Bei der Prozessoptimierung geht es darum, die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu steigern, indem Prozesse kontinuierlich verbessert und der Fortschritt durch Datenanalyse, Berichterstattung und Tests gemessen wird. Die Verwendung von Workflow-Daten zur Optimierung Ihrer Prozesse setzt einen positiven Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung in Gang, der Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Kopfschmerzen ersparen kann.
In diesem kürzlich erschienenen Blogbeitraghaben wir untersucht, wie Sie Ihre Daten beherrschen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diese Daten zur Optimierung Ihrer Prozesse nutzen können. Wir gehen darauf ein, wie Sie Ineffizienzen erkennen und sicherstellen können, dass die Verbesserungen dauerhaft und effektiv sind.
Schritt eins: Identifizierung der zu überwachenden und zu verbessernden Metriken
Die Entscheidung, welche Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) verfolgt werden sollen, ist ein grundlegender Schritt zur Verbesserung Ihrer Prozesse. Die Verfolgung von Workflow-Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, die Effizienz jedes Ihrer Prozesse ständig zu überwachen und besser zu verstehen, wo Zeit und Ressourcen in den einzelnen Prozessen verbraucht werden. Unserer Erfahrung nach sind dies die gebräuchlichsten und nützlichsten Workflow-Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt:
Für einen Überblick über die geleistete Arbeit:
- Wie oft ein Prozess in einem Monat ausgeführt wurde
Die Effizienz des Gesamtprozesses zu erfassen:
- Wie lange der gesamte Prozess im Durchschnitt dauert
- Die maximale und minimale Zeit, die der gesamte Prozess dauert
Um Engpässe zu finden:
- Die durchschnittliche Zeit, die jede Aufgabe benötigt, um sie zu erledigen
- Die Aufgaben, deren Erledigung am längsten dauert.
- Die Anzahl der Male, die eine bestimmte Aufgabe geklärt werden musste
Um zu verstehen, wie die Ressourcen Ihr Unternehmen verlassen:
- Summen jeder einzelnen Variablen in Ihrem BPM: die Summe der in Kaufanträgen genehmigten Bargeldtransaktionen, die Gesamtkosten der Materialien in einem Inventarformular
Zusätzlich zu den von Ihnen gewählten KPIs sollten Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse einige Faktoren berücksichtigen:
Strategische Ziele: Wählen Sie einen Prozess zur Optimierung, der mit den langfristigen strategischen Zielen Ihrer Organisation übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit die größtmögliche Wirkung auf Ihr Unternehmen hat, und Sie können die erzielten Verbesserungen am besten kommunizieren.
Kosten: Welcher ineffiziente Prozess verursacht die größten Kosten für Ihr Unternehmen? Denken Sie daran, dass diese Kosten in Form von menschlicher Arbeitskraft, Material oder Vermögenswerten anfallen können. Darüber hinaus können Kosten in Form von mangelnder Qualitätskontrolle oder überhöhten Ausgaben entstehen.
Risiko: Eine wirksame Prozessautomatisierung kann auch dazu beitragen, das interne Risiko in Ihrem Unternehmen zu minimieren. Wenn das Fehlerpotenzial zu erheblichen zukünftigen Kosten für Ihr Unternehmen führen könnte, sollte die Risikominimierung höchste Priorität haben. Dies ist besonders wichtig bei Prozessen in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen und Qualitätskontrolle.
Langfristige Bedeutung: Konzentrieren Sie sich auf die langfristige Prozessverbesserung und auf einen Prozess, den Sie kontinuierlich messen und verbessern können. Dies wird in der Regel zu den besten Gesamtergebnissen für das Unternehmen führen.
Die Analyse dieser Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, ständig zu überwachen, wie Ihr Unternehmen seine Ressourcen einsetzt, und Engpässe zu ermitteln. Mithilfe von Berichten, Dashboards und Prozessanalysen können Sie mit Workflow-Software nicht nur sehen, welche Prozesse ineffizient sind, sondern auch Engpässe innerhalb der einzelnen Prozesse erkennen.
Schritt zwei: Verstehen Sie Ihre Daten
Sobald Sie anhand dieser Kennzahlen festgestellt haben, wo die Probleme liegen, besteht der nächste Schritt darin, deren Ursachen zu verstehen. Dies bedeutet oft, dass Sie mit Ihren Teammitgliedern sprechen müssen, um zu verstehen, wie sie mit dem Arbeitsablauf interagieren, und um ihr Wissen über den Prozess und die einzelnen Aufgaben zu gewinnen. In der Regel lassen sich die Ursachen von Problemen in drei Kategorien einordnen:
Menschen
Häufig ist die Ursache für einen Engpass menschliches Versagen. Dies kann oft in Bereichen Ihres Prozesses auftreten, in denen noch manuelle Eingaben erforderlich sind. In diesen Fällen sollten Sie die Prozessautomatisierung nach Möglichkeit ausbauen. Es kann aber auch sein, dass das Problem darin besteht, dass Ihr Team den richtigen Prozess nicht versteht und ihn nicht akzeptiert. In diesen Fällen sind zusätzliche Schulungen erforderlich, um Ihre Organisation auf Ihren Arbeitsablauf einzustellen.
Ressourcen
Stellen Sie sicher, dass Ressourcen, Ausrüstung und Systeme effektiv eingesetzt werden. Wenn Sie Ihre eigenen Geräte wie Server, CPUs und Datenbanken verwalten, sollten Sie sicherstellen, dass diese mit der Menge an Informationen und Benutzern in Ihrem Unternehmen Schritt halten können. Wichtig ist auch, dass Sie genügend Geräte vorhalten, um Ausfallzeiten zu minimieren, aber auch nur so viel, wie Sie für die Größe Ihres Unternehmens benötigen, damit nicht noch mehr Ressourcen verschwendet werden. Letztendlich sollte jeder Mitarbeiter Zugang zu den Ressourcen haben, die er benötigt, um seine Arbeit effizient zu erledigen, ohne im Büro herumlaufen zu müssen.
Wissens- und Informationsfluss
Überlegen Sie sich die folgenden Fragen:
- Erreichen die richtigen Informationen die richtigen Personen in der richtigen Reihenfolge?
- Verfügt jeder in Ihrem Team über die Informationen, die er braucht, um gute Entscheidungen zu treffen und seine Aufgaben gut auszuführen?
- Musste Ihr Team jemals Ihr System "umgehen"?
Sobald Sie die Engpässe in Ihren Prozessen gefunden haben, die auf einen mangelnden Informationsfluss zurückzuführen sind, passen Sie Ihren Arbeitsablauf entsprechend an. Mit Hilfe von BPM-Software können Sie Ihre Prozesslandkarte leicht ändern, um Verbesserungen an Ihrem Arbeitsablauf vorzunehmen und so einen reibungslosen Informationsfluss im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Überwachen Sie dann die Kennzahlen, die Sie über einige Wochen oder Monate hinweg verfolgen, um festzustellen, ob die Änderungen zu besseren Geschäftsergebnissen geführt haben. Mit dieser ständigen Feedbackschleife können Sie Ihre Prozesse und den Informationsfluss im Laufe der Zeit immer weiter verbessern.
Schritt 3: Sicherstellen, dass Ihre Änderungen von Dauer sind
Das Geheimnis einer guten Workflow-Optimierung besteht darin, die Prozesse im Laufe der Zeit schrittweise zu verbessern. Die Workflow-Analyse liefert ein ständiges Feedback, das Sie zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen nutzen können. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Verbesserungen von Dauer sind:
Unterstützung durch die Führung
Kommunizieren Sie den Wert Ihrer Workflow-Initiativen an das Führungsteam Ihres Unternehmens. Deren Zustimmung wird den nötigen Schwung in die Organisation bringen, um die notwendigen Änderungen zur Verbesserung der Prozesse vorzunehmen. Durch den Einsatz von BPM-Software zur Prozessüberwachung erhalten Sie harte Daten, mit denen Sie das Management von der Durchführbarkeit und den voraussichtlichen Ergebnissen jeder Initiative überzeugen können. Indem Sie die Prozessverbesserungen mit den strategischen Zielen in Einklang bringen, können Sie dem Unternehmen den Wert Ihrer Arbeit besser vermitteln.
Wiederholbar und überprüfbar
Die Optimierung Ihrer Prozesse ist ein ständiger Kreislauf von Tests und Wiederholungen. Ihre BPM-Suite liefert Ihnen Echtzeitdaten und Benachrichtigungen über die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe. Speichern Sie in regelmäßigen Abständen einen Bericht, um Ihre kontinuierlichen Verbesserungen in jeder Testphase aufzuzeigen.
Experimentieren
Bringen Sie Ihre Tests durch Experimente auf die nächste Stufe. Sie können zwei Prozessmodelle nebeneinander testen, um herauszufinden, welches nach den von Ihnen gewählten Metriken besser abschneidet. Diese Methode kann Ihnen helfen, das optimale Modell für jeden Ihrer Prozesse zu finden.
Durch die Verknüpfung von Geschäftszielen mit Prozessen ist Ihre Workflow-Suite ein strategisches Werkzeug zur Optimierung Ihres Unternehmens. Sie können Verschwendung reduzieren, die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern und Ihre Geschäftsprozesse entsprechend den spezifischen Zielen optimieren. Nutzen Sie Ihr Workflow-Tool zur ständigen Überwachung und Verbesserung Ihrer Prozesse, um langfristig enorme Einsparungen und Verbesserungen zu erzielen.
Weitere Informationen zum Erstellen und Optimieren von Arbeitsabläufen finden Sie unter www.processmaker.com.