Dans un monde de plus en plus volatil et complexe, les défis, les exigences et les risques auxquels sont confrontées les entreprises ne cessent de croître. Pour de nombreuses opérations commerciales, l'amélioration continue est une source d'efficacité opérationnelle - et les responsables financiers se tournent de plus en plus vers le process mining pour obtenir un avantage concurrentiel.
Dans cet article, nous examinons les opportunités, les défis et les meilleures pratiques en matière d'exploration de processus dans les opérations financières.
Exemple d'analyse de processus financiers : processus de comptabilité fournisseurs dans ProcessMaker Process Intelligence
Qu'est-ce que l'extraction par processus ?
L'exploration de processus est une méthode d'analyse, de suivi et d'amélioration des processus d'entreprise par l'extraction d'informations à partir des systèmes de données de l'entreprise, généralement sous la forme de journaux d'événements. L'objectif de l'exploration de processus dans les opérations financières est de trouver et d'éliminer les goulots d'étranglement. goulets d'étranglement ou les inefficacités, ainsi que d'identifier les domaines d'amélioration et d'automatisation. l'automatisation.
L'exploration des processus peut être considérée comme une radiographie de votre entreprise ou comme une forme avancée d'analyse des processus opérationnels. Les données d'événements font partie intégrante de ce processus, capturant des éléments clés tels que les horodatages et les descriptions d'activités afin d'identifier des modèles et d'améliorer les performances opérationnelles. Pour les professionnels de la gestion des processus d'entreprise, cela offre des opportunités bien connues :
- Découverte des processus - de l'identification de l'état réel de vos processus financiers.
- Cartographie des processus - définir et communiquer l'état souhaité des processus dans l'ensemble de vos opérations financières.
- Suivi des processus - assurer le suivi de la conformité à vos processus et étapes d'approbation convenus entre les différentes équipes et unités opérationnelles.
- Réingénierie des processus - l'analyse systématique et la reconception des processus clés afin d'en accroître l'efficacité.
- Transformation numérique - la numérisation des processus et la transition vers des solutions avancées basées sur le cloud.
Histoire et évolution de l'exploitation minière
Le domaine de l'exploration des processus a commencé à prendre forme en 1999 à l'université d'Eindhoven, sous l'impulsion de l'informaticien néerlandais Wil van der Aalst, qui a inventé le terme "exploration des processus". Au départ, les techniques ont souvent été confondues avec les méthodes de gestion des flux de travail.
Cependant, au fur et à mesure que le domaine s'est développé, l'exploration de processus est devenue une discipline distincte, caractérisée par le développement d'algorithmes sophistiqués pour la découverte de processus, la vérification de la conformité et l'amélioration des processus. Aujourd'hui, l'exploration de processus est reconnue comme un outil essentiel pour l'amélioration des processus d'entreprise, avec une variété d'outils commerciaux d'exploration de processus disponibles pour aider les organisations à rationaliser leurs opérations et à atteindre une plus grande efficacité.
Questions financières courantes auxquelles l'extraction minière peut répondre
L'exploration des processus n'est pas la solution miracle à toutes les inefficacités des opérations financières, mais elle permet généralement de répondre à certaines questions clés :
- Combien de temps faut-il pour traiter les différents types de transactions financières ?
- Nos processus financiers varient-ils d'une équipe ou d'une unité opérationnelle à l'autre ?
- Quelles sont les raisons typiques des retouches ou des goulots d'étranglement dans nos principaux flux de travail financiers ?
- Utilisons-nous nos systèmes informatiques, tels que l'ERP, de manière efficace dans les différents processus ?
- Quelles sont les plus grandes opportunités d'automatisation dans nos opérations financières ?
- Quels sont les risques potentiels ou les défis en matière de conformité auxquels nous sommes confrontés aujourd'hui ou à l'avenir ?
Principaux avantages de l'extraction minière dans les opérations financières
- Un délai d'exécution plus rapide Pour de nombreuses opérations financières, le temps, c'est de l'argent. L'exploration des processus vous permet d'analyser et d'améliorer les délais et de réduire les goulets d'étranglement qui ralentissent les processus financiers.
- Améliorer la productivité L'exploration des processus vous permet d'analyser et de réduire le travail manuel, par exemple en réduisant ou en rationalisant les étapes d'approbation des factures ou la nécessité de retravailler les bons de commande incorrects.
- Gérer les risques et la conformité - L'exploration des processus peut vous aider à identifier les risques potentiels dans les opérations financières, par exemple les achats irréguliers ou les erreurs potentielles dans les paiements.
- Optimiser le fonds de roulement - Dans la plupart des activités commerciales, il est possible d'améliorer les conditions de paiement lorsque l'on paie trop tôt ou que l'on est payé trop tard.
- Découvrir les possibilités d'automatisation - L'exploration des processus permet d'identifier et de quantifier le potentiel d'une d'automatisation intelligente dans les opérations financières numérisées.
- Améliorer la satisfaction des clients et des fournisseurs - La suppression de la pénibilité des transactions peut favoriser les relations avec les clients et les fournisseurs.
Les cas d'utilisation typiques de l'exploration de processus dans la finance
Les rôles assumés par opérations financières sont variés et complexes, de sorte qu'en règle générale, l'exploration des processus peut apporter des avantages dans une longue liste de cas d'utilisation :
- Comptes fournisseurs - Améliorer le nombre de factures payées à temps et harmoniser et améliorer les conditions de paiement entre les différents fournisseurs.
- Comptes clients - réduire le délai de recouvrement des créances (DSO) ou optimiser le fonds de roulement disponible.
- Approvisionnement jusqu'au paiement - réduire le coût opérationnel par bon de commande en rationalisant ou en automatisant les étapes.
- De la commande à l'encaissement - réduire le nombre d'étapes nécessaires dans O2C, par exemple dans la gestion des commandes.
- Comptabilité et reporting - analyser et explorer les points de rupture des processus mensuels ou les sources de goulots d'étranglement dans les rapports réglementaires ou financiers.
- Gestion des voyages et des dépenses - s'assurer de la transparence des reçus déposés et des processus d'approbation.
Domaines des opérations financières où le process mining peut améliorer l'efficacité opérationnelle
Meilleures pratiques en matière d'extraction de processus pour les opérations financières
- Commencez par découvrir le processus. En développant une compréhension du processus actuel, vous obtenez une radiographie réaliste de la santé réelle de vos flux de travail au sein de votre ERP.
- Au-delà de l'ERP. Identifiez les principales sources de données nécessaires à l'exploration des processus. Il peut s'agir de données relatives aux transactions financières, aux clients et aux opérations.
- Fixer des objectifs clairs. Identifiez des objectifs clairs et mesurables pour les exercices d'exploration de processus. Il peut s'agir d'identifier les zones d'inefficacité, d'optimiser les coûts opérationnels ou d'augmenter le taux de numérisation.
- Évaluer le délai de rentabilité. Établissez un calendrier réaliste pour mener à bien l'exercice d'exploration des processus. Ce calendrier doit inclure un plan d'intégration et d'analyse des données, ainsi que toute étape supplémentaire nécessaire à l'identification et à la réalisation de la valeur.
- Investir dans la formation et la communication. N'oubliez pas que l'exploration de processus est un exercice de gestion du changement dans lequel les principales parties prenantes doivent être incluses, formées et informées des progrès réalisés.
- Viser des résultats cumulatifs et non immédiats. L'extraction de processus est rarement une solution rapide ou une solution miracle. Cherchez des moyens d'équilibrer les bénéfices immédiats et à plus long terme à mesure que vous augmentez la maturité de vos opérations financières.
Limites de l'exploration de processus pour la finance à l'aide de données de journaux d'événements
- Qualité des données sources. La précision des logiciels d'exploration de processus dépend des données utilisées pour créer le modèle de processus. Si vous ne faites pas confiance à vos données financières de base, vous risquez de ne pas faire confiance à vos informations sur les processus.
- Manque de visibilité sans journaux d'événements. Les logiciels d'exploration de processus n'offrent pas toujours une visibilité complète du processus, en particulier pour les processus ou les logiciels pour lesquels vous ne disposez pas de journaux d'événements.
- Manque de compréhension du temps et du mouvement. L'exploration des processus permet de mesurer les séquences d'événements dans un processus, mais elle ne peut pas donner une image complète des fournisseurs ou des clients qui sont les plus coûteux en temps et en travail manuel.
- Voir le problème, pas la cause. Les logiciels d'exploration des processus permettent d'identifier les problèmes en détail, mais ne sont pas toujours en mesure de découvrir les causes profondes des anomalies, des variations ou des erreurs des processus.
- Suivi de flux de travail complexes. Une opération financière moyenne doit utiliser plus de 25 applications commerciales, outils bureautiques, portails tiers et outils gouvernementaux. Il est rare que ces processus de bout en bout puissent tous être suivis efficacement grâce à l'exploration des processus.
Envisager une alternative : l'intelligence hybride des processus
Pour de nombreuses opérations financières, la nécessité d'améliorer les processus est évidente, mais la mise en œuvre d'un logiciel d'exploration des processus est un défi. Si vous avez déjà essayé le process mining ou si vous êtes encore en train de réfléchir à vos options, vous pourriez vouloir explorer les logiciels hybrides de logiciel d'intelligence des processus.
Cette nouvelle approche vous donne le niveau de détail d'un logiciel d'exploration des tâches tout en offrant la profondeur de couverture d'un logiciel d'exploration des processus. De plus, elle est 10 fois plus rapide à mettre en œuvre que la solution d'exploration de processus bien connue.
