Die 3 größten Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung und wie man sie überwindet

Die 3 größten Herausforderungen der Prozessautomatisierung

Intelligente Automatisierung verändert die Geschäftsabläufe, indem sie die Produktivität, Effizienz und Genauigkeit steigert. Dieser Wandel bringt jedoch auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Die Implementierung von Automatisierungslösungen kann kompliziert sein, und es müssen verschiedene Hindernisse überwunden werden, um ihre Vorteile voll auszuschöpfen. In diesem Artikel gehen wir auf einige der wichtigsten Herausforderungen ein, mit denen Unternehmen im Zusammenhang mit der Prozessautomatisierung konfrontiert sind, und bieten praktische Lösungen an, um diese effektiv zu bewältigen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung setzt Technologie ein, um sich wiederholende Aufgaben und Verfahren automatisch auszuführen und so die Notwendigkeit menschlichen Engagements zu minimieren. Diese Automatisierung kann in einer Reihe von Geschäftsfunktionen eingesetzt werden, z. B. im Finanzwesen, im Personalwesen, im Lieferkettenmanagement und im Kundendienst.

Drei Hauptgründe für das Scheitern von Prozessautomatisierungsprojekten

Es wäre ideal gewesen, wenn Unternehmen die Gründe für die Einführung der Automatisierung am Arbeitsplatz, die gewünschten Ergebnisse und die dafür erforderlichen Schritte vollständig verstanden hätten. Die Realität bleibt jedoch oft hinter dieser Vision zurück, da verschiedene externe Faktoren den Transformationsprozess einer Organisation erheblich beeinflussen.

1. Organisatorische Veränderungsmüdigkeit

Die größte Herausforderung, die Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation behindert, ist die nur allzu bekannte Veränderungsmüdigkeit. Veränderungen, ein natürlicher Teil unserer menschlichen Erfahrung, fühlen sich oft beängstigend an, vor allem wenn frühere Managementwechsel Narben der Unsicherheit hinterlassen haben.

Was den Menschen oft am meisten Angst macht, ist die Unsicherheit, die mit Übergangsphasen verbunden ist. Ein hilfreicher Ansatz zur Bewältigung dieser Ängste besteht darin, den Mitarbeitern alle bevorstehenden Veränderungen klar zu vermitteln. Es ist wichtig, dass jeder im Unternehmen versteht, welchen Wert diese Veränderungen haben. Wenn den Mitarbeitern das "Warum" hinter den Veränderungen nicht klar ist, sinkt ihre Bereitschaft, sich zu engagieren.

Wie können Führungskräfte einen reibungsloseren Übergang während dieses Prozesses ermöglichen? Sie sollten wesentliche Veränderungen frühzeitig einleiten und alle von der Umstellung Betroffenen einbeziehen. Indem sie die anstehenden Veränderungen planen, die Mitarbeiter durch die einzelnen Phasen führen, ihr Feedback einholen und für ein Gefühl der mentalen Sicherheit sorgen, können die Führungskräfte die Automatisierungsinitiativen weitaus besser bewältigen. Auch wenn diese Schritte einfach erscheinen, spielen sie eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung des Übergangs.

2. Unzusammenhängende Geschäftsprozesse

Ein wesentliches Hindernis für wirksame Automatisierungsmaßnahmen ist die Fragmentierung der Prozesse. Wenn Unternehmen Automatisierungsinitiativen erproben oder umsetzen, arbeiten verschiedene Abteilungen und Einheiten oft als isolierte Einheiten. Während diese Trennung bei abteilungsspezifischen Änderungen verständlich ist, kann das Fehlen einer organisationsweiten Prozessvereinheitlichung das gesamte Automatisierungsvorhaben verkomplizieren und zu Chaos führen. Die Verwendung willkürlicher Tools und die Automatisierung von Prozessen "hier und da" kann zu noch größeren Lücken im System führen.

Um dieses Problem anzugehen, sollten die Unternehmen zunächst untersuchen, wie die Arbeit derzeit ausgeführt wird. Wenn man die Ausgangssituation kennt, ist es einfacher, die richtige Richtung zu bestimmen. Sobald ein klarer Überblick über die bestehenden Abläufe besteht und die dringlichsten Probleme identifiziert sind, wird es einfacher, die Änderungen zu priorisieren, die die größte Wirkung erzielen.

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3. Mangelnde Bereitschaft für eine neue Arbeitsrealität 

Ein offensichtlicher, aber schwieriger Faktor ist die mangelnde Bereitschaft zum Wandel. Das neue Arbeitsumfeld, in dem Menschen mit Robotern und KI zusammenarbeiten, erfordert einen anderen Ansatz und eine andere Denkweise sowohl von der Führung als auch von den Mitarbeitern. Bald wird jedes moderne Team oder jede Einheit sowohl aus traditionellen als auch aus digitalen Arbeitskräften bestehen, die gemeinsam an Projekten arbeiten und sich gegenseitig in ihren Fähigkeiten verstärken. Diese Verschiebung bedeutet, dass die Mitarbeiter anpassungsfähig und schnell lernfähig sein müssen, während die Einstellung von Mitarbeitern für Automatisierungsprojekte langsam und schwierig werden könnte.

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Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, dass Roboter den Menschen nicht ersetzen, zumindest nicht in absehbarer Zukunft; vielmehr dienen sie dazu, uns zu helfen und zu unterstützen. Maschinen und Roboter werden in erster Linie niederschwellige Transaktionsaufgaben übernehmen, die keine menschliche Intelligenz erfordern. Infolgedessen wird der Einzelne mehr Möglichkeiten haben, sich mit kreativer und innovativer Arbeit zu beschäftigen, die nicht manueller Natur ist.

Diese Umstellung erfordert von den Arbeitnehmern ganz klar andere Fähigkeiten, so dass eine Weiterbildung unerlässlich ist, um sie auf die erheblichen Veränderungen am Arbeitsplatz vorzubereiten. Hinzu kommt, dass viele Softwareanwendungen spezifische Qualifikationen und umfassende Schulungsprogramme erfordern. Daher werden Qualitäten wie Aufgeschlossenheit, Anpassungsfähigkeit und eine hohe Ambiguitätstoleranz bei den Mitarbeitern sehr geschätzt werden.

Herausforderungen der Prozessautomatisierung meistern

Die Bewältigung der Herausforderungen der Prozessautomatisierung erfordert einen ganzheitlichen Ansatz, der verschiedene Aspekte des Implementierungsprozesses berücksichtigt. Einige praktische Lösungen sind:

Kommunikation und Zusammenarbeit

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend für den Erfolg von Automatisierungsprojekten. Unternehmen sollten mit den wichtigsten Interessengruppen und Mitarbeitern zusammenarbeiten, um einen Konsens zu erzielen und den Widerstand gegen Veränderungen zu verringern. Außerdem sollten funktionsübergreifende Teams gebildet werden, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Abstimmung sicherzustellen.

Richtige Planung und Ausführung

Eine ordnungsgemäße Planung und Ausführung ist für den Erfolg von Automatisierungsprojekten entscheidend. Unternehmen sollten eine klare Roadmap und einen Zeitplan entwickeln und potenzielle Risiken und Herausforderungen identifizieren. Außerdem sollten sie Automatisierungsinitiativen auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen und ihres ROI nach Prioritäten ordnen. Process-Intelligence-Software kann Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten der Prozessautomatisierung zu erkennen und den Fortschritt im Verlauf Ihrer Initiativen zu verfolgen.

Veränderungsmanagement annehmen 

Ein dritter entscheidender Aspekt bei der Überwindung der Automatisierungsmüdigkeit ist das konsequente Bemühen um Veränderungsmanagement. Viele Mitarbeiter fühlen sich bedroht oder sind frustriert, wenn die Automatisierung ihnen Arbeitsaufgaben abnimmt. Es ist wichtig, die Vorteile der Prozessautomatisierung zu kommunizieren und die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie die Automatisierung Zeit und Ressourcen für sinnvollere Aufgaben freisetzen kann. 

Der Wandel ist unvermeidlich, aber Widerstandsfähigkeit und Flexibilität sind ein Muss 

Unabhängig von der Branche oder dem Standort wird sich jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter mit Wissensarbeit beschäftigt sind, in den kommenden Jahren mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen auseinandersetzen müssen. Sie ist nicht mehr nur ein "Nice-to-have", sondern ein leistungsfähiges Instrument, das die Arbeitseffizienz verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit steigern kann, wenn es richtig eingesetzt wird. Automatisierung ist viel mehr als nur ein Roboter, der Menschen unterstützt; sie ist eine völlig neue Arbeitsweise, die bessere Systeme und automatisierte Arbeitsabläufe gewährleistet.

Der Schlüsselfaktor ist hier die Geschwindigkeit. Es ist von entscheidender Bedeutung, einen strategischen Plan und eine klare Vision der gewünschten Ergebnisse zu haben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Automatisierung mit einem bestimmten Ziel verfolgt, anstatt der Masse zu folgen. Angesichts des raschen Wandels und der Ungewissheit ist Schnelligkeit nicht nur wichtig, um der Konkurrenz voraus zu sein, sondern auch, um ein nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

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