Resolución de la integración de la silla giratoria mediante la gestión de procesos empresariales

El concepto de integración de la silla giratoria tiene sus orígenes en los entornos de trabajo tradicionales de las oficinas. Imagina a un oficinista a principios de los 90 deslizándose agitadamente por su espacio de trabajo, alternando entre la fotocopiadora, la máquina de escribir, los archivadores y los teléfonos. Intentar completar todos estos procesos de trabajo de una sola vez no sólo es estresante para los trabajadores sino que también es ineficiente para las organizaciones.

Estas ineficiencias no han desaparecido de los ambientes de trabajo contemporáneos. Simplemente han migrado a los sistemas modernos. Todos hemos tratado con problemas de sillas giratorias en nuestras vidas personales. Múltiples pantallas y ventanas tanto en nuestros PCs como en dispositivos móviles compiten por nuestra atención, distrayéndonos y sofocando nuestra productividad.

Estos mismos desafíos existen a nivel organizativo. Los trabajadores tienen la tarea de cambiar simultáneamente entre múltiples herramientas y sistemas y mover datos de una interfaz a otra. Como resultado, a menudo se duplica el trabajo, se cometen errores y los costos se disparan.

Por qué necesitas deshacerte de tus integraciones de silla giratoria

Hay muchas razones por las que las organizaciones necesitan resolver el problema de la integración de la silla giratoria. Veamos sólo algunas de ellas.

Reducir el error humano

Cuando y dondequiera que una organización emplee gente hay posibilidades de error humano. Las personas son muy buenas para resolver problemas y trabajar en procesos complejos, pero cuando se trata de tareas tediosas como la introducción de datos se cometen errores costosos. Se gastan recursos adicionales para tratar de encontrar y corregir los errores. La peor parte es que estos errores están entre los más fáciles de remediar. Las organizaciones simplemente necesitan reducir la introducción manual de datos duplicados en múltiples sistemas. Lo hacen automatizando sus procesos para que los datos se compartan automáticamente y sin problemas entre los sistemas.

Acelerar los procesos comerciales y reducir los costos operacionales

En pocas palabras, la introducción manual de datos es lenta. Y es costoso. Esto es especialmente cierto cuando los trabajadores necesitan pasar tiempo introduciendo datos en más de un sistema o moviendo manualmente los datos de un sistema a otro. Al automatizar estos procesos, los trabajadores pueden centrarse en tareas más importantes.

Las organizaciones se benefician mediante el aumento de la productividad y la disminución de los costos. De hecho, según un informe del ISG, la automatización permite a las organizaciones completar los procesos de 5 a 10 veces más rápido, con un promedio de 37 por ciento menos de recursos.

Integración de datos

Los datos operacionales fragmentados y almacenados en sistemas no integrados son ineficaces y prohíben a las empresas acceder a los datos y aprovecharlos en tiempo real. Esto incluye la generación de informes de todos los puntos de datos relevantes, el análisis de esos datos y la toma de decisiones de gestión informadas.

Superando a sus competidores

Cuando se trata de sus competidores, una de dos cosas debe ser cierta. O bien están haciendo frente a problemas propios de la silla giratoria o han eliminado las ineficiencias operativas mediante la automatización y la gestión de los procesos empresariales. Si lo primero es cierto, se puede obtener una ventaja competitiva significativa al eliminar la silla giratoria. Por ejemplo, puede reducir los costos operativos y reasignar los ahorros a otras áreas como la comercialización, lo que da a su organización una mayor exposición. O incluso proporcionar una mejor experiencia al cliente.

En este último caso, sus competidores habrán ganado una ventaja. Pueden ofrecer precios más bajos, llegar a más clientes y proporcionar mejores experiencias. Aquí, su negocio sufrirá, y eventualmente tendrá que seguir el ejemplo.

Señales de que tienes un problema con la silla giratoria

Es bastante fácil resaltar los beneficios y las razones del cambio, pero considerablemente más difícil identificar los problemas de la silla giratoria en su organización. Si bien es cierto que los procesos rotos o ineficientes se ven diferentes dependiendo de una multitud de factores, hay varios signos que apuntan hacia la necesidad de automatización.

#1 - Sus empleados están consumidos con tareas repetitivas

Busca procesos manuales y tediosos que consumen una cantidad desproporcionada de tiempo. Antes mencionamos como ejemplo la introducción manual de datos duplicados en los sistemas. Considere si estos procesos podrían automatizarse y si al hacerlo se liberarían recursos.

#2 - Tienes altos niveles de error

Los simples errores cometidos a nivel individual pueden tener un impacto devastador a nivel organizativo. La automatización de los procesos propensos a errores no sólo aumenta la eficiencia y reduce los costos, sino que también aumenta el cumplimiento y reduce el riesgo.

#3 - Te falta comprensión de los flujos de trabajo de la organización

Ya hemos mencionado la importancia de poder acceder a todos los puntos de datos relevantes en tiempo real. La capacidad de recopilar, revisar y analizar datos es clave para obtener una comprensión completa de sus flujos de trabajo e implementar cambios significativos.

Obstáculos organizativos para la aplicación de la integración de la silla giratoria

Resolver los problemas de integración de la silla giratoria parece ser una tarea fácil. ¿Por qué entonces las organizaciones siguen utilizando sistemas y procesos anticuados y dispares? Muchas organizaciones no ven su enfoque de la silla giratoria a las integraciones como un problema sino como la norma operativa.

Cuando se trata de la transformación digital y de resolver la integración de la silla giratoria, muchas organizaciones no saben por dónde empezar. Miran sus procesos existentes y ven ineficiencias en todas partes. Se sienten abrumadas.

La automatización correcta del flujo de trabajo y una plataforma BPM asequible y fácil de usar pueden resolver todos los problemas de la silla giratoria. Con un BPM de bajo código, las organizaciones pueden conectarse y ampliar sus sistemas existentes en sus flujos de trabajo de nuevo diseño, eliminando las ineficiencias de su silla giratoria de un solo golpe.

Aprenda más sobre cómo el software de gestión de flujos de trabajo y procesos empresariales de ProcessMaker puede ayudar a su organización a resolver sus problemas de silla giratoria.