El siguiente paso hacia la eficiencia de los procesos

La optimización de procesos es la práctica de aumentar la eficiencia y la eficacia de la organización mediante la mejora continua de los procesos y la medición de los progresos mediante el análisis de datos, la presentación de informes y la realización de pruebas. El uso de datos de flujo de trabajo para optimizar sus procesos desencadena un ciclo virtuoso de mejora continua que puede ahorrarle a su organización tiempo, dinero y dolores de cabeza.
En este reciente entrada del blog...exploramos cómo dominar sus datos. En este post, cubriremos cómo usar esos datos para optimizar sus procesos. Cubriremos cómo identificar las ineficiencias, y cómo asegurar que las mejoras sean duraderas y efectivas.

Paso uno: Identificar qué métricas monitorear y mejorar
Decidir qué indicadores clave de rendimiento (KPI) seguir es un paso fundamental para mejorar sus procesos. El seguimiento de las métricas del flujo de trabajo le permite controlar constantemente la eficiencia de cada uno de sus procesos y comprender mejor dónde se gastan el tiempo y los recursos en cada uno de ellos. En nuestra experiencia, estas son las métricas de flujo de trabajo más comunes y útiles de rastrear:
Para una visión general del trabajo que se está haciendo:

• El número de veces que un proceso ha sido ejecutado en un mes

Para comprender la eficiencia del proceso en general:

• ¿Cuánto tiempo dura todo el proceso en promedio
• El tiempo máximo y mínimo que toma todo el proceso

Para encontrar los cuellos de botella:

• La cantidad de tiempo promedio que cada tarea toma para completarse
• Las tareas que más tardan en completarse.
• El número de veces que una tarea determinada requería aclaración

Para entender cómo los recursos salen de su organización:

• Totales de cualquier variable en su BPM: total de transacciones en efectivo aprobadas en las solicitudes de compra, el costo total de los materiales en un formulario de inventario

Además de sus KPI seleccionados, aquí hay algunos factores que debe considerar cuando optimice sus procesos:
Objetivos estratégicos: Elija un proceso para optimizar que esté alineado con los objetivos estratégicos a largo plazo de su organización. Esto ayuda a asegurar que su trabajo tendrá el mayor impacto posible en su organización y le permitirá comunicar de la mejor manera posible las mejoras que realice.
El costo: ¿Qué proceso ineficiente está resultando en el mayor costo para su compañía? Tenga en cuenta que estos costos pueden venir en forma de mano de obra, materiales o activos humanos. Además, los costos pueden venir en forma de falta de control de calidad o de gastos excesivos.
Riesgo: La automatización efectiva de los procesos también puede ayudarle a minimizar el riesgo interno en su negocio. Si el potencial de error podría resultar en costos futuros significativos para su organización, podría valer la pena priorizar la minimización del riesgo. Esto es particularmente importante en los procesos que implican contabilidad, finanzas y control de calidad.
Importancia a largo plazo: Concéntrese en la mejora de los procesos a largo plazo y en un proceso que pueda medir y mejorar continuamente. Esto generalmente resultará en los mayores resultados generales para la organización.
El análisis de estas métricas le permite controlar constantemente la forma en que su empresa despliega sus recursos, e identificar los cuellos de botella. A través de informes, cuadros de mando y análisis de procesos, el software de flujo de trabajo le permite ahora sólo ver qué procesos son ineficientes, pero también puede identificar los cuellos de botella dentro de cada proceso.
Paso dos: Comprender sus datos
Una vez que se usan estas métricas para determinar dónde están los problemas, el siguiente paso es entender sus causas. Esto a menudo significa hablar con los miembros de su equipo para entender cómo están interactuando con el flujo de trabajo y obtener su conocimiento del proceso y de cada una de sus tareas. Típicamente, las causas fundamentales de los problemas existen en una de tres categorías:
Personas
A menudo la causa de un cuello de botella es un error humano. Esto puede ocurrir a menudo en áreas de su proceso donde la entrada manual es todavía necesaria. En estos casos, busque expandir la automatización del proceso donde sea posible. También puede encontrar que el problema es la falta de aceptación y comprensión del proceso correcto por parte de su equipo. En estos casos, se necesita capacitación adicional para alinear su organización con su flujo de trabajo.
Recursos
Asegurarse de que los recursos, el equipo y los sistemas se están desplegando de manera efectiva. Si usted está administrando su propio equipo, como servidores, CPUs y bases de datos, asegúrese de que puedan escalar con la cantidad de información y usuarios en su empresa. Es importante también mantener suficiente equipo para minimizar el tiempo de inactividad en caso de fallo, pero también mantener sólo lo necesario para el tamaño de su empresa para evitar que se desperdicien aún más recursos. Al final, cada empleado debe tener acceso a los recursos que necesita para hacer su trabajo de manera eficiente sin tener que correr por la oficina.
Flujo de conocimiento e información
Considere las siguientes preguntas:

• ¿La información correcta está llegando a las personas adecuadas en el orden correcto?
• ¿Todos los miembros de su equipo tienen la información necesaria para tomar buenas decisiones y ejecutar bien sus tareas?
• ¿Tu equipo necesita alguna vez "solucionar" tu sistema?

Una vez que haya encontrado los cuellos de botella en sus procesos causados por la falta de flujo de información, adapte su flujo de trabajo en consecuencia. Usando el software BPM, usted puede cambiar fácilmente su mapa de procesos para hacer mejoras en su flujo de trabajo para asegurar que la información fluya libremente a través de toda su compañía. Luego, monitoree las métricas que está rastreando durante un par de semanas o meses para ver si los cambios han resultado en mejores resultados de negocio. Con este bucle de retroalimentación constante, usted puede seguir mejorando sus procesos y el flujo de información a lo largo del tiempo.
Paso 3: Asegurarse de que los cambios duren
El secreto de una gran optimización del flujo de trabajo es mejorar los procesos de manera incremental a lo largo del tiempo. El análisis del flujo de trabajo proporciona una retroalimentación constante que puede utilizar para mejorar continuamente el flujo de trabajo de su organización. Aquí hay algunas consideraciones para asegurar que sus mejoras perduren:
Apoyo del liderazgo
Comunique el valor de sus iniciativas de flujo de trabajo al equipo de liderazgo de su organización. Su aceptación proporcionará el impulso organizacional necesario para hacer los cambios necesarios para mejorar los procesos. El uso de software BPM para monitorear los procesos le proporciona los datos duros para convencer a la gerencia de la viabilidad y los resultados proyectados de cualquier iniciativa. Además, al alinear las mejoras de los procesos con los objetivos estratégicos, puede comunicar mejor el valor de su trabajo a la organización.
Repetible y comprobable
La optimización de sus procesos es un ciclo continuo de prueba y repetición. Su suite de BPM le proporciona datos y notificaciones en tiempo real sobre la eficiencia de su flujo de trabajo. Guarde un informe a intervalos regulares para mostrar su mejora continua en cada fase de prueba.
Experimentación
Lleve sus pruebas al siguiente nivel a través de la experimentación. Puede probar dos modelos de procesos uno al lado del otro para ver cuál funciona mejor según la métrica que haya elegido. Este método puede ayudarle a encontrar el modelo óptimo para cualquiera de sus procesos.
Al permitirle vincular los objetivos empresariales con los procesos, su suite de flujo de trabajo es una herramienta estratégica para optimizar su negocio. Puede reducir el desperdicio, mejorar la eficiencia de su organización y optimizar sus procesos de negocios de acuerdo a sus objetivos específicos. Utilice su herramienta de flujo de trabajo para supervisar y mejorar constantemente sus procesos para generar enormes ahorros y mejoras a largo plazo.

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