Vor- und Nachteile von digitalem und papiergebundenem HR-Dokumentenmanagement

Vor- und Nachteile von digitalem und papiergebundenem HR-Dokumentenmanagement

Als ich meine Schullaufbahn begann, gab es eine Schreibmaschine, auf der man tippen lernen musste. Was ziemlich seltsam war, denn wir hatten bereits einen Computer in unserem Klassenzimmer. Trotzdem war es absolut notwendig und vorgeschrieben, dass wir auf dieser Maschine tippen lernten, aber warum, wurde nie geklärt. Da ich schon als Kind rebellisch und manchmal auch ziemlich zerstörerisch war, habe ich den Buchstaben P entfernt und ihn durch den Buchstaben D ersetzt. Als mein Klassenkamerad Denis versuchte, seinen Namen zu schreiben, war das der Höhepunkt der Heiterkeit in diesem Jahr. Oh, und auch das Nachsitzen.

Die Rebellion ist geblieben, wenn auch in einer verfeinerten Form (soweit ich weiß, hat sich die Zerstörungswut gelegt). Es war sehr praktisch, als ich an einem riesigen Projekt zur Digitalisierung von Mitarbeiterakten beteiligt war, bei dem zunächst die Papierakten digitalisiert und anschließend vernichtet wurden. Etwa 600 getrennte Personalverwaltungen mussten in einem großen System zusammengeführt werden, damit die zuständigen Stellen Zugriff auf alle Akten hatten. Nachdem ich mich mit den Leuten, die diese Verwaltungen verwalteten, auseinandergesetzt hatte, wagte ich es nicht mehr, mich als rebellisch zu bezeichnen. Der Widerstand gegen die Veränderungen (und Verbesserungen!), die wir herbeiführten, war enorm. Es war, als würde man mein "kleines Schreibmaschinendelikt" mit der Französischen Revolution vergleichen.

Es lag nicht so sehr daran, dass die alte Methode so gut war, sondern eher daran, dass sie bekannt war. Ich habe viele Stunden damit verbracht, über die neue digitale Arbeitsweise zu debattieren und sie zu verteidigen, und mir viele Argumente dafür angehört, warum man alles auf Papier behalten sollte. Die Wahrheit ist, dass es nicht schlecht ist, seine Akten in einer Schublade aufzubewahren, aber man muss einen kritischen Blick auf die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes werfen und wissen, wie man damit umgeht.

Nennt mich altmodisch, aber.....

"Ein Stück Papier ist einfach da, weißt du". Ich habe diesen Satz schon ein paar Mal gehört und bin mir immer noch nicht ganz sicher, was er bedeutet. Aber um nicht kleinlich zu sein, ist dies ein Symbol für das Misstrauen gegenüber einem digitalen System. Dieses Misstrauen ist nicht ungewöhnlich und definitiv nicht immer unbegründet. In letzter Zeit ist die Cybersicherheit bei mehreren Vorfällen in den Mittelpunkt des Interesses gerückt. Insbesondere die ältere Generation hat ein - ebenfalls nicht immer unbegründetes - Misstrauen gegenüber diesen Ansätzen entwickelt. Das Vertrauen, das wir in ältere Methoden setzen, ist ein starker Vorteil. Es gibt noch weitere Vorteile, die oft genannt werden, wie: Keine Abhängigkeit von Computern, die Möglichkeit, auch an Orten ohne Internet auf die Daten zuzugreifen, und wenn das Papiersystem so bleibt, wie es ist, besteht keine Notwendigkeit, es zu ändern. Aus verschiedenen Gründen (einer davon ist der Redakteur, der diesen Beitrag kürzen wird) werde ich jetzt nicht weiter darauf eingehen.

Obwohl es leicht ist, diese Vorteile mit einem Satz wie "Sie werden sich daran gewöhnen" abzutun, wäre es falsch, dies zu tun. Dies sind berechtigte Bedenken in einem Unternehmen, in dem die Digitalisierung in Erwägung gezogen wird, und sie sollten Teil der Überlegungen sein, wenn Sie auf ein digitales System umsteigen wollen.

Mein Weg oder der digitale Highway.

Generell sind die digitalen Lösungen, die es für die digitale Personalaktenführung gibt, die bessere Alternative. In erster Linie entspricht dies der Entwicklung, die Unternehmen in den letzten zehn Jahren durchlaufen haben und immer noch durchlaufen. Immer mehr Prozesse erreichen einen vollständig digitalisierten Zustand, leider scheint das HR-Dokumentenmanagement in vielen Fällen ins Hintertreffen zu geraten. Sie würden sich wundern, wie viele Hightech-Unternehmen immer noch (teilweise) auf Papier angewiesen sind.

Zweitens bietet diese Methode ein höheres Maß an Sicherheit. In vielerlei Hinsicht bietet sie sicherere Möglichkeiten für die Speicherung und den Zugriff auf Dokumente. Die Berechtigungsnachweise für den Zugriff auf die Daten sind einfacher zu verwalten als Schlüssel oder, falls kein Schloss vorhanden ist, als Personen, die einfach in den Speicher für Mitarbeiterunterlagen gehen. Außerdem ist es einfacher, jemandem nur teilweisen Zugang zu den Akten zu gewähren, die er oder sie benötigt. Bei der physischen Verwaltung ist es machbar, jemanden auf ein einzelnes Dossier oder eine Abteilung zu beschränken, aber die digitale Verwaltung ermöglicht jede erdenkliche Trennung. Was schließlich die Sicherheit betrifft, so ist es auch relativ einfach zu verhindern, dass jemand etwas wegwirft oder mitnimmt.

Ein weiterer Vorteil, den ich ansprechen möchte, ist die Suche nach Dokumenten. Selbst der größte Kritiker der digitalen Personalakten muss zugeben, dass es einfacher ist, ein Dokument in einem Computer zu finden als eines, das in "irgendeiner Papierakte, die hoffentlich in irgendeiner Schublade liegt". Verlegte Dokumente, mehrere Versionen desselben Dokuments und ein mangelhaftes Aufbewahrungsmanagement führen oft dazu, dass es mehr zu entsorgen gibt, als aufbewahrt werden sollte. Ein bestimmtes Dokument wiederzufinden, gleicht der Suche nach einer Nadel in einem Stapel von Geburtstagskarten, Mahnungen, Bewertungsformularen und überfälligen Verträgen. Die Einführung einer hochwertigen Content-Management-Software kann all diese Probleme lösen.

Der letzte Vorteil, auf den ich im Detail eingehen möchte, ist die Skalierbarkeit der digitalen Personalaktenverwaltung (oder jeder anderen digitalen Aktenverwaltung). Dieser Punkt ist eine Kombination aus allen anderen Vorteilen in Bezug auf die Größe und die zukünftige Größe der Organisation. Organisationen jeder Größe können Content-Software nutzen, und insbesondere Unternehmen, die wachsen (oder verkleinert werden), profitieren von diesen Lösungen. Sie müssen keinen weiteren gesicherten Speicherplatz für ihre Dateien finden und der Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Aufbewahrung steigt nur geringfügig. Sowohl das Wachstum als auch die Verkleinerung eines Unternehmens können eine Menge Stress mit sich bringen und vor allem die Personalabteilung viel Mühe kosten, aber mit der digitalen Verwaltung von Mitarbeiterakten wird ein großer Stressfaktor beseitigt.

Einige weitere Vorteile, auf die ich jetzt nicht näher eingehen möchte (aber ich könnte stundenlang darüber reden), sind: Es ist nur wenig physischer Speicherplatz für diese Art der Inhaltsverwaltung erforderlich, ein umweltfreundlicher Ansatz, der Papier und Druckertinte spart, und digitale Dateien sind nicht anfällig für Naturkatastrophen und Zwischenfälle wie Brände.

Der dritte Weg, über den niemand gerne spricht (aber einige Leute tun es trotzdem).

Ich bin sehr dafür, dass Sie die freie Wahl haben, wie Sie Ihr HR-Dokumentenmanagement organisieren. Ich habe meine eigene persönliche Meinung zu diesen Themen, aber wie gezeigt, gibt es durchaus auch Argumente für andere Ansätze. Allerdings mache ich hier eine Ausnahme für den dritten Ansatz, den ich nur ein paar Mal erlebt habe. Bitte tun Sie das nicht, und wenn Sie es bereits tun, sollten Sie überlegen, ob Sie Ihr System in naher Zukunft ändern sollten.

Die Methode ist recht einfach: Man verwendet Datenträger, um persönliche Daten zu speichern. Ich habe Tabletts voller USB-Sticks, SD-Karten und sogar Disketten gesehen (um Himmels willen). Viele Schulen verwenden dieses System, um die Aufgaben der Schüler zu speichern. Diese Datenträger werden "auf die altmodische Art" in Schubladen, Ordnern, Plastiktüten usw. aufbewahrt. Sie sehen vielleicht schon hier einige Probleme.

Dieses dritte System vereint das Schlimmste aus der physischen und digitalen Dokumentenverwaltung (ja, Sie haben richtig gelesen, das Schlimmste). Es ist, wenn auch weniger, platzraubend wie die physische Dokumentenverwaltung, und der Einblick in den Inhalt ist begrenzt, behindert und schwierig. Daten gehen leicht verloren und können auch leicht von den falschen Personen eingesehen werden. Außerdem fehlt das Vertrauen, das die Menschen in die physische Dokumentenverwaltung haben (einer der wenigen Nachteile des digitalen Weges). Ich könnte noch eine ganze Weile darüber schwadronieren, aber Schimpfwörter werden herausgeschnitten, so dass ich mich mit den Worten begnügen werde: "Tun Sie es einfach nicht".

Es gibt ein neues Kind in der Stadt.

Eine der modernsten Anwendungen, die derzeit entwickelt werden, ist ProcessMaker IDP. Mit der Geschichte der Lösungen, die ProcessMaker im Laufe der Jahre präsentiert hat, bauen wir auch Wissen über die heutigen Herausforderungen (z.B. Vernichtung von Personalakten) auf, mit denen Sie im HR-Dokumentenmanagement konfrontiert sind, und wir arbeiten hart daran, diese Probleme zu lösen, bevor Sie ihnen begegnen.

Einige abschließende Worte zu diesem Thema

Wenn wir uns all das ansehen, was geschrieben steht, mag es so aussehen, als ob die Entscheidung leicht wäre. Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass eine solche Entscheidung ziemlich schwierig ist. Es handelt sich nach wie vor um eine beträchtliche Investition, und es ist schwer abzusehen, welchen Gewinn sie einbringen wird. Beim derzeitigen Stand der Entwicklung ist es jedoch fast sicher, dass dieser Wandel auch in Ihrem Unternehmen eintreten wird. Früher oder später werden wir den vielen Vorteilen erliegen.

Die Geschichte mit der Schreibmaschine ist allerdings lustig. Vor ein paar Monaten gab es ein Ehemaligentreffen an meiner ersten Schule. Anscheinend wurde die Schreibmaschine schon bald nach meinem kleinen Vandalismus ausgemustert und in eine Glasvitrine gestellt, als eine Art Jugendstilobjekt. Als ich das Objekt untersuchte, stellte ich fest, dass der Buchstabe D und der Buchstabe P immer noch fest an ihren vertauschten Stellen sitzen. Das nenne ich tippen.

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