Résoudre le problème de l'intégration des chaises tournantes par la gestion des processus d'entreprise

Michael Eisner 2 juin 2020 Intégrations

Résoudre le problème de l'intégration des chaises tournantes par la gestion des processus d'entreprise

Le concept d'intégration des sièges pivotants trouve son origine dans les environnements de travail traditionnels des bureaux. Imaginez un employé de bureau dans un bureau du début des années 1990, glissant frénétiquement dans son espace de travail, alternant entre la photocopieuse, la machine à écrire, les classeurs et les téléphones. Tenter d'accomplir tous ces processus de travail en même temps est non seulement stressant pour les travailleurs, mais aussi inefficace pour les organisations.

Ces inefficacités n'ont pas disparu des environnements de travail contemporains. Elles ont simplement migré vers les systèmes modernes. Nous avons tous été confrontés à des problèmes de sièges pivotants dans notre vie personnelle. Les multiples écrans et fenêtres de nos PC et de nos appareils mobiles se disputent notre attention, nous distraient et étouffent notre productivité.

Ces mêmes défis existent au niveau organisationnel. Les travailleurs sont chargés de passer simultanément d'un outil et d'un système à l'autre et de déplacer les données d'une interface à l'autre. En conséquence, le travail est souvent dupliqué, des erreurs sont commises et les coûts montent en flèche.

Pourquoi vous devez vous débarrasser de vos intégrations de fauteuils pivotants

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations doivent résoudre le problème de l'intégration des chaises tournantes. Examinons quelques-unes d'entre elles.

Réduire l'erreur humaine

Chaque fois qu'une organisation emploie des personnes, il existe des possibilités d'erreur humaine. Les gens sont très doués pour résoudre les problèmes et travailler sur des processus complexes, mais lorsqu'il s'agit de tâches fastidieuses comme la saisie de données, des erreurs coûteuses sont commises. Des ressources supplémentaires sont dépensées pour essayer de trouver et de corriger les erreurs. Le pire, c'est que ces erreurs sont parmi les plus faciles à corriger. Les organisations doivent simplement réduire la saisie manuelle de données en double sur plusieurs systèmes. Elles y parviennent en automatisant leurs processus de manière à ce que les données soient automatiquement et sans heurts partagées entre les systèmes.

Accélérer les processus d'entreprise et réduire les coûts opérationnels

En termes simples, la saisie manuelle des données est lente. Et elle est coûteuse. Cela est particulièrement vrai lorsque les travailleurs doivent passer du temps à saisir des données dans plusieurs systèmes ou à déplacer manuellement des données d'un système à l'autre. En automatisant ces processus, les travailleurs peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes.

Les organisations en tirent profit grâce à l'augmentation de la productivité et à la réduction des coûts. En fait, selon un rapport de l'ISG, l'automatisation permet aux organisations de réaliser des processus 5 à 10 fois plus rapidement, avec une moyenne de 37 % de ressources en moins.

Intégration des données

Les données opérationnelles qui sont fragmentées et stockées sur des systèmes non intégrés sont inefficaces et interdisent aux entreprises d'accéder aux données en temps réel et de les exploiter. Il faut donc produire des rapports à partir de tous les points de données pertinents, analyser ces données et prendre des décisions de gestion en connaissance de cause.

Surpasser vos concurrents

En ce qui concerne vos concurrents, l'une des deux choses suivantes doit être vraie. Soit ils font face à leurs propres problèmes de sièges pivotants, soit ils ont supprimé les inefficacités opérationnelles grâce à l'automatisation et à la gestion des processus d'entreprise. Dans le premier cas, vous pouvez obtenir un avantage concurrentiel important en éliminant le siège pivotant. Par exemple, vous pouvez réduire les coûts d'exploitation et réaffecter les économies réalisées à d'autres domaines comme le marketing, ce qui donne à votre organisation une plus grande visibilité. Ou même offrir une meilleure expérience client.

Dans ce dernier cas, vos concurrents auront acquis un avantage. Ils peuvent proposer des prix plus bas, toucher plus de clients et offrir de meilleures expériences. Dans ce cas, votre entreprise en pâtira et vous devrez éventuellement lui emboîter le pas.

Signes indiquant que vous avez un problème de chaise pivotante

Il est assez facile de mettre en évidence les avantages et les raisons du changement, mais beaucoup plus difficile d'identifier les problèmes liés aux sièges pivotants dans votre organisation. S'il est vrai que les processus défaillants ou inefficaces semblent différents selon une multitude de facteurs, plusieurs signes indiquent la nécessité d'une automatisation.

#N°1 - Vos employés sont accaparés par des tâches répétitives

Recherchez les processus manuels et fastidieux qui consomment un temps disproportionné. Nous avons mentionné plus tôt l'exemple de la saisie manuelle de données en double dans les systèmes. Demandez-vous si ces processus pourraient être automatisés et si cela permettrait de libérer des ressources.

#2 - Vous avez un niveau d'erreur élevé

De simples erreurs commises au niveau individuel peuvent avoir un impact dévastateur au niveau organisationnel. L'automatisation des processus sujets à l'erreur permet non seulement d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts, mais aussi d'augmenter la conformité et de réduire les risques.

#3 - Vous manquez d'informations sur les flux de travail organisationnels

Nous avons mentionné ci-dessus l'importance de pouvoir accéder à tous les points de données pertinents en temps réel. La capacité à collecter, examiner et analyser les données est essentielle pour comprendre pleinement vos flux de travail et mettre en œuvre des changements significatifs.

Obstacles organisationnels à la mise en œuvre de l'intégration des sièges pivotants

Résoudre les problèmes d'intégration des fauteuils pivotants semble être une évidence. Pourquoi donc les organisations continuent-elles à utiliser des systèmes et des processus disparates et dépassés ? De nombreuses organisations ne considèrent pas leur approche de l'intégration par chaise tournante comme un problème, mais comme la norme opérationnelle.

Lorsqu'il s'agit de transformation numérique et de résoudre le problème de l'intégration des sièges pivotants, de nombreuses organisations ne savent pas par où commencer. Elles examinent leurs processus existants et constatent des inefficacités partout. Elles se sentent dépassées.

La bonne automatisation des flux de travail et une plate-forme BPM à la fois abordable et facile à utiliser peuvent résoudre tous vos problèmes de fauteuil pivotant. Grâce à un BPM à faible code, les organisations peuvent se connecter à leurs systèmes existants et les étendre dans leurs nouveaux flux de travail, ce qui leur permet de se débarrasser d'un seul coup des inefficacités de leurs fauteuils pivotants.

Découvrez comment le logiciel de gestion des flux de travail et des processus métier ProcessMaker peut aider votre organisation à résoudre vos problèmes de chaise tournante.

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