No usemos papel: ¿Qué hay que saber?

Desde el punto de vista de la organización, la digitalización ofrece más oportunidades y está sujeta a más mejoras que la administración estándar en papel. Por esta razón, y algunas otras, hacer el cambio a los registros electrónicos es una opción de futuro que puede resultar muy útil. Hacer el cambio a la gestión digital de documentos no es una tarea fácil, y a menudo se hace de forma incompleta o errónea. A continuación se ofrecen varios datos, consejos y trucos que deben tenerse en cuenta a la hora de implantar esta nueva forma de trabajar.

Digitalice, limpie y cumpla con las normas

Cuando pases a la oficina sin papeles, hazlo bien. Limpia los archivos de personal que han estado desatendidos durante demasiado tiempo. No guardes los documentos que no debes guardar, porque sólo ocupan espacio. Céntrate en los expedientes limpios y reclamados cuando hagas este gran cambio.

Determinar la conformidad

Para alcanzar la conformidad, es muy importante determinar cuándo se cumple. Qué documentos debe tener en su poder, y cuáles quiere tener. Es el primer paso para llegar a una gestión digital de documentos de recursos humanos que funcione plenamente.

¿Se puede cumplir con la normativa sólo con archivos digitales?

Dado que la conformidad también se define como estar en línea con las leyes aplicables, una primera pregunta importante es si los expedientes digitales están permitidos como sustituto de un expediente "normal". La respuesta es, con reservas, que sí. Los sistemas jurídicos en los que operan las empresas no cambian al mismo ritmo que se desea. Sin embargo, los expedientes digitales parecen haber sido aceptados como una alternativa legal a los de papel. La reserva en mi respuesta, proviene de las diferencias entre países. Siempre es mejor que un experto en asuntos jurídicos compruebe a fondo si la alternativa digital será satisfactoria, pero en general será así.

¿Es seguro?

Cuando se trata de seguridad, el software de gestión de contenidos no es diferente de una cerradura. Algunas cerraduras son fáciles de abrir, y otras son imposibles de abrir sin la llave. Un buen software, bien desarrollado, es más que seguro.

No tire todo a la basura

Es fácil tener miedo a las multas porque es posible incumplir la ley. Especialmente con la introducción del GDPR, tirar los documentos parece una alternativa interesante. Esto puede transformarse fácilmente en tirar mucha información causando la destrucción de valor o, en el peor de los casos, las multas que inicialmente trató de evitar. Sea estricto y crítico, pero no tenga miedo de conservar lo que es útil y está permitido.

¿Quién puede qué?

Una pregunta importante a la hora de crear un sistema digital es quién tiene acceso a qué. Quién puede ver los documentos, añadir páginas o eliminarlas. Esto requiere, en parte debido al GDPR, un examen exhaustivo de quién tiene la llave y durante cuánto tiempo. Un sistema de gestión de contenidos debe permitir configuraciones específicas que pueden variar según el usuario.

Informes y retención

Dos partes muy útiles para la gestión de documentos son los informes y la gestión de la retención. Los informes se utilizan para evaluar qué documentos son necesarios dentro de un expediente, lo que puede ser de gran ayuda para evaluar qué documentos faltan y deben añadirse. La gestión de la retención es una gran baza para cualquier software de contenidos, que gestiona los documentos que deben tirarse en un momento determinado. Como el mayor problema de cumplimiento, la retención sigue desafiando el cumplimiento de las empresas de todo el mundo. Hágase un favor y busque una solución que tenga estas dos funcionalidades.

Compartir

Por último, una parte a menudo olvidada del software de gestión de contenidos. Es crucial que el software que se introduce en el sistema, llegue seguro. No tiene mucho sentido bloquear un documento que se ha enviado a través de una cuenta de correo pública. Esto significa que un software adecuado debe ofrecer una forma segura de compartir documentos.