Eliminación de los obstáculos para que los estudiantes vuelvan a matricularse

El descenso de las matriculaciones está animando a las universidades a explorar otras vías que no sean las tradicionales de los graduados de secundaria. ¿Dónde están buscando? A los 36 millones de universitarios que no han conseguido obtener un título.

Larissa Lewis 25 de octubre de 2022 Educación superior

Eliminación de los obstáculos para que los estudiantes vuelvan a matricularse

El descenso de las matriculaciones está animando a las universidades a explorar otras vías que no sean las tradicionales de los graduados de secundaria. ¿Dónde buscan? En los 36 millones de universitarios que no llegaron a obtener un título.

Los "Stopouts", o estudiantes que abandonaron su trayectoria en la educación superior, representan una fuente de potencial de matriculación. Pero atraer a este grupo particular de vuelta a la escuela no está exento de desafíos. A continuación se explica cómo las instituciones están acogiendo a los estudiantes que regresan al campus. 

Desmitificar el proceso de reinscripción

Una de las formas más obvias, aunque ignoradas, de que su institución pueda impulsar la reinscripción: simplemente hacer que parezca fácil de hacer.

Otra tarea en la agenda induce a la migraña, sobre todo cuando no tienes ni idea de en qué te estás metiendo. The Atlantic llama a esta frustración administrativa el "impuesto del tiempo." Y las instituciones de educación superior lo cobran con frecuencia. Como seres humanos, nos hemos acostumbrado a que procesos aparentemente sencillos nos quiten el tiempo y desencadenen una pesadilla a largo plazo de llamadas telefónicas y trámites burocráticos. Así que cuando nos encontramos con una posible pérdida de tiempo, tomamos el camino más fácil: no hacemos nada.

Esto es algo que los colegios y universidades de alto rendimiento están utilizando la automatización para combatir activamente.

Cómo la automatización de los procesos digitales aumenta la eficiencia en la enseñanza superior

La mejor manera de reducir el "impuesto sobre el tiempo" oculto en su proceso de reinscripción es perfeccionar sus procesos administrativos. 

Las tareas lentas y mal gestionadas se suman a la gimnasia mental que deben realizar los que abandonan para volver a matricularse. La automatización de la educación superior puede reducir la barrera de la inversión de tiempo haciendo que las cosas sean más rápidas de hacer.

Los investigadores de Ernst & Young descubrieron que flujo de trabajo automatización del flujo de trabajo puede reducir los puntos de contacto del proceso en una gran universidad de 40 a 1. Este ahorro de tiempo repercute en los estudiantes, creando una experiencia más fácil para los potenciales reinscritos. Encontrará que la automatización impulsa procesos en todo el campus como:

  • Solicitudes de admisión
  • Seguimiento de los depósitos
  • Solicitudes de préstamos de ayuda financiera
  • Declaraciones de residencia del Estado
  • Solicitudes de exención de matrícula 
  • Formularios de solicitud de préstamos federales directos
  • Aplicaciones de la Ley CARES 
  • Aceptación de la beca

Compruebe los cientos de otros procesos internos de los mejores colegios y universidades se están reforzando con la automatización.

Cómo proporcionar a los parados un plan de acción 

El proceso de reinscripción es mucho más desconocido que los pasos indicados para los solicitantes por primera vez. Para saber cómo conectar con los desconcertados que abandonan el programa, un estudio se dirigió a dos grupos de reinscritos con distintas campañas de marketing. 

A un grupo se le proporcionó lo básico: por favor, vuelvan a inscribirse; aquí están las fechas necesarias. 

El segundo grupo recibió un plan personalizadoAquí tienes exactamente cuántas horas/cursos necesitas para terminar, aquí están los cursos de este semestre que pueden satisfacer los criterios, y esto es lo que debes hacer a continuación.

¿Adivina qué grupo tenía más probabilidades de volver a inscribirse? Sólo el 4% del grupo al que se le envió la simple campaña de marketing volvió a matricularse. El grupo potencial, al que se le dio un plan de acción personalizado, obtuvo un triunfante 11% de reinscripción.

Proporcionar proactivamente a los estudiantes un plan paso a paso es una forma poderosa de animar a los estudiantes anteriores a volver y terminar su carrera. 

Aclare el compromiso financiero

Desentrañar la complejidad de tasas de matrícula es una ayuda probada para la reinscripción en la universidad.

Un estudio de la Asociación Económica Americana revela la gran diferencia entre ofrecer un año de "ayuda financiera" y "matrícula gratuita".

Las promesas de "matrícula gratuita" superaron a los mensajes que pregonaban ayudas monetarias por el mismo importe. Las solicitudes de reinscripción aumentaron un 42% entre los estudiantes de bajos ingresos con sólo modificar la presentación de las ofertas financieras.

Este no es el único obstáculo económico que impide a los estudiantes que han dejado de estudiar terminar su carrera. Algunos estudiantes se muestran escépticos a la hora de reanudar sus estudios superiores porque todavía tienen que pagar la matrícula. Algunos estados incluso han promulgado políticas de condonaciónde la deuda a cambio de volver a matricularse.

Llegar de forma proactiva a los desertores con un mensaje claro sobre los costes reduce las incógnitas financieras que restringen sus esfuerzos de reinscripción. 

Ayudar a los estudiantes que regresan con apoyo financiero más allá de la matrícula 

Los estudiantes que regresan tienen más cosas en su plato que los estudiantes que vienen inmediatamente de la escuela secundaria. Tienen trabajos, familias y, a menudo, situaciones financieras más complejas. Para estos estudiantes, la ayuda financiera va más allá de la asistencia a la matrícula. Los estudiantes necesitan ayuda para pagar las necesidades, como el alojamiento, el cuidado de los niños, las comidas nutritivas o incluso el transporte a las prácticas fuera de la escuela. 

Puede ser un reto para los estudiantes buscar esta ayuda adicional. Muchas instituciones hacen recaer sobre el estudiante la responsabilidad de llamar, enviar correos electrónicos y reunirse con varios representantes de diferentes departamentos. Es otro de los peligros del "impuesto sobre el tiempo": los estudiantes que no tienen tiempo para hacer el papeleo se pierden unas ventajas muy necesarias. 

Para ayudar a coordinar los recursos, algunos campus están contratando "navegadores de prestaciones."

Estos empleados son una ventanilla única para los estudiantes que necesitan ayuda. Están disponibles para revisar las solicitudes o hacer arreglos para las necesidades básicas, a menudo destacando los servicios que un estudiante no habría sabido pedir. 

Las instituciones que utilizan plataformas de automatización de procesos digitales pueden apoyar a estos embajadores en su misión de agilizar el acceso a las prestaciones. Puede crear un marco de aprobación que dirija automáticamente las solicitudes al personal adecuado para que los estudiantes no tengan que hacer cola en un día de oficinas. Los paneles inteligentes pueden proporcionar acceso instantáneo a los servicios disponibles, actuando como el compañero digital de un navegador de beneficios. 

Ayudar a los parados a superar la frustración de los créditos perdidos

Otro proceso desconcertante que impide la participación de los estudiantes es el proceso de transferencia de créditos.

Los estudiantes simplemente no saben cómo pesará su experiencia previa en una nueva institución. Tienen miedo:

  • Posibilidad de semestres adicionales: Los estudiantes potenciales no se imaginan cómo encajar las clases en sus ya ajetreadas vidas. Además, no están seguros de cuántos créditos les faltan para obtener un título.
  • Falacia del coste del sol: Los parados invirtieron tanto en su anterior institución, que les parece menos costoso quedarse definitivamente fuera.
  • Demasiado caro: La transferencia de créditos es arriesgada: el estudiante medio pierde dos semestres de créditos en la transferenciaque cuestan una media de 12.000 dólares.

La revisión de las solicitudes de transferencia de créditos conlleva varios movimientos: tanto por parte del estudiante como de la administración. Los estudiantes reciben formularios de muchas páginas y se les pide que hagan largas colas para reunirse con el profesorado. Cada revisión puede puede implicar hasta 14 miembros del personalCada revisión puede implicar hasta 14 miembros del personal, lo que crea un proceso desalentador y de múltiples pasos para los ya cansados parados.

La automatización está agilizando este proceso para dar la bienvenida a más estudiantes. Plataformas como ProcessMaker pueden coordinar automáticamente la parte de las aprobaciones, dirigiendo las solicitudes al personal adecuado y haciendo un seguimiento de sus decisiones. Los estudiantes pueden entrar en su portal y ver exactamente en qué punto del proceso de aprobación se encuentra su solicitud.

Y lo que es mejor, puede formar a sus sistemas en las decisiones de equivalencia de cursos, de modo que la próxima vez que llegue una solicitud similar, pueda aprobarla al instante sin ningún tipo de obstáculo. Únase a nosotros el 1 de septiembre para aprender cómo puede automatizar el proceso de transferencia de créditos¡!

El aumento de las matriculaciones es una de las principales preocupaciones de la enseñanza superior. Las escuelas que amplían sus esfuerzos de captación para volver a captar a los alumnos que han dejado de estudiar están disfrutando de una nueva chispa en la matriculación. Al reducir la incertidumbre que acecha a sus procesos, puede acercar a los alumnos que regresan a sus estudios un paso más hacia su título.

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