Ventajas y desventajas de la gestión de documentos de RRHH en papel y digital

Cuando empecé mi vida escolar, recuerdo que había una máquina de escribir que tenías que utilizar para aprender a escribir a máquina. Lo cual era bastante extraño, porque ya teníamos un ordenador en el aula. Sin embargo, era absolutamente necesario y obligatorio que aprendiéramos a teclear en esa máquina, pero nunca se aclaró por qué. Siendo ya rebelde de niño, y en algunas ocasiones bastante destructivo, desprendí la letra P y la cambié por la letra D. Duro, lo sé. Cuando mi compañero Denis intentó escribir su nombre, fue el punto culminante de la hilaridad de aquel año. Ah, y la detención también.

La rebeldía se mantuvo, aunque de forma más refinada (por lo que sé, la destructividad se ha calmado). Fue muy práctico cuando formé parte de un enorme proyecto de digitalización de los expedientes de los empleados, primero se digitalizaron los expedientes en papel y después se destruyeron. Había que reunir unas 600 administraciones de recursos humanos distintas en un gran sistema que diera acceso a todos los archivos a las partes correspondientes. Después de relacionarme con las personas que gestionaban estas administraciones, nunca más me atreví a llamarme rebelde. La resistencia al cambio (¡y a la mejora!) que aportamos fue enorme. Era como comparar mi "pequeño delito de máquina de escribir" con la Revolución Francesa.

No era tanto que la forma antigua fuera tan buena, sino que era conocida. Pasé muchas horas debatiendo y defendiendo la nueva forma de trabajo digital y escuchando muchos argumentos de por qué mantener todo en papel. A decir verdad, no es del todo malo guardar los archivos en un cajón, pero hay que echar un vistazo crítico a las ventajas y desventajas que ofrece este enfoque y cómo manejarlas.

Llámame anticuado, pero .....

"Un trozo de papel está ahí de verdad, ya sabes". He oído esta frase un par de veces y todavía no estoy muy seguro de lo que significa. Pero para no ser mezquino, es un símbolo de desconfianza hacia un sistema digital. No es raro, y definitivamente no siempre infundado, tener esta desconfianza. Últimamente, la ciberseguridad ha sido un punto central de atención por varios incidentes. Especialmente las generaciones mayores han desarrollado una desconfianza, también no siempre infundada, hacia estos métodos. La confianza que depositamos en los métodos más antiguos es una gran ventaja. Hay otras ventajas que a menudo se nombran, como: La no dependencia de los ordenadores, la posibilidad de acceder a los datos incluso en lugares sin internet y si el sistema en papel se mantiene como está, no hay necesidad de cambiar. Por varias razones (una de ellas es el editor, que va a acortar este artículo), no voy a entrar en más detalles sobre esto ahora mismo.

Aunque es fácil descartar estas ventajas con una frase como "ya te acostumbrarás", sería un error hacerlo. Son puntos válidos de preocupación en una organización en la que se está considerando la digitalización, y deberían formar parte de la consideración si se debe cambiar a un sistema digital.

Es mi camino, o la autopista digital.

En términos más generales, las soluciones digitales que existen para el registro digital de los empleados, es la mejor alternativa. En primer lugar está en consonancia con la evolución que las empresas han tenido en la última década y siguen teniendo. Cada vez son más los procesos que alcanzan un estado totalmente digitalizado, lamentablemente la gestión de documentos de RRHH parece quedarse atrás en muchas ocasiones. Le sorprendería saber cuántas empresas de alta tecnología siguen dependiendo (parcialmente) de trozos de papel.

En segundo lugar, este método ofrece un mayor grado de seguridad. En muchos aspectos diferentes, ofrece oportunidades más seguras para el almacenamiento y el acceso a los documentos. Las credenciales para acceder a los datos son más fáciles de gestionar que las llaves o, en ausencia de una cerradura, que las personas que entran en el almacén de expedientes de los empleados. Además, es más fácil dar a alguien acceso parcial sólo a los archivos que necesita. En el caso de la gestión física, es posible restringir a alguien a un solo expediente o departamento, pero la gestión digital permite cualquier separación que se pueda imaginar. Por último, en cuanto a la seguridad, también es relativamente fácil impedir que alguien tire o se lleve algo.

Otra ventaja que me gustaría comentar es la búsqueda de documentos. Incluso el mayor crítico del mantenimiento de registros digitales de los empleados debe admitir que encontrar un documento que está en un ordenador es más fácil que uno almacenado en "algún archivo de papel ojalá guardado en algún cajón". Los documentos extraviados, las múltiples versiones de un mismo documento y el fracaso en la gestión de la retención suelen provocar una situación en la que hay más cosas que tirar de las que se deberían conservar. Recuperar un documento concreto es como encontrar una aguja entre montones de tarjetas de cumpleaños, avisos oficiales, formularios de evaluación y contratos atrasados. La implantación de un software de gestión de contenidos de alta gama puede resolver todos estos problemas.

La última ventaja que me gustaría comentar en detalle es la escalabilidad de la gestión de expedientes digitales de recursos humanos (o de cualquier gestión de expedientes digitales). Este punto es una combinación de todas las demás ventajas en relación con el tamaño y el tamaño futuro de la organización. Organizaciones de todos los tamaños pueden utilizar el software de contenidos y, especialmente, las empresas que van a experimentar un crecimiento (o una reducción) se benefician de estas soluciones. No es necesario encontrar más espacio seguro para almacenar sus archivos y la carga de trabajo para la gestión de la retención sólo aumenta ligeramente. Tanto el crecimiento como la reducción de una empresa pueden suponer mucho estrés y costar mucho esfuerzo al departamento de RRHH en particular, pero con la gestión digital de los expedientes de los empleados eliminamos un gran factor de estrés.

Otras ventajas en las que no voy a profundizar ahora (pero de las que podría hablar durante horas) son: el poco espacio de almacenamiento físico que se necesita para este tipo de gestión de contenidos, un enfoque medioambiental que ahorra papel y tinta de impresión y que los archivos digitales no están sujetos a desastres naturales e incidentes como los incendios.

La tercera forma, de la que a nadie le gusta hablar (pero algunos todavía lo hacen).

Soy partidario de la libertad de elección en la organización de la gestión de los documentos de RRHH. Tengo mis propias opiniones personales sobre estos temas, pero, como se ha demostrado, definitivamente hay algo que decir sobre otros enfoques. Sin embargo, hago una excepción con el tercer enfoque, del que sólo he sido testigo un par de veces. Por favor, no lo haga y, si ya lo está haciendo, considere cambiar su sistema en un futuro próximo.

El método es bastante sencillo: Se utilizan soportes de datos para almacenar datos personales. He visto bandejas llenas de memorias USB, tarjetas SD e incluso disquetes (para llorar). Muchas escuelas utilizan o utilizaron este sistema para almacenar las tareas de los estudiantes. Estos soportes de datos se almacenan "a la vieja usanza" en cajones, archivadores y bolsas de plástico, entre otros. Ahí ya se pueden ver algunos problemas.

Este tercer sistema combina lo peor de la gestión de documentos físicos y digitales (sí, ha leído bien, lo peor). Consume, aunque menos, espacio como la gestión de documentos físicos y la visión del contenido es limitada, obstruida y difícil. Los datos se pierden con facilidad y también es fácil que accedan a ellos las personas equivocadas. Tampoco tiene la confianza que la gente tiene en la gestión de documentos físicos (que es una de las pocas desventajas de la vía digital). Podría despotricar sobre esto durante un rato, pero las palabrotas se eliminan, así que me limitaré a decir: "Simplemente no lo hagas".

Hay un nuevo chico en la ciudad.

Una de las aplicaciones más modernas que se desarrollan actualmente es ProcessMaker IDP. Con la historia de las soluciones que ProcessMaker ha presentado a lo largo de los años, también construimos el conocimiento de los desafíos actuales (por ejemplo, la destrucción de los archivos de personal) que se enfrentan en la gestión de documentos de recursos humanos y trabajamos duro para resolver estos problemas antes de que los encuentre.

Algunas palabras finales sobre el asunto

Cuando miramos todo lo que está escrito, puede parecer una elección fácil de hacer. Sin embargo, no debemos olvidar que dicha elección es bastante difícil. Sigue siendo una inversión considerable y puede resultar difícil saber qué beneficio va a reportar. Sin embargo, en el estado actual de desarrollo, es casi seguro que este cambio se producirá también en su empresa. Tarde o temprano sucumbiremos a las numerosas ventajas.

Sin embargo, la historia de la máquina de escribir es curiosa. Hace un par de meses hubo una reunión de ex alumnos en mi primera escuela. Al parecer, poco después de mi pequeño vandalismo, retiraron la máquina de escribir y la pusieron en una vitrina, como una especie de objeto de arte nouveau. Al estudiar el objeto, me di cuenta de que la letra D y la letra P siguen firmemente en sus lugares cambiados. Qué tal es eso de escribir a máquina.