Allons-y sans papier : Qu'y a-t-il à savoir ?
D'un point de vue organisationnel, la numérisation offre plus de possibilités et fait l'objet de plus d'améliorations que l'administration classique sur papier. Pour cette raison, et quelques autres, le passage aux documents électroniques est un choix d'avenir qui pourrait s'avérer très utile. Passer à la gestion des documents numériques n'est pas une tâche facile, et est souvent fait de manière incomplète ou erronée. Vous trouverez ci-dessous plusieurs informations, conseils et astuces à prendre en compte lors de la mise en œuvre de cette nouvelle méthode de travail.
Passez au numérique, soyez propre et conforme
Lorsque vous passez au bureau sans papier, faites-le correctement. Nettoyez les dossiers du personnel qui sont restés sans surveillance pendant trop longtemps. Ne stockez pas les documents que vous ne devriez pas stocker, car ils ne font que prendre de la place. Concentrez-vous sur les dossiers propres et les plaintes lorsque vous effectuez ce grand changement.
Determinez la conformité
Pour atteindre la conformité, il est très important de déterminer quand vous êtes conforme. Quels sont les documents que vous devez avoir en votre possession et ceux que vous voulez avoir. C'est la première étape pour parvenir à une gestion numérique des documents relatifs aux ressources humaines pleinement opérationnelle.
La conformité peut-elle être atteinte avec seulement des fichiers numériques ?
La conformité étant également définie comme le fait d'être en accord avec les lois applicables, une première question importante à se poser est de savoir si les fichiers numériques sont autorisés en remplacement d'un dossier "normal". La réponse à cette question est, avec réserve, oui. Les systèmes juridiques dans lesquels opèrent les entreprises n'évoluent pas au même rythme que celui souvent souhaité. Néanmoins, les dossiers numériques semblent avoir été acceptés comme une alternative légale aux dossiers papier. La réserve dans ma réponse provient des différences entre les pays. Il est toujours préférable de faire vérifier par un expert en droit si l'alternative numérique est satisfaisante, mais en général, c'est le cas.
Est-ce sûr ?
En matière de sécurité, le logiciel de gestion de contenu n'est pas différent d'une serrure. Certaines serrures sont faciles à forcer, et d'autres impossibles à ouvrir sans la clé. Un bon logiciel, qui est bien développé, est plus que suffisamment sûr.
Ne pas tout jeter
Il est facile d'avoir peur des amendes car il est possible d'enfreindre la loi. En particulier avec l'introduction du GDPR, jeter des documents semble être une alternative intéressante. Cela peut facilement se transformer en jeter beaucoup d'informations entraînant une destruction de valeur ou, dans le pire des cas, les amendes que vous avez initialement essayé d'éviter. Soyez strict et critique, mais n'ayez pas peur de conserver ce qui est utile et autorisé.
Qui peut quoi ?
Une question importante à se poser lors de la mise en place d'un système numérique est de savoir qui a accès à quoi ? Qui peut voir les documents, ajouter des pages ou les supprimer. Cela nécessite, en partie à cause du GDPR, un examen approfondi pour savoir qui obtient la clé et pour combien de temps. Un système de gestion de contenu doit permettre des configurations spécifiques qui peuvent différer selon les utilisateurs.
Rapports et conservation
Deux éléments très utiles pour la gestion des documents sont les rapports et la gestion de la conservation. Les rapports sont utilisés pour déterminer quels documents sont nécessaires dans un dossier, ce qui peut être une aide précieuse pour déterminer quels documents manquent et devraient être ajoutés. La gestion de la rétention est un atout majeur pour tout logiciel de contenu, qui gère les documents qui doivent être jetés à un moment donné. La rétention est le problème le plus important en matière de conformité, et ne cesse de remettre en question la conformité des entreprises du monde entier. Faites-vous une faveur et recherchez une solution qui dispose de ces deux fonctionnalités.
Partager
Enfin, un aspect souvent oublié des logiciels de gestion de contenu. Il est crucial que les logiciels qui entrent dans le système soient sécurisés. Il est peu judicieux de verrouiller un document qui a été envoyé via un compte de messagerie public. Cela signifie qu'un bon logiciel doit offrir un moyen sécurisé de partager des documents.
