La prochaine étape vers l'efficacité des processus

L'optimisation des processus est la pratique qui consiste à accroître l'efficacité et l'efficience organisationnelles en améliorant continuellement les processus et en mesurant les progrès par l'analyse des données, les rapports et les tests. L'utilisation des données de flux de travail pour optimiser vos processus déclenche un cercle vertueux d'amélioration continue qui peut faire gagner du temps à votre organisation, lui épargner de l'argent et lui éviter des maux de tête.
Dans cette récente article de blogNous avons étudié comment maîtriser vos données. Dans cet article, nous verrons comment utiliser ces données pour optimiser vos processus. Nous verrons comment identifier les inefficacités, et comment faire en sorte que les améliorations soient durables et efficaces.

Première étape : identifier les paramètres à surveiller et à améliorer
Décider quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) à suivre est une étape fondamentale pour améliorer vos processus. Le suivi des indicateurs de flux de travail vous permet de contrôler en permanence l'efficacité de chacun de vos processus et de mieux comprendre où le temps et les ressources sont dépensés dans chaque processus. D'après notre expérience, ce sont les indicateurs de flux de travail les plus courants et les plus utiles à suivre :
Pour un aperçu des travaux en cours :

• Le nombre de fois qu'un processus a été exécuté en un mois

Pour appréhender l'efficacité globale du processus :

• La durée moyenne de l'ensemble du processus
• La durée maximale et minimale de l'ensemble du processus

Pour trouver les goulots d'étranglement :

• Le temps moyen nécessaire à la réalisation de chaque tâche
• Les tâches qui prennent le plus de temps à accomplir.
• Le nombre de fois qu'une tâche donnée a nécessité une clarification

Pour comprendre comment les ressources quittent votre organisation :

• Les totaux de chaque variable de votre BPM : le total des transactions en espèces approuvées dans les demandes d'achat, le coût total des matériaux dans un formulaire d'inventaire

En plus des KPI que vous avez sélectionnés, voici quelques facteurs à prendre en compte pour optimiser vos processus :
Objectifs stratégiques : Choisissez un processus à optimiser qui s'aligne sur les objectifs stratégiques à long terme de votre organisation. Cela permet de s'assurer que votre travail aura le plus grand impact possible sur votre organisation et vous permettra de communiquer au mieux les améliorations que vous apportez.
Le coût : Quel processus inefficace entraîne le coût le plus élevé pour votre entreprise ? Gardez à l'esprit que ces coûts peuvent prendre la forme de main-d'œuvre humaine, de matériaux ou d'actifs. De plus, les coûts peuvent se présenter sous la forme d'un manque de contrôle de la qualité ou de dépenses excessives.
Risque : une automatisation efficace des processus peut également vous aider à minimiser les risques internes de votre entreprise. Si le risque d'erreur peut entraîner des coûts futurs importants pour votre organisation, il peut être utile de donner la priorité à la réduction des risques. Cela est particulièrement important pour les processus impliquant la comptabilité, les finances et le contrôle de la qualité.
Importance à long terme : Concentrez-vous sur l'amélioration à long terme du processus et sur un processus que vous pouvez mesurer et améliorer en permanence. Cela permettra généralement d'obtenir les meilleurs résultats globaux pour l'organisation.
L'analyse de ces mesures vous permet de surveiller en permanence la manière dont votre entreprise déploie ses ressources et d'identifier les goulets d'étranglement. Grâce aux rapports, aux tableaux de bord et à l'analyse des processus, le logiciel de gestion des flux de travail vous permet non seulement de voir quels sont les processus inefficaces, mais aussi d'identifier les goulets d'étranglement au sein de chaque processus.
Deuxième étape : comprendre vos données
Une fois que vous avez utilisé ces mesures pour déterminer où se situent les problèmes, l'étape suivante consiste à comprendre leurs causes. Cela implique souvent de parler avec les membres de votre équipe pour comprendre comment ils interagissent avec le flux de travail et acquérir leur connaissance du processus et de chacune de ses tâches. En général, les causes profondes des problèmes se situent dans l'une des trois catégories suivantes
Personnes
Souvent, la cause d'un goulot d'étranglement est une erreur humaine. Cela peut souvent se produire dans des domaines de votre processus où la saisie manuelle est encore nécessaire. Dans ces cas, cherchez à étendre l'automatisation des processus là où c'est possible. Vous constaterez peut-être aussi que le problème réside dans le manque d'adhésion et de compréhension du processus correct par votre équipe. Dans ce cas, une formation supplémentaire est nécessaire pour aligner votre organisation sur votre flux de travail.
Ressources
S'assurer que les ressources, les équipements et les systèmes sont déployés efficacement. Si vous gérez vos propres équipements, comme les serveurs, les unités centrales et les bases de données, assurez-vous qu'ils peuvent s'adapter à la quantité d'informations et d'utilisateurs dans votre entreprise. Il est également important de maintenir un nombre suffisant d'équipements pour minimiser les temps d'arrêt en cas de panne, mais aussi de ne conserver que la quantité nécessaire pour la taille de votre entreprise afin d'éviter de gaspiller encore plus de ressources. En fin de compte, chaque employé doit avoir accès aux ressources dont il a besoin pour faire son travail efficacement sans avoir à courir dans les bureaux.
Flux de connaissances et d'informations
Examinez les questions suivantes :

• La bonne information parvient-elle aux bonnes personnes dans le bon ordre ?
• Tous les membres de votre équipe disposent-ils des informations dont ils ont besoin pour prendre de bonnes décisions et bien exécuter leurs tâches ?
• Votre équipe a-t-elle besoin de "contourner" votre système ?

Une fois que vous avez trouvé les goulets d'étranglement dans vos processus causés par un manque de flux d'informations, adaptez votre flux de travail en conséquence. Grâce au logiciel BPM, vous pouvez facilement modifier votre schéma de processus pour améliorer votre flux de travail afin de garantir la libre circulation de l'information dans toute votre entreprise. Ensuite, surveillez les mesures que vous suivez pendant quelques semaines ou quelques mois pour voir si les changements ont permis d'améliorer les résultats de l'entreprise. Grâce à cette boucle de rétroaction constante, vous pouvez continuer à améliorer vos processus et le flux d'informations au fil du temps.
Étape 3 : Assurer la pérennité de vos changements
Le secret d'une grande optimisation des flux de travail consiste à améliorer progressivement les processus au fil du temps. L'analyse du flux de travail fournit un retour d'information constant que vous pouvez utiliser pour améliorer continuellement le flux de travail de votre organisation. Voici quelques considérations pour garantir la pérennité de vos améliorations :
Le soutien des dirigeants
Communiquez la valeur de vos initiatives en matière de flux de travail à l'équipe de direction de votre organisation. Leur adhésion donnera l'élan organisationnel nécessaire pour apporter les changements nécessaires à l'amélioration des processus. L'utilisation d'un logiciel de BPM pour surveiller les processus vous fournit les données concrètes nécessaires pour convaincre la direction de la faisabilité et des résultats prévus de toute initiative. De plus, en alignant les améliorations des processus sur les objectifs stratégiques, vous pouvez mieux communiquer la valeur de votre travail à l'organisation.
Répétable et testable
L'optimisation de vos processus est un cycle continu de tests et de répétitions. Votre suite BPM vous fournit des données en temps réel et des notifications sur l'efficacité de votre flux de travail. Enregistrez un rapport à intervalles réguliers pour montrer votre amélioration continue à chaque phase de test.
Expérimentation
Faites passer vos tests au niveau supérieur par l'expérimentation. Vous pouvez tester deux modèles de processus côte à côte pour voir lequel fonctionne le mieux en fonction des paramètres que vous avez choisis. Cette méthode peut vous aider à trouver le modèle optimal pour chacun de vos processus.
En vous permettant de lier les objectifs commerciaux aux processus, votre suite de flux de travail est un outil stratégique pour optimiser votre entreprise. Vous pouvez réduire le gaspillage, améliorer l'efficacité de votre organisation et optimiser vos processus commerciaux en fonction de ses objectifs spécifiques. Utilisez votre outil de gestion des flux de travail pour surveiller et améliorer constamment vos processus afin de générer d'énormes économies et améliorations à long terme.

Pour en savoir plus sur la création et l'optimisation du flux de travail, voir www.processmaker.com.