Das Bankwesen ist ein stark regulierter Wirtschaftszweig, und die Regierung hat in diesem Sektor höhere Anforderungen an die "Know Your Customer"-Gesetze (KYC) gestellt. Dies hat weitreichende Auswirkungen für die Kunden, und die Vorschriften betreffen jedes Institut, das Geld verwaltet. Infolgedessen sind die Banken natürlich in der Pflicht, die KYC-Vorschriften einzuhalten, um Betrug einzudämmen, aber sie tragen auch eine Mitverantwortung für alle, die mit ihrem Unternehmen Geschäfte machen.
Die KYC-Gesetze sollen sicherstellen, dass die Banken stets die Identität überprüfen, die Risiken angemessen bewerten und den Kunden keine verbotenen Listen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus helfen die KYC-Gesetze bei der Bekämpfung von Betrugsversuchen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Entscheidend ist es, die richtige Balance zu finden, damit unschuldige Kunden nicht die Hauptlast der Anforderungen tragen müssen.
Die Banken können sich dem obligatorischen KYC-Prozess zur Überprüfung der Kunden nicht entziehen. Ursprünglich wurden die KYC-Gesetze 2001 als Teil des Patriot Act eingeführt, der zur Verhinderung und Überwachung terroristischer Aktivitäten erlassen wurde. Heute muss jedes Finanzprodukt und jede Transaktion eine KYC-Prüfung durchlaufen.
KYC-Anforderungen für die Eröffnung von Bankkonten
Mit dem Patriot Act wurden KYC-Gesetze eingeführt und die Durchsetzung sowie die Anforderungen an das Bankgeheimnisgesetz von 1970 erweitert. Deshalb, Titel III des Patriot Act von den Banken die Anwendung folgender Maßnahmen: Ein Kundenidentifizierungsprogramm (Customer Identification Program, CIP) und Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (Customer Due Diligence, CDD).
Um die Anforderungen des CIP zu erfüllen, müssen sie ihre Kunden bei der Kontoeröffnung um bestimmte Dokumente zur Identifizierung bitten. Dies sind die Arten von Dokumenten, die üblicherweise verlangt werden:
- Name
- Datum der Geburt
- Nachweis der Adresse
- Von der Regierung vergebene Identifikationsnummer
- Staatliche Ausweise (Führerschein oder Reisepass)
- Beglaubigte Gründungsurkunde
- Partnerschaftsabkommen
- Treuhandinstrument
- Staatliche Geschäftslizenz
Andere Arten von Nachweisdokumenten können sein:
- Finanzielle Referenzen
- Daten von einer Verbraucherberatungsstelle oder einer öffentlichen Datenbank
- Jahresabschlüsse
Die Banken können selbst bestimmen, welche Dokumente sie anfordern, solange sie die Identifikationsdaten überprüfen können.
Anforderungen an die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden (CDD)
Der nächste Aspekt der KYC ist die CDD. Um die CDD zu erfüllen, müssen die Banken in der Lage sein, vorherzusagen, welche Arten von Finanztransaktionen ein Kunde tätigen könnte, damit die Bank verdächtige Aktivitäten überwachen und aufdecken kann. Außerdem sollte die Bank dem Kunden eine Risikoeinstufung zuweisen, um zu beurteilen, wie sie das Konto überwachen sollte und welche Kunden ein zu großes Risiko darstellen, um sie als neue Kunden aufzunehmen.
Falls erforderlich, würden die Banken die Verbraucher um weitere Informationen bitten, wie z. B. ihren Beruf, eine Beschreibung des Geschäftsbetriebs, die Finanzierungsquelle, den Zweck ihres Kontos und mehr. Die Banken müssen zwar die CDD-Anforderungen erfüllen, verfügen aber nicht über eine Reihe von Standardarbeitsanweisungen (SOPs), um dies zu tun.
Um es klar zu sagen: Der Patriot Act geht nicht speziell auf CDD ein, aber er verpflichtet die Banken, Berichte über verdächtige Aktivitäten zu erstellen. Wenn eine Bank nicht genug über ihre Kunden weiß, hat sie auch nicht genug Daten, um diese Berichte einzureichen.
Die FDIC, das Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN), das Board of Governors der Fed, der Comptroller of the Currency des US-Finanzministeriums, der IRS und andere schreiben CDD jedoch streng vor.
Wenn eine Bank ihre Sorgfaltspflicht erfüllt hat, kann sie verdächtige Überweisungen, internationale Transaktionen und Offshore-Transaktionen kennzeichnen und einen Kunden als "Hochrisikokonto" einstufen, das einer verstärkten Überwachung unterzogen werden sollte. Die Bank kann sich auch mit dem Kunden in Verbindung setzen, um seine Transaktionen zu erklären.
Was ist der Unterschied zwischen KYC und Anti-Geldwäsche?
Know Your Customer (KYC) ist den Anti-Geldwäsche-Protokollen (AML) sehr ähnlich, und beide sind miteinander verbunden. KYC bringt Transparenz in die AML, indem es seine Überprüfungen, Überwachungen und Markierungsaktivitäten nutzt, um verdächtige Aktivitäten aufzudecken, die Geldwäsche beinhalten könnten.
Warum der KYC-Prozess wichtig ist
Wenn die Banken Maßnahmen ergreifen, um die Identität der Verbraucher zu überprüfen und ihre Ausgabengewohnheiten zu verstehen, haben sie mehr Daten auf ihrer Seite, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Die einzige Möglichkeit für Menschen, Geld zu waschen oder Terrorismus zu finanzieren, ist die Eröffnung anonymer Konten. KYC gibt den Banken die Möglichkeit, diese Art von Aktivitäten besser zu erkennen.
Mit der Verschärfung der Vorschriften müssen die Banken lernen, sich entsprechend zu verhalten, sonst drohen teure Geldstrafen und Bußgelder. Zwischen 2013 und 2014, sahen sich Finanzinstitute mit Verbindlichkeiten in Höhe von 4,3 Milliarden Dollar konfrontiertDas ist viermal so viel wie in den vorangegangenen neun Jahren insgesamt.
Globale Banken sind nicht immun, denn JP Morgan und HSBC wurden mit einer Geldstrafe von jeweils 2 Millionen Dollar belegt weil sie verdächtige Aktivitäten nicht gemeldet hatten.
KYC-Kosten für die Geschäftsabwicklung
KYC erhöht zwar die Kosten der Geschäftstätigkeit im Finanzsektor, aber es ist teurer, die Vorschriften nicht einzuhalten. Die wichtigste Komponente besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen der Einhaltung der Vorschriften und der Erfüllung der Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden zu finden.
Das Bankwesen wird auch weiterhin stärker reguliert sein als andere Branchen. Es ist also an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, wie man die Vorschriften effektiv einhalten kann, ohne den Betrieb zu stören oder Kundenverluste zu verursachen. Ein weiteres Problem ist, dass eine Bank, die wegen Betrugs verurteilt wird, nicht nur hohe Geldstrafen zahlen muss, sondern auch die Beziehungen zu ihren Lieferanten dauerhaft schädigen und einen Reputationsverlust erleiden kann.
Laut einer Thomson Reuters Umfrage gaben 89 % der Firmenkunden an, dass sie keine guten Erfahrungen mit der KYC gemacht haben. Dennoch hat die Regierung KYC eingeführt, bevor moderne technische Hilfsmittel verfügbar waren. Das bedeutet, dass viele der derzeit eingesetzten KYC-Systeme veraltet sind. Wenn sie aktualisiert werden, können sie die Einhaltung der Vorschriften komfortabler und nahtloser machen.
Optimierung und Automatisierung des Know Your Customer-Prozesses
Das moderne regulatorische Umfeld macht es den Banken schwer, ihren Kundenstamm durch bequemere und kostengünstigere digitale Kanäle zu vergrößern. Die Kunden möchten ihre Bankgeschäfte bequem von überall und auf jedem Gerät erledigen und wünschen sich eine nahtlose, schnelle und einfache Abwicklung. Dennoch müssen die Banken die mit den KYC-Vorschriften verbundenen Prozesse verwalten, die manche Kunden Tage oder sogar Wochen warten lassen, während ihre Daten überprüft werden.
Diese widersprüchlichen Anforderungen bieten jedoch eine Chance für neue Technologien, um manuelle KYC- und Kundenanbahnungsprozesse in einen rationalisierten Arbeitsablauf zu verwandeln.
Digitale Prozesse können den KYC-Prozess revolutionieren und physische Interaktionen überflüssig machen, während gleichzeitig die Bearbeitungszeit verkürzt und ein umfassendes Bild von jedem Kunden erstellt wird. Die Optimierung des KYC-Prozesses mit den richtigen Schritten und Tools sollte die folgenden Fähigkeiten haben:
- Kann die Echtheit von Ausweispapieren überprüfen.
- Erfasst biometrische Daten.
- Überprüft die Identität des Kunden durch Abgleich der biometrischen Daten mit Ausweisdokumenten.
- Skalierbar für Banken mit globaler Präsenz oder dem Wunsch nach Wachstum.
- Verbessert die positive Erfahrung beim Kundeneinstieg.
Es ist an der Zeit, Robotic Process Automation (RPA) in Betracht zu ziehen, die klar definierte und regelbasierte Prozesse automatisiert, die nicht invasiv sind und eine Benutzeroberfläche auf der Grundlage bestehender Anwendungen erstellen. RPA lässt sich daher schnell ausführen. Da RPA auf aktuellen Anwendungen aufbaut, ist es ideal für die Unterstützung von Ad-hoc-KYC-Überprüfungen und die Integration von Regel-Engines zur Unterstützung der KYC-Compliance.
KYC-Einhaltung
Im Bankwesen muss Ihr Institut die Einhaltung der KYC-Vorschriften nachweisen und sicherstellen, dass jeder Beteiligte seinen Teil dazu beigetragen hat. Dazu gehört die Dokumentation und Speicherung relevanter Unterlagen über alle Kunden, einschließlich Art und Umfang ihrer Finanztransaktionen, ihre Kontoart, der Grund für ihr Konto und die Quelle ihrer Gelder. Wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen und überprüfen können, riskieren Sie erhebliche Geldstrafen, Rufschädigung und mögliche rechtliche Konsequenzen.
Zumindest sollten die Banken Unterlagen über die Art der Geschäftstätigkeit des Kunden, die Finanzierungsquellen, den Zweck bestimmter Transaktionen und genaue Vorhersagen über künftige Transaktionen haben. Zu den drei wesentlichen Komponenten eines "Know Your Customer"-Regelwerks gehören:
Identifizierung des Kunden
Die Banken müssen jede Datenquelle zur Kundenidentifizierung auf Unstimmigkeiten oder Betrug überprüfen und analysieren. Je nach Land sind weitere Faktoren zu prüfen, z. B. ob der potenzielle Kunde auf einer Sanktionsliste steht oder als politisch exponierte Person (PEP) identifiziert wurde, die besonders anfällig für Korruption ist.
CDD
Die Sorgfaltspflicht gegenüber dem Kunden umfasst das Sammeln verfügbarer Identifizierungsdaten aus authentischen und vertrauenswürdigen Quellen, die Bestimmung des Zwecks und der Art des Kontos und die kontinuierliche Überwachung, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten mit den gespeicherten Kundendaten übereinstimmen.
Erhöhte Sorgfaltspflicht (EDD)
Wenn ein Kunde als risikoreich eingestuft wird, sollten verstärkte Sorgfaltsmaßnahmen ergriffen werden, wie z. B. weitere Nachforschungen, die Anforderung weiterer Unterlagen und eine verstärkte Überwachung.
Das Extrahieren, Analysieren und Eingeben von Daten in bestehende Prozesse, wie z. B. das Kunden-Onboarding, ist jedoch zeitaufwändig und kann mit manuellen und veralteten Systemen nicht in großem Umfang durchgeführt werden. Andererseits kann die Automatisierung diese Probleme lösen und eine schnellere, überprüfbare und robuste KYC-Compliance gewährleisten.
Checkliste für die KYC-Due-Diligence-Prüfung
Die Einführung eines wirksamen KYC-Systems erfordert eine sorgfältige Planung. Es gibt einige bewährte Verfahren, die befolgt werden sollten, darunter die nachstehende Checkliste für die KYC-Due-Diligence:
Kundenidentifizierungsprogramm (CIP): Nach geltendem US-Recht ist jedes Finanzinstitut verpflichtet, ein CIP zu führen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Ein konformes CIP erfordert einen Namen, ein Geburtsdatum, eine Adresse und eine Identifikationsnummer. Anschließend muss die Bank diese Informationen überprüfen.
CDD: Der wirksame Einsatz von CDD bedeutet, dass angemessene Risikobewertungen durchgeführt und anschließend die Untersuchung von Kunden mit hohem Risiko verbessert werden.
Konsequente Überwachung: Die Risikobewertung erfolgt kontinuierlich. Sie sollten immer auf ungewöhnliche Aktivitäten achten. So können Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen, bevor ein Schaden entsteht.
Innovationen im Bereich KYC
Die Nutzung digitaler Plattformen für die Automatisierung und sogar Blockchain kann dazu beitragen, den Zeit- und Kostenaufwand für KYC-Workflows zu verringern und gleichzeitig das Kundenerlebnis erheblich zu verbessern. Darüber hinaus ist die Transaktionsüberwachung effektiver, während die Datenqualität verbessert wird. Einige dieser Innovationen umfassen die Identitätsüberprüfung in Echtzeit, um Betrugsschutz und Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig die Bedürfnisse der Kunden schnell zu erfüllen.
Es steht außer Frage, dass manuelle "Know Your Customer"-Prozesse sowohl für die Bank als auch für den Kunden mühsam und zeitaufwändig sind. So muss beispielsweise eine CIP-Datei, die beim Onboarding angelegt wird, während des gesamten Kundenlebenszyklus überprüft und manuell aktualisiert werden. Nach dem Onboarding wird jede Ergänzung der Datei schwieriger und komplexer zu verwalten.
Die Prozesse sind nicht nur auf der Papierseite zeitaufwändig, sondern auch isolierte digitale Dokumente stellen Herausforderungen und Risiken dar. Wenn menschliche Mitarbeiter damit beauftragt werden, Verbindungen zwischen mehreren Kopien zu finden, kann dieser Prozess Tage, Wochen oder Monate dauern. Jedes Mal, wenn eine KYC-Datei erneut geöffnet wird, müssen die Mitarbeiter die Daten neu lernen und feststellen, wie sie neuen Dokumenten zugeordnet werden können. Diese Art von Aufgaben nimmt Zeit in Anspruch und lenkt die Aufmerksamkeit von anderen wichtigen Geschäftsbereichen ab.
Wie können KYC-Innovationen die Genauigkeit, Effizienz und Skalierbarkeit der Prozesse verbessern, ohne die Arbeitsbelastung zu erhöhen?
Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) kann wichtige KYC-Prozesse automatisieren, die mit dem Kunden-Onboarding verbunden sind, einschließlich Kommunikation, Faxempfang, Scannen, Verarbeitung, Validierung, Dokumentenspeicherung, Abruf und MIS-Berichterstattung. DPA kann auch dabei helfen, andere manuelle KYC-bezogene Prozesse und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, darunter:
- Einrichten von Kundendaten (Hochladen von identifizierenden Dokumenten in das CRM-System).
- Validierung von strukturierten und unstrukturierten Kundeninformationen, Erfassung von Daten, Zugriff auf Datenbanken und Ausfüllen von Formularen.
- Sammeln und Überwachen von Kundeninformationen aus verschiedenen Datenbanken.
- Speicherung und Verwaltung von Daten aus mehreren Systemen und Konsolidierung der Daten in einem zentralen Portal für Echtzeit und einfachen Zugriff.
- Kundenscreening durch Überprüfung vorhandener Verbraucherdaten in staatlichen Datenbanken.
- Überwachungswarnungen in Echtzeit.
- Pflege des Prüfpfads.
Eine weitere KYC-Innovation ist der Einsatz von Blockchain zur Überprüfung. Mit der Blockchain-Technologie können erweiterte Ausweiskontrollen überflüssig werden, da Blockchain-Datenbanken über eine eingebaute Unveränderlichkeit verfügen. Zur Veranschaulichung: Eine Bank kann eine Anfrage an eine Blockchain-Plattform senden, um auf Kundenidentifikationsdaten zuzugreifen. Der Kunde erteilt dann seine Zustimmung und erlaubt den Zugriff über ein Einmalpasswort (OTP). Die Bank hat Zugriff auf die Daten, aber der Kunde ist immer noch Eigentümer seiner Dokumente. Da die Blockchain-Technologie ein verteiltes Ledger-Modell verwendet, gibt es außerdem keine einzige Schwachstelle und keine einzige Autorität. Einmal eingegebene Daten werden durch Kryptographie gesichert und können nicht ohne Zustimmung von 51 % des Netzwerks geändert werden.
Zusammengefasst
Während die Einhaltung der KYC-Richtlinien die Kosten und die Durchlaufzeit erhöhen kann, wenn sie über Altsysteme und manuelle Arbeit umgesetzt wird, ist es wichtig zu beachten, dass KYC-Innovationen wie Automatisierung und Blockchain-Technologie dazu beitragen können, die Genauigkeit, Effizienz, Zykluszeiten, Prüfbarkeit, Transparenz, Zentralisierung, allgemeine Einhaltung und Kundenzufriedenheit zu erhöhen. KYC ist ein wichtiger Prozess zur Eindämmung von Betrug, Geldwäsche, finanziellem Fehlverhalten und mehr. Es ist jedoch an der Zeit, den KYC-Prozess mit zukunftssicheren Technologien zu vereinfachen.
ProcessMaker stellt sicher, dass Banken, die auf Sicherheit und Komfort bedacht sind, die Anforderungen der Know-Your-Customer-Richtlinie durch seine digitale Prozessautomatisierungsplattform erfüllen können. Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.
