Supprimer les obstacles à la réinscription des étudiants

La baisse des inscriptions encourage les collèges et les universités à explorer d'autres voies que celle du bassin traditionnel des diplômés du secondaire. Où cherchent-ils ? Les 36 millions d'étudiants qui n'ont pas réussi à obtenir un diplôme.

Larissa Lewis 25 octobre 2022 Enseignement supérieur

Supprimer les obstacles à la réinscription des étudiants

La baisse des inscriptions encourage les collèges et les universités à explorer d'autres voies que celle du bassin traditionnel des diplômés du secondaire. Où cherchent-ils ? Sur les 36 millions de personnes ayant fréquenté l'université qui n'ont pas réussi à obtenir un diplôme.

Les "stopouts", c'est-à-dire les étudiants qui ont abandonné leur parcours dans l'enseignement supérieur, représentent une source de potentiel d'inscription. Mais attirer ce groupe particulier pour qu'il revienne à l'école n'est pas sans poser de problèmes. Voici comment les établissements accueillent les étudiants de retour sur le campus. 

Démystifier le processus de réinscription

L'un des moyens les plus évidents et pourtant les plus ignorés par votre établissement pour augmenter les réinscriptions : c'est de donner l'impression que c'est facile à faire.

Une autre tâche sur l'agenda est source de migraine, surtout quand on n'a aucune idée de ce dans quoi on s'engage. The Atlantic appelle cette frustration administrative la "taxe sur le temps." Et les établissements d'enseignement supérieur en sont de grands pourvoyeurs. En tant qu'êtres humains, nous nous sommes tellement habitués à ce que des processus apparemment simples nous fassent perdre du temps et nous entraînent dans un cauchemar d'appels téléphoniques et de paperasserie. Ainsi, lorsque nous sommes confrontés à une perte de temps potentielle, nous choisissons la solution de facilité : nous ne faisons rien du tout.

C'est un problème que les collèges et universités les plus performants combattent activement par l'automatisation.

Comment l'automatisation des processus numériques accroît l'efficacité de l'enseignement supérieur

La meilleure façon de réduire la "taxe sur le temps" cachée dans votre processus de réinscription est d'affiner vos processus de back-office. 

Des tâches lentes et mal gérées viennent s'ajouter à la gymnastique mentale que doivent effectuer les étudiants qui abandonnent leurs études pour se réinscrire. L'automatisation pour l'enseignement supérieur peut réduire la barrière de l'investissement en temps en rendant les choses plus rapides à faire.

Des chercheurs d'Ernst & Young ont découvert que flux de travail l'automatisation des flux peut réduire les points de contact des processus dans une grande université Ce gain de temps se répercute sur les étudiants, créant une expérience plus conviviale pour les candidats potentiels à la réinscription. Vous trouverez l'automatisation au service de processus à l'échelle du campus tels que :

  • Demandes d'admission
  • Suivi des dépôts
  • Demandes de prêts pour l'aide financière
  • Déclarations de résidence dans les États
  • Demandes d'exemption de frais de scolarité 
  • Formulaires de demande de prêt fédéral direct
  • Applications de la loi CARES 
  • Acceptation des bourses d'études

Consultez les centaines d'autres processus internes que les meilleures écoles et universités renforcent grâce à l'automatisation.

Comment fournir un plan d'action aux personnes arrêtées 

Le processus de réinscription est beaucoup moins familier que les étapes décrites pour les nouveaux candidats. Pour savoir comment entrer en contact avec les personnes qui ont arrêté de s'inscrire, une étude a ciblé deux groupes de réinscrits avec des campagnes de marketing distinctes. 

Un groupe a reçu les informations de base : veuillez vous réinscrire ; voici les dates à connaître. 

Le second groupe a reçu un plan personnalisévoici exactement le nombre d'heures/cours que vous devez terminer, voici les cours à venir ce semestre qui peuvent satisfaire aux critères, et voici ce qu'il faut faire ensuite.

Devinez quel groupe était le plus susceptible de se réinscrire ? Seuls 4 % des membres du groupe ayant reçu le simple message de marketing se sont réinscrits. Le groupe de prospects, qui a reçu le plan d'action personnalisé, a obtenu un taux de réinscription triomphant de 11% de réinscription.

Fournir de manière proactive aux étudiants un plan étape par étape est un moyen efficace d'encourager les anciens étudiants à revenir et à terminer leur diplôme. 

Soyez très clair sur l'engagement financier

Démêler la complexité des frais de scolarité est une aubaine avérée pour la réinscription à l'université.

Une étude de l American Economic Association révèle la différence radicale entre offrir une année d'"aide financière" et des "frais de scolarité gratuits".

Les promesses de "scolarité gratuite" l'emportent sur les messages vantant une aide financière d'un montant équivalent. Les demandes de réinscription ont bondi de 42 % parmi les étudiants à faible revenu, simplement en modifiant la façon dont les offres financières étaient présentées.

Ce n'est pas le seul obstacle financier qui empêche les décrocheurs de terminer leur diplôme. Certains étudiants hésitent à reprendre leurs études supérieures parce qu'ils doivent encore payer des frais de scolarité. Certains États ont même adopté des politiques de pardonqui annulent la dette en échange d'une réinscription.

Le fait de contacter de manière proactive les personnes qui ont arrêté de fumer en leur communiquant des informations claires sur les coûts réduit les incertitudes financières qui freinent vos efforts de réinscription. 

Aider les apprenants qui reviennent à l'école en leur apportant un soutien financier au-delà des frais de scolarité. 

Les apprenants qui reviennent ont plus à faire que les étudiants qui sortent immédiatement de l'école secondaire. Ils ont un emploi, une famille et souvent une situation financière plus complexe. Pour ces étudiants, l'aide financière va au-delà de l'aide aux frais de scolarité. Les étudiants ont besoin d'aide pour payer les nécessités, comme le logement, la garde d'enfants, les repas nutritifs, ou même le transport vers les stages hors site. 

Il peut être difficile pour les étudiants de rechercher cette aide supplémentaire. De nombreux établissements font peser sur l'étudiant la charge d'appeler, d'envoyer des courriels et de rencontrer divers représentants de différents services. Il s'agit d'un autre péril de la "taxe sur le temps" - les étudiants qui n'ont pas le temps de courir après la paperasse se privent d'avantages bien nécessaires. 

Pour aider à coordonner les ressources, certains campus recrutent des "navigateurs en matière d'avantages sociaux."

Ces employés sont un guichet unique pour les étudiants qui ont besoin d'un coup de main. Ils sont disponibles pour examiner les demandes ou prendre des dispositions pour les besoins de base, et mettent souvent en avant des services qu'un étudiant n'aurait pas su demander. 

Les établissements qui utilisent des plateformes d'automatisation des processus numériques peuvent soutenir ces ambassadeurs dans leur mission de rationalisation de l'accès aux avantages sociaux. Vous pouvez mettre en place un cadre d'approbation qui achemine automatiquement les demandes vers les personnes compétentes afin que les étudiants n'aient pas à faire la queue dans plusieurs bureaux pendant une journée. Des tableaux de bord intelligents peuvent fournir un accès instantané aux services disponibles, agissant comme le compagnon numérique d'un navigateur de prestations. 

Aider les stoppeurs à surmonter la frustration des crédits perdus

Un autre processus mystificateur qui bloque l'engagement des étudiants est le processus de transfert de crédits.

Les étudiants ne savent tout simplement pas comment leur expérience antérieure pèsera dans un nouvel établissement. Ils ont peur :

  • Possibilité de semestres supplémentaires : Les étudiants potentiels ne s'imaginent pas pouvoir intégrer des cours dans leur vie déjà bien remplie. De plus, ils ne savent pas exactement combien de crédits il leur manque pour obtenir un diplôme.
  • L'erreur du coût du soleil : Les exclus ont tellement investi dans leur institution précédente qu'il leur semble moins coûteux de rester dehors pour de bon.
  • Trop coûteux : Le transfert de crédits est risqué - l'étudiant moyen perd en moyenne deux semestres de crédits lors du transfertce qui coûte en moyenne 12 000 $.

L'examen des demandes de transfert de crédits implique plusieurs éléments mobiles, tant du côté des étudiants que de l'administration. Les étudiants reçoivent des formulaires de plusieurs pages et doivent faire de longues files d'attente pour rencontrer les professeurs. Chaque examen peut peut impliquer jusqu'à 14 membres du personnelce qui crée un processus décourageant, en plusieurs étapes, pour des étudiants déjà fatigués.

L'automatisation permet de rationaliser ce processus afin d'accueillir de nouveau un plus grand nombre d'étudiants. Des plateformes comme ProcessMaker peuvent coordonner automatiquement les approbations, en acheminant les demandes vers les bonnes personnes et en suivant leurs décisions. Les étudiants peuvent se connecter à leur portail et voir exactement où en est leur demande dans le processus d'approbation.

Mieux encore, vous pouvez former vos systèmes aux décisions d'équivalence de cours, de sorte que la prochaine fois qu'une demande similaire vous parviendra, vous pourrez l'approuver instantanément sans aucun obstacle. Rejoignez-nous le 1er septembre pour apprendre comment vous pouvez automatiser le processus de transfert de crédits!

La stimulation des inscriptions est une préoccupation majeure dans l'enseignement supérieur. Les écoles qui étendent leurs efforts de recrutement pour réengager les étudiants qui ont abandonné leurs études bénéficient d'une nouvelle impulsion en matière d'inscription. En réduisant l'incertitude qui se cache dans vos processus, vous pouvez rapprocher les apprenants qui reviennent de leur diplôme.

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