Aus organisatorischer Sicht bietet die Digitalisierung mehr Möglichkeiten und ist verbesserungsfähig als die herkömmliche Papierverwaltung. Aus diesem und einigen anderen Gründen ist die Umstellung auf elektronische Unterlagen eine zukunftssichere Entscheidung, die sich als sehr nützlich erweisen kann. Die Umstellung auf die digitale Dokumentenverwaltung ist keine leichte Aufgabe und wird häufig unvollständig oder falsch durchgeführt. Im Folgenden finden Sie einige Informationen, Tipps und Tricks, die bei der Einführung dieser neuen Arbeitsweise berücksichtigt werden sollten.
Digital, sauber und gesetzeskonform werden
Wenn Sie auf das papierlose Büro umstellen, machen Sie es richtig. Bereinigen Sie die Personalakten, die zu lange unbeaufsichtigt geblieben sind. Bewahren Sie keine Dokumente auf, die Sie nicht aufbewahren sollten, denn sie nehmen nur Platz weg. Konzentrieren Sie sich bei dieser großen Umstellung auf saubere und reklamierte Dossiers.
Die Einhaltung der Vorschriften prüfen
Um die Konformität zu erreichen, ist es sehr wichtig zu bestimmen, wann Sie konform sind. Welche Dokumente sollten Sie in Ihrem Besitz haben, und welche wollen Sie haben. Dies ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem voll funktionsfähigen digitalen Dokumentenmanagement im Personalwesen.
Kann die Einhaltung der Vorschriften nur mit digitalen Akten erreicht werden?
Da Konformität auch als Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen definiert wird, ist eine erste wichtige Frage, ob digitale Akten als Ersatz für ein "normales" Dossier zulässig sind. Die Antwort darauf lautet unter Vorbehalt: Ja. Die Rechtssysteme, in denen Unternehmen tätig sind, ändern sich nicht so schnell, wie es oft gewünscht wird. Dennoch scheinen digitale Akten als rechtliche Alternative zu Papierakten akzeptiert zu sein. Der Vorbehalt in meiner Antwort rührt von den Unterschieden zwischen den Ländern her. Es ist immer besser, von einem Rechtsexperten gründlich prüfen zu lassen, ob die digitale Alternative zufriedenstellend ist, aber im Allgemeinen wird dies der Fall sein.
Ist es sicher?
Wenn es um Sicherheit geht, ist Content Management Software nicht anders als ein Schloss. Manche Schlösser sind leicht zu knacken, andere wiederum lassen sich ohne Schlüssel nicht öffnen. Eine gute Software, die gut entwickelt ist, ist mehr als sicher genug.
Werfen Sie nicht alles weg
Es ist leicht, sich vor Geldstrafen zu fürchten, denn es ist möglich, gegen das Gesetz zu verstoßen. Insbesondere mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung scheint das Wegwerfen von Dokumenten eine interessante Alternative zu sein. Dies kann leicht dazu führen, dass viele Informationen weggeworfen werden, was zu einer Wertvernichtung oder im schlimmsten Fall zu den Geldbußen führt, die Sie ursprünglich vermeiden wollten. Seien Sie streng und kritisch, aber scheuen Sie sich nicht, zu behalten, was nützlich und erlaubt ist.
Wer kann was?
Eine wichtige Frage, die man sich bei der Einrichtung eines digitalen Systems stellen muss, ist die Frage: Wer hat Zugriff auf was? Wer kann Dokumente einsehen, Seiten hinzufügen oder entfernen. Dies erfordert, zum Teil aufgrund der Datenschutzgrundverordnung, eine gründliche Prüfung, wer den Schlüssel erhält und wie lange. Ein Content-Management-System muss spezifische Einstellungen ermöglichen, die je nach Benutzer unterschiedlich sein können.
Berichterstattung und Aufbewahrung
Zwei sehr nützliche Bestandteile der Dokumentenverwaltung sind die Berichterstattung und die Verwaltung der Aufbewahrung. Mit Hilfe von Berichten wird festgestellt, welche Dokumente in einem Dossier benötigt werden, was eine enorme Hilfe bei der Feststellung sein kann, welche Dokumente fehlen und hinzugefügt werden sollten. Die Aufbewahrungsverwaltung ist ein starker Pluspunkt für jede Content-Software, die die Dokumente verwaltet, die nach einer bestimmten Zeit weggeworfen werden sollten. Als größtes Problem bei der Einhaltung von Vorschriften stellt die Aufbewahrung von Dokumenten die Compliance von Unternehmen auf der ganzen Welt immer wieder in Frage. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und suchen Sie nach einer Lösung, die diese beiden Funktionalitäten bietet.
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Und schließlich ein oft vergessener Teil der Content-Management-Software. Es ist wichtig, dass Software, die in das System aufgenommen wird, sicher ankommt. Es macht wenig Sinn, ein Dokument, das über ein öffentliches E-Mail-Konto verschickt wurde, wegzusperren. Das bedeutet, dass eine geeignete Software eine sichere Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten bieten sollte.
