Avantages et inconvénients de la gestion numérique et papier des documents RH

Quand j'ai commencé ma vie scolaire, je me souviens qu'il y avait une machine à écrire qu'il fallait utiliser pour apprendre à taper. Ce qui était assez bizarre, car nous avions déjà un ordinateur dans notre classe. Néanmoins, il était absolument nécessaire et obligatoire que nous apprenions à taper sur cette machine, mais la raison n'a jamais été clarifiée. Etant déjà rebelle en tant qu'enfant, et dans certaines occasions plutôt destructeur, j'ai délogé la lettre P et l'ai échangé avec la lettre D. Hardcore, je sais. Lorsque mon camarade de classe Denis a essayé de taper son nom, ce fut le point culminant de l'hilarité cette année-là. Oh, et la détention aussi.

La rébellion est restée, mais de manière plus raffinée (pour autant que je sache, le caractère destructeur s'est calmé). C'était très pratique lorsque je faisais partie d'un énorme projet de numérisation des dossiers des employés, les dossiers papier étant d'abord numérisés, puis détruits. Environ 600 administrations RH distinctes devaient être réunies dans un seul grand système permettant aux parties concernées d'accéder à tous les dossiers. Après m'être engagé auprès des personnes qui géraient ces administrations, je n'ai plus jamais osé me dire rebelle. La résistance au changement (et à l'amélioration !) que nous apportions était énorme. C'était comme comparer mon "petit délit de machine à écrire" à la Révolution française.

Ce n'est pas tant que l'ancienne méthode était si bonne, mais plutôt qu'elle était connue. J'ai passé de nombreuses heures à débattre et à défendre la nouvelle méthode de travail numérique et à écouter de nombreux arguments justifiant de tout garder sur papier. À vrai dire, il n'est pas si mal de conserver ses dossiers dans un tiroir, mais il faut avoir un regard critique sur les avantages et les inconvénients de cette approche et savoir comment les gérer.

Traitez-moi de vieux jeu, mais.....

"Un morceau de papier est juste vraiment là, vous savez". J'ai entendu cette phrase plusieurs fois et je ne suis toujours pas sûr de ce qu'elle signifie. Mais sans être mesquin, c'est un symbole de méfiance envers un système numérique. Il n'est pas rare, et certainement pas toujours infondé, d'avoir cette méfiance. Ces derniers temps, la cybersécurité a été au centre de l'attention pour plusieurs incidents. La génération plus âgée, en particulier, a développé une méfiance, elle aussi pas toujours infondée, à l'égard de ces approches. La confiance que nous accordons aux anciennes méthodes est un avantage important. Il y a d'autres avantages qui sont souvent cités, comme : Pas de dépendance aux ordinateurs, possibilité d'accéder aux données même dans des endroits sans internet et si le système papier est conservé tel quel, il n'y a pas besoin de changer. Pour plusieurs raisons (l'une d'entre elles étant le rédacteur en chef qui écourtera cet article), je n'entrerai pas dans le détail de ces avantages pour le moment.

Bien qu'il soit facile d'écarter ces avantages par une phrase du type "Vous vous y habituerez", il serait erroné de le faire. Ce sont des points de préoccupation valables dans une organisation où la numérisation est envisagée, et ils devraient faire partie de la réflexion si vous devez passer à un système numérique.

C'est ma façon, ou l'autoroute numérique.

D'une manière générale, les solutions numériques qui existent pour la tenue des dossiers numériques des employés constituent la meilleure solution. Tout d'abord, elle est conforme à l'évolution que les entreprises ont connue au cours des dernières décennies et qu'elles connaissent encore. De plus en plus de processus sont entièrement numérisés. Malheureusement, la gestion des documents RH semble souvent à la traîne. Vous seriez surpris de savoir combien d'entreprises de haute technologie sont encore (partiellement) dépendantes de bouts de papier.

Deuxièmement, cette méthode offre un degré de sécurité plus élevé. Sous de nombreux aspects différents, elle offre des possibilités plus sûres de stockage et d'accès aux documents. Les autorisations d'accès aux données sont plus faciles à gérer que les clés ou, en l'absence de serrure, que les personnes qui entrent dans l'entrepôt des dossiers des employés. En outre, il est plus facile de donner à une personne un accès partiel aux seuls dossiers dont elle a besoin. Dans le cas de la gestion physique, il est possible de restreindre quelqu'un à un seul dossier ou service, mais la gestion numérique permet toutes les séparations imaginables. Enfin, en ce qui concerne la sécurité, il est également relativement facile d'empêcher quelqu'un de jeter ou de prendre quelque chose.

Un autre avantage dont je voudrais parler est la recherche de documents. Même le plus grand critique de la tenue des dossiers numériques des employés doit admettre qu'il est plus facile de trouver un document qui se trouve dans un ordinateur qu'un document stocké dans "un dossier papier qui, espérons-le, est rangé dans un tiroir". Des documents mal rangés, des versions multiples d'un même document et une gestion déficiente de la conservation font qu'il y a souvent plus de choses à éliminer qu'il n'y en a à conserver. Retrouver un document spécifique revient à trouver une aiguille dans des piles de cartes d'anniversaire, d'avertissements officiels, de formulaires d'évaluation et de contrats en retard. La mise en œuvre d'un logiciel de gestion de contenu haut de gamme peut résoudre tous ces problèmes.

Le dernier avantage que je voudrais aborder en détail est l'évolutivité de la gestion numérique des fichiers de ressources humaines (ou de toute gestion numérique de fichiers). Ce point est une combinaison de tous les autres avantages par rapport à la taille et à la taille future de l'organisation. Les organisations de toutes tailles peuvent utiliser les logiciels de gestion de contenu et ce sont surtout les entreprises qui vont connaître une croissance (ou une réduction de leurs effectifs) qui bénéficient de ces solutions. Il n'est pas nécessaire de trouver un espace plus sécurisé pour stocker vos fichiers et la charge de travail pour la gestion de la conservation n'augmente que légèrement. La croissance et la réduction des effectifs d'une entreprise peuvent être source de beaucoup de stress et d'efforts de la part du département des ressources humaines en particulier, mais avec la gestion numérique des dossiers des employés, nous éliminons un facteur de stress important.

Parmi les autres avantages que je ne développerai pas davantage pour l'instant (mais je pourrais en parler pendant des heures), citons : l'espace de stockage physique nécessaire à ce type de gestion du contenu est très réduit, une approche environnementale qui permet d'économiser du papier et de l'encre d'impression et les fichiers numériques ne sont pas sujets aux catastrophes naturelles et aux incidents tels que les incendies.

La troisième voie, dont personne n'aime parler (mais certaines personnes le font encore).

Je suis pour le libre choix de la manière d'organiser la gestion de vos documents RH. J'ai mes propres opinions personnelles sur ces sujets, mais comme on le voit, il y a certainement quelque chose à dire pour d'autres approches. Toutefois, je fais ici une exception concernant la troisième approche, dont je n'ai été témoin qu'à deux reprises. Ne faites pas cela et si vous le faites déjà, envisagez de changer de système dans un avenir proche.

La méthode est assez simple : Vous utilisez des supports de données pour stocker vos données personnelles. J'ai vu des plateaux remplis de clés USB, de cartes SD et même de disquettes (pour l'amour du ciel). Beaucoup d'écoles utilisent ou ont utilisé ce système pour stocker les devoirs des étudiants. Ces supports de données sont stockés "à l'ancienne" dans des tiroirs, des dossiers, des sacs en plastique, etc. Vous pouvez déjà y voir quelques problèmes.

Ce troisième système combine le pire de la gestion des documents physiques et numériques (oui, vous avez bien lu, le pire). Il est, bien que moins, consommateur d'espace comme la gestion des documents physiques et la vision du contenu est limitée, obstruée et difficile. Les données se perdent facilement et sont facilement accessibles aux mauvaises personnes. Elle n'a pas non plus la confiance que les gens ont dans la gestion des documents physiques (qui est l'un des rares inconvénients de la voie numérique). Je pourrais m'étendre sur le sujet pendant un certain temps, mais les gros mots sont supprimés, alors je me contenterai de dire : "Ne le faites pas" : "Ne le faites pas".

Il y a un nouvel enfant en ville.

L'une des applications les plus modernes actuellement en cours de développement est ProcessMaker IDP. Grâce à l'historique des solutions présentées par ProcessMaker au fil des ans, nous avons également acquis une connaissance des défis actuels (par exemple la destruction des dossiers personnels) auxquels vous êtes confrontés dans la gestion des documents RH et nous nous efforçons de résoudre ces problèmes avant que vous ne les rencontriez.

Quelques mots de conclusion sur le sujet

Lorsque nous regardons tout ce qui est écrit, cela peut sembler être un choix facile à faire. Cependant, il ne faut pas oublier qu'un tel choix est plutôt difficile. Il s'agit d'un investissement considérable et il peut être difficile de voir quel profit il rapportera. Au stade actuel du développement, il est cependant presque certain que ce changement se produira également dans votre entreprise. Tôt ou tard, nous succomberons à ses nombreux avantages.

Mais l'histoire de la machine à écrire est amusante. Il y a quelques mois, il y avait une réunion d'anciens élèves de ma première école. Apparemment, peu de temps après mon petit vandalisme, ils ont retiré la machine à écrire et l'ont placée dans une vitrine, comme une sorte d'objet d'art nouveau. En étudiant l'objet, j'ai remarqué que la lettre D et la lettre P sont toujours fermement à leurs places respectives. C'est pas mal pour une machine à écrire.