beaucoup plus faciles à gérer. Bien que ces étapes puissent sembler élémentaires, elles jouent un rôle crucial dans la facilitation de la transition.
2. Des processus d'entreprise décousus
La fragmentation des processus constitue un obstacle important à l'efficacité des efforts d'automatisation. Lorsque les entreprises pilotent ou mettent en œuvre des initiatives d'automatisation, les différents départements et unités fonctionnent souvent comme des entités isolées. Si cette séparation est compréhensible pour les changements propres à un département, l'absence d'unification des processus à l'échelle de l'organisation peut compliquer l'ensemble de l'effort d'automatisation et conduire au chaos. L'utilisation d'outils aléatoires et l'automatisation de processus "ici et là" peuvent créer des lacunes encore plus importantes dans le système.
Pour résoudre ce problème, les entreprises doivent d'abord examiner la manière dont le travail est actuellement effectué. Comprendre son point de départ permet de déterminer plus facilement la bonne direction à prendre. Une fois que l'on dispose d'une vue d'ensemble claire des opérations existantes et que les problèmes les plus urgents sont identifiés, il devient plus simple de hiérarchiser les changements qui auront le plus d'impact.
3. Manque de préparation à une nouvelle réalité professionnelle
Le manque de préparation au changement est un facteur apparent mais difficile à surmonter. Le nouvel environnement de travail, où les humains collaborent avec les robots et l'IA, exige une approche et un état d'esprit différents de la part des dirigeants et des employés. Bientôt, chaque équipe ou unité moderne sera composée d'une main-d'œuvre à la fois traditionnelle et numérique, travaillant ensemble sur des projets et renforçant leurs capacités respectives. Cette évolution signifie que les employés devront s'adapter et apprendre rapidement, tandis que le recrutement pour les projets d'automatisation pourrait devenir lent et difficile.
Il est essentiel de comprendre que les robots ne remplacent pas les humains, du moins dans un avenir prévisible ; ils servent plutôt à nous assister et à nous soutenir. Les machines et les robots s'occuperont principalement de tâches transactionnelles de bas niveau qui ne requièrent pas l'intelligence humaine. Par conséquent, les individus auront davantage de possibilités de s'engager dans des travaux plus créatifs et innovants qui ne sont pas de nature manuelle.
Ce changement exige clairement un ensemble différent de compétences de la part des employés, ce qui rend le perfectionnement essentiel pour les préparer à des changements significatifs sur le lieu de travail. En outre, de nombreuses applications logicielles requièrent des qualifications spécifiques et des programmes de formation complets. Par conséquent, des qualités telles que l'ouverture d'esprit, l'adaptabilité et une grande tolérance à l'ambiguïté seront très appréciées chez les employés.
Surmonter les défis de l'automatisation des processus
Pour relever les défis de l'automatisation des processus, il faut adopter une approche holistique, en abordant les différents aspects du processus de mise en œuvre. Voici quelques solutions pratiques :
Communication et collaboration
Une communication et une collaboration efficaces sont essentielles à la réussite des projets d'automatisation. Les entreprises doivent s'engager auprès des principales parties prenantes et des employés afin d'obtenir un consensus et de réduire la résistance au changement. En outre, des équipes interfonctionnelles doivent être formées pour assurer la collaboration et l'alignement entre les départements.
Une planification et une exécution adéquates
Une planification et une exécution correctes sont essentielles à la réussite des projets d'automatisation. Les entreprises devraient élaborer une feuille de route et un calendrier clairs, en identifiant les risques et les défis potentiels. En outre, elles doivent hiérarchiser les initiatives d'automatisation en fonction de leur impact potentiel et de leur retour sur investissement. Les logiciels de Process Intelligence peuvent vous aider à identifier les opportunités d'automatisation des processus et à suivre l'évolution de vos initiatives.
Adopter la gestion du changement
Un troisième aspect crucial pour surmonter la lassitude face à l'automatisation des processus est un effort persistant de gestion du changement. De nombreuses personnes peuvent se sentir menacées ou frustrées par l'automatisation qui leur enlève des tâches. Il est important de communiquer sur les avantages de l'automatisation des processus, ainsi que d'éduquer et d'informer les employés sur la manière dont l'automatisation peut libérer du temps et des ressources pour un travail plus utile.
Le changement est inévitable, mais la résilience et l'agilité sont indispensables
Quel que soit son secteur d'activité ou son lieu d'implantation, toute entreprise dont les employés travaillent dans le domaine de la connaissance devra adopter l'automatisation des processus d'entreprise dans les années à venir. Il ne s'agit plus d'un simple gadget, mais d'un outil puissant qui peut améliorer l'efficacité du travail et stimuler la compétitivité lorsqu'il est correctement mis en œuvre. L'automatisation est bien plus que des robots qui assistent les gens ; c'est une toute nouvelle façon de travailler qui garantit de meilleurs systèmes et des flux de travail automatisés.
Le facteur clé est la rapidité. Il est essentiel de disposer d'un plan stratégique et d'une vision claire des résultats souhaités, afin de s'assurer que l'entreprise poursuit l'automatisation avec un objectif plutôt que de suivre la foule. Compte tenu de la rapidité des changements et de l'incertitude, la rapidité est essentielle non seulement pour garder une longueur d'avance sur les concurrents, mais aussi pour maintenir une croissance durable.
