Il est tout à fait clair que l'automatisation est la clé pour faire face à l'évolution des conditions économiques et à la concurrence féroce. Aujourd'hui, l'automatisation des processus va bien au-delà des simples tâches répétitives ; elle a évolué pour devenir une solution sophistiquée capable de relever les défis et les flux de travail les plus complexes.
Vous disposez peut-être déjà d'un fournisseur de solutions d 'automatisation des processus d'entreprise (BPA) ou vous étudiez différentes options pour vous aider à automatiser vos processus d'entreprise. Vous pouvez également chercher à maximiser la valeur de votre logiciel d'automatisation en l'appliquant au sein de votre département.
Quel que soit le stade auquel vous vous trouvez dans votre parcours d'automatisation, une question essentielle demeure : quels processus devriez-vous automatiser ? Et parmi ceux-ci, par où commencer ? Quels sont les processus qu'il est le plus judicieux d'automatiser et quelles sont les questions qui vous guideront dans cette analyse ?
Sujets pour vous guider dans le choix des processus à automatiser
Il est essentiel d'identifier les bons flux de travail pour l'automatisation des processus afin d'obtenir des résultats significatifs avec l'APB. Sans une sélection minutieuse, les grandes entreprises risquent d'investir des millions sans voir un retour sur investissement positif de leurs initiatives d'automatisation.
Lors de l'établissement des priorités en matière d'automatisation des processus, il convient de prendre en compte les domaines clés suivants :
- Caractéristiques du processus : Évaluer la nature fondamentale du processus afin de déterminer s'il se prête à l'automatisation.
- Valeur commerciale : Évaluer l'impact potentiel et les avantages que l'automatisation pourrait apporter à l'organisation.
- Faisabilité technique : Analyser les exigences techniques et s'assurer que le processus peut être efficacement automatisé avec le logiciel disponible.
- Facteurs et risques liés à la mise en œuvre : Tenir compte des aspects pratiques de la mise en œuvre, tels que les ressources, les délais et la formation.
En vous concentrant sur ces domaines, vous pouvez vous assurer que vos efforts d'automatisation apportent une valeur maximale et un succès mesurable.
Caractéristiques du processus
Le premier et le plus important critère à prendre en compte lors de la sélection des processus à automatiser est celui de leurs caractéristiques. Bien qu'il existe des logiciels d'automatisation, cela ne signifie pas que tout doit être automatisé. Certains processus se prêtent mieux à l'automatisation que d'autres.
Les logiciels d'APB progressent rapidement chaque année, de nombreux défis autrefois considérés comme des obstacles étant désormais relevés par ces outils. Des technologies telles que l'IA générative sont à l'origine de ces progrès remarquables. Néanmoins, il est judicieux de commencer par des processus plus simples et à fort impact pour obtenir le meilleur retour sur investissement avant de s'attaquer à des flux de travail plus complexes.
Mais quelles sont les caractéristiques spécifiques qui font qu'un processus se prête mieux à l'automatisation ?
- Volume élevé
Les processus qui se produisent fréquemment ou qui traitent d'importants volumes de données ou de transactions sont des candidats de choix pour l'automatisation. Il s'agit par exemple du traitement des factures, de la saisie de données, de l'intégration des employés et de la création de bons de commande. Même un léger gain de temps par instance peut se traduire par des avantages significatifs lorsqu'il est étendu à de nombreuses répétitions.
- Actions manuelles et répétitives
Le facteur le plus important est peut-être de savoir si la tâche est actuellement accomplie manuellement et de manière répétitive. Si c'est le cas, il s'agit probablement d'un candidat sérieux à l'automatisation. Les tâches telles que le copier-coller de données entre systèmes ou la production de rapports de routine entrent dans cette catégorie et peuvent être effectuées dans pratiquement tous les services. Recherchez des processus qui ne requièrent pas de créativité ou de résolution de problèmes complexes et dans lesquels les humains jouent essentiellement le rôle d'"ordinateurs humains".
- Normalisation
Les processus hautement standardisés avec un minimum de variations ou d'exceptions sont les meilleurs candidats à l'automatisation. Idéalement, les processus devraient avoir un taux d'exception inférieur à 15-20%. Une variabilité plus importante peut accroître la complexité ou le coût de l'automatisation.
Cela dit, même les processus comportant des exceptions peuvent être automatisés si les exceptions sont prévisibles et gérables. Les outils modernes d'automatisation des processus tels que ProcessMaker offrent d'impressionnantes capacités de traitement des exceptions, permettant l'automatisation des flux de travail qui sont moins standardisés.
- Étapes basées sur des règles
Les processus régis par des règles claires et une logique cohérente sont beaucoup plus faciles à automatiser que ceux qui nécessitent un jugement sophistiqué ou une prise de décision nuancée. Il s'agit par exemple de l'examen initial des demandes d'assurance ou des vérifications préliminaires des demandes de prêt.
- Entrée numérique
Les processus reposant sur des données non structurées ou des formats d'entrée non conventionnels sont plus difficiles à automatiser et peuvent nécessiter des efforts supplémentaires.
Toutefois, les progrès réalisés dans des outils tels que les technologies de conversion de texte en processus et de texte en image ont rendu ces processus plus accessibles à l'automatisation. Par exemple, la prise d'une photo d'un flux de travail dessiné à la main ou d'un processus écrit à la main par un directeur général peut désormais être transformée en flux de travail automatisé grâce à des outils tels que ProcessMaker.
En tenant compte de ces caractéristiques, vous pouvez déterminer quels processus se prêtent le mieux à l'automatisation et donner la priorité à ceux qui auront le plus d'impact.
Impact sur les entreprises
- Impact mesurable
Pour qu'une initiative d'automatisation fasse vraiment la différence, le processus doit avoir des points de départ et d'arrivée définis, ainsi que des résultats mesurables. Il doit offrir des avantages quantifiables tels que des gains de temps, une réduction des erreurs et une rentabilité, étayés par des indicateurs clés de performance clairs. La comparaison des performances avant et après l'automatisation est essentielle pour déterminer si l'effort en valait la peine.
- Gain de temps
L'un des principaux avantages de l'automatisation est qu'elle permet d'économiser un nombre important d'heures de travail manuel. L'automatisation permet d'effectuer des tâches plus rapidement que les humains, avec moins d'erreurs, en particulier pour les travaux répétitifs. Cette efficacité libère du temps pour des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée. Par conséquent, avant d'automatiser quoi que ce soit d'autre, envisagez d'automatiser les flux de travail qui vous permettent de gagner beaucoup de temps.
- Réduction des erreurs
Les tâches répétitives et fastidieuses sont souvent source d'ennui et d'erreurs lorsqu'elles sont effectuées par des humains. L'automatisation atténue ce risque en exécutant les tâches avec une précision constante, en réduisant les erreurs humaines et en améliorant la fiabilité globale.
- Rentabilité
Les coûts associés à l'automatisation d'un processus donné doivent être justifiés par les économies réalisées à long terme. Un retour sur investissement (RSI) clair est essentiel pour garantir la valeur de l'initiative. L'automatisation des processus devrait permettre de réduire les coûts opérationnels au fil du temps tout en améliorant la productivité.
- Impact sur les clients
Enfin, les efforts d'automatisation doivent avoir un impact positif sur la satisfaction des clients. Après tout, l'amélioration de l'expérience client est l'objectif ultime. Qu'il s'agisse d'un service plus rapide, de moins d'erreurs ou d'une meilleure assistance, les avantages pour le client doivent être au cœur de toute stratégie d'automatisation. Par conséquent, la priorité accordée à l'automatisation d'un processus donné doit être fonction de son impact sur les clients.
Faisabilité technique
La question de la faisabilité technique peut varier considérablement d'une organisation à l'autre, ainsi qu'entre les fournisseurs de solutions d'automatisation. Voici quelques facteurs techniques clés à prendre en compte lors de la sélection des processus à automatiser :
- Intégration du système
Évaluez si les applications logicielles impliquées dans le processus offrent des API ou des points d'intégration appropriés. Les intégrations personnalisées, en particulier avec les systèmes existants, peuvent devenir complexes et coûteuses ; il s'agit donc d'un élément important à prendre en considération.
- Qualité des données
L'automatisation est d'autant plus efficace que les données d'entrée sont cohérentes et de qualité. S'assurer que les données sont prêtes peut considérablement faciliter le processus de mise en œuvre.
- Sécurité et conformité
Il est essentiel de confirmer que les initiatives d'automatisation répondent aux exigences de sécurité et de conformité. Les industries réglementées, en particulier, ont souvent des normes plus strictes, il est donc essentiel de prêter attention à ces détails.
- Ressources de soutien
En fonction de la complexité du processus, du fournisseur d'automatisation et des ressources disponibles au sein de votre organisation, vous pouvez avoir besoin d'une expertise technique pour mettre en œuvre et maintenir le projet. Certains outils s'adressent davantage aux développeurs et aux équipes techniques, tandis que d'autres, comme ProcessMaker, offrent des environnements "low-code", de type "glisser-déposer", plus faciles à utiliser.
Cela dit, les plateformes BPA modernes évoluent pour tenir compte de ces limitations, ce qui rend bon nombre de ces considérations moins décourageantes. Par exemple, ProcessMaker simplifie les intégrations personnalisées et comprend également des connecteurs prédéfinis pour les applications les plus courantes, ce qui réduit les efforts de configuration et la complexité.
Facteurs de mise en œuvre et risques
- Soutien des parties prenantes
Pour qu'une initiative d'automatisation soit couronnée de succès, il est essentiel que toutes les parties prenantes soient en phase et se soutiennent. Les équipes et les unités impliquées dans le processus considéré doivent être préparées au changement. La résistance ou le manque d'alignement peuvent rendre difficile la mise en œuvre efficace de l'automatisation.
- Disponibilité des ressources
Des ressources suffisantes, y compris le budget et le personnel nécessaires, doivent être disponibles pour soutenir l'automatisation du processus sélectionné.
- Alignement du calendrier
Le calendrier de mise en œuvre d'un processus automatisé doit s'aligner sur les priorités actuelles de l'entreprise. Il n'est pas pratique de se concentrer sur l'automatisation d'un processus de faible priorité alors que d'autres processus influencent directement les objectifs les plus urgents de l'organisation.
- Niveau de risque
Les risques associés à l'automatisation doivent être gérables et accompagnés de stratégies d'atténuation claires pour garantir le succès de l'initiative.
Automatiser la hiérarchisation des processus
Il s'agit là de quelques-unes des caractéristiques clés à prendre en compte lors du choix des processus à automatiser. Comme vous pouvez le constater, le processus de hiérarchisation peut à lui seul nécessiter beaucoup de temps et d'efforts.
Si vous souhaitez éviter de passer des heures interminables à mener des entretiens, à organiser des ateliers et à faire des observations pour comprendre l'état réel de vos processus d'entreprise, par exemple en identifiant ceux qui sont les plus manuels, les plus volumineux ou les plus standardisés, la technologie peut se charger de cette tâche à votre place.
Grâce à une technologie avancée d'intelligence des processus, vous bénéficiez d'une transparence totale sur vos processus d'entreprise. Cette méthode permet d'identifier les opportunités d'automatisation en fonction des priorités et des données, ce qui élimine la nécessité d'évaluer manuellement chaque processus ou de prendre des décisions difficiles quant aux processus à traiter en priorité.
Le logiciel s'en charge automatiquement et avec précision, en tirant des conclusions basées sur des données réelles plutôt que de se fier à l'instinct ou à des suppositions.
