Guía del proceso "Conozca a su cliente" (KYC) para la banca

La banca es una industria altamente regulada, y el gobierno ha estado exigiendo a este sector normas más estrictas en relación con las leyes de "Conozca a su cliente" (KYC). El impacto es amplio para los clientes, y los mandatos afectan a todas las instituciones que manejan dinero. Como resultado, los bancos están ciertamente en el gancho en el cumplimiento de KYC para mitigar el fraude, pero también comparten la responsabilidad con cualquier persona que realiza transacciones con su negocio.

Las leyes KYC están diseñadas para garantizar que los bancos siempre verifiquen las identidades, evalúen los riesgos adecuadamente y no proporcionen a los clientes listas prohibidas. Además, las leyes CSC ayudan a combatir los esquemas de fraude, el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo. El componente crucial es encontrar el equilibrio adecuado, para que los clientes inocentes no tengan que soportar el peso de los requisitos. 

Los bancos no pueden eludir el proceso obligatorio de CSC de verificación de los clientes. Inicialmente, las leyes de CSC se incorporaron e introdujeron en 2001 como parte de la Ley Patriótica, aprobada para ayudar a prevenir y vigilar las actividades terroristas. Hoy en día, todos los productos y transacciones financieras deben pasar por controles KYC.

Requisitos KYC para la apertura de cuentas bancarias

La sección de la Ley Patriota introdujo leyes de CSC, añadió la aplicación y los requisitos a la Ley de Secreto Bancario de 1970. Por lo tanto, el Título III de la Ley Patriota requiere que los bancos empleen lo siguiente: Un Programa de Identificación de Clientes (CIP) y Diligencia Debida sobre el Cliente (CDD).

Para cumplir los requisitos del PIC, deben pedir a sus clientes documentos específicos relacionados con la información de identificación durante el proceso de apertura de la cuenta. Estos son los tipos de documentos que suelen solicitarse:

  • Nombre
  • Fecha de nacimiento
  • Prueba de dirección
  • Número de identificación emitido por el gobierno 
  • Documento de identidad emitido por el gobierno (licencia de conducir o pasaporte)
  • Escritura de constitución certificada
  • Acuerdo de asociación
  • Instrumento fiduciario
  • Licencia comercial expedida por el gobierno

Otros tipos de documentos de verificación pueden ser:

  • Referencias financieras
  • Datos de una agencia de información al consumidor o de una base de datos pública
  • Estados financieros

Los bancos pueden determinar qué documentos solicitan siempre que puedan verificar los datos de identificación.

Requisitos de diligencia debida con respecto al cliente (DDC)

El siguiente aspecto de la CSC es la DDC. Para cumplir con la DDC, los bancos deben tener la capacidad de predecir qué tipos de transacciones financieras podría hacer un cliente, de modo que el banco pueda vigilar y detectar actividades sospechosas. Además, el banco debe asignar al cliente una calificación de riesgo para evaluar cómo debe vigilar la cuenta y qué clientes suponen un riesgo demasiado importante para aceptarlos como nuevos clientes.

Si se justifica, los bancos pedirán a los consumidores más información, como su ocupación, una descripción de las operaciones comerciales, la fuente de financiación, la finalidad de su cuenta, etc. Aunque los bancos deben cumplir los requisitos de DDC, no disponen de un conjunto de procedimientos operativos estándar para hacerlo. 

Para ser claros, la Ley Patriota no habla específicamente de la DDC, pero sí obliga a los bancos a presentar informes de actividades sospechosas. Si un banco no sabe lo suficiente sobre sus clientes, no tendrá suficientes datos para presentar dichos informes.

Sin embargo, la FDIC, la Red de Aplicación de los Delitos Financieros (FinCEN), la Junta de Gobernadores de la Reserva Federal, el Contralor de la Moneda del Tesoro de EE.UU., el IRS y otros, exigen estrictamente la DDC. 

Cuando un banco ha realizado su diligencia debida, puede señalar las transferencias electrónicas, las transacciones internacionales y las transacciones off-shore sospechosas y considerar a un cliente como una cuenta de "alto riesgo" que debe inducir un mayor nivel de supervisión. El banco también puede ponerse en contacto con el cliente para explicarle sus transacciones.

¿Cuál es la diferencia entre CSC y Antiblanqueo de Capitales?

Conozca a su cliente es bastante similar a los protocolos contra el blanqueo de capitales (AML), y están conectados. Conozca a su cliente aporta transparencia a la lucha contra el blanqueo de capitales utilizando sus actividades de verificación, supervisión y señalización para sacar a la luz actividades sospechosas que puedan implicar blanqueo de capitales.

Por qué es importante el proceso KYC

Cuando los bancos toman medidas para verificar la identidad de los consumidores y conocer sus hábitos de gasto, pueden disponer de más datos para detectar actividades sospechosas. La única manera de blanquear dinero o financiar el terrorismo es abriendo cuentas anónimas. El sistema KYC permite a los bancos detectar mejor este tipo de actividades.

A medida que la normativa se hace más estricta, los bancos deben aprender a cumplirla o, de lo contrario, enfrentarse a costosas multas y sanciones. Entre 2013 y 2014, las instituciones financieras tuvieron que hacer frente a 4.300 millones de dólares en responsabilidadeslo que supone cuatro veces más que en los nueve años anteriores en total.

Los bancos mundiales no son inmunes, ya que JP Morgan y HSBC fueron multados con 2 millones de dólares cada uno porque no informaron de actividades sospechosas.

El coste de hacer negocios con KYC

Si bien es cierto que el CSC aumenta el coste de hacer negocios en el sector financiero, es más caro no cumplirlo. El componente más importante es encontrar un equilibrio entre el cumplimiento y la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes. 

La banca seguirá estando más regulada que otros sectores, por lo que es el momento de determinar cómo cumplir la normativa de forma eficaz sin interrumpir las operaciones ni causar pérdidas a los clientes. Otro problema es que si su banco es multado por fraude, no solo puede costar fuertes multas, sino que también puede dañar las relaciones con los proveedores de forma permanente y causar una pérdida de reputación.

Según un informe de Thomson Reuters el 89% de los clientes corporativos afirmaron no haber tenido una buena experiencia en materia de CSC. Sin embargo, el gobierno implementó el KYC antes de que las herramientas tecnológicas contemporáneas estuvieran disponibles. Esto significa que muchos de los sistemas de KYC actualmente en vigor están anticuados, y cuando se actualizan, pueden hacer que el cumplimiento sea más cómodo y fluido.

Optimización y automatización del proceso "Conozca a su cliente".

Lista de control del proceso KYC

El moderno panorama normativo dificulta que los bancos hagan crecer su base de clientes a través de canales digitales más cómodos y de menor coste. Los clientes quieren la comodidad de realizar operaciones bancarias desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, y les gusta una experiencia fluida, rápida y fácil. Sin embargo, los bancos deben gestionar los procesos asociados a las normativas de CSC que pueden hacer que algunos clientes esperen durante días o incluso semanas mientras se verifican sus datos.

Sin embargo, estas demandas contradictorias crean una oportunidad para que las nuevas tecnologías transformen los procesos manuales de CSC y de incorporación de clientes en un flujo de trabajo racionalizado.

Los procesos digitales pueden revolucionar el KYC y eliminar la necesidad de interacciones físicas, a la vez que se reduce el tiempo de procesamiento y se extrae la imagen completa de cada cliente. La optimización del proceso KYC con los pasos y las herramientas adecuadas debe tener las siguientes capacidades:

  • Puede verificar la autenticidad de los documentos de identificación.
  • Captura de datos biométricos.
  • Valida la identidad del cliente mediante el cruce de datos biométricos con documentos de identidad.
  • Escalable para bancos con presencia global o que deseen crecer.
  • Mejora la experiencia de incorporación de los clientes.

Es el momento de considerar la automatización de procesos robóticos (RPA), que automatiza procesos claramente definidos y basados en reglas que no son invasivas y construye una interfaz de usuario basada en las aplicaciones existentes. Así, la RPA es rápida de ejecutar. Dado que la RPA se basa en las aplicaciones actuales, es ideal para apoyar las verificaciones ad hoc de KYC y para integrar los motores de reglas que apoyan el cumplimiento de KYC.

Cumplimiento de las normas KYC

En el sector bancario, la responsabilidad de demostrar el cumplimiento de las normas KYC recae en su institución y en garantizar que todas las partes interesadas hayan cumplido con su parte. Este proceso implica documentar y almacenar los registros pertinentes de todos los clientes, incluyendo la naturaleza y el tamaño de sus transacciones financieras, su tipo de cuenta, el motivo de su cuenta y el origen de sus fondos. Si no puede proporcionar y verificar estos datos, corre el riesgo de recibir importantes multas, daños a su reputación y posibles implicaciones legales.

Como mínimo, los bancos deben disponer de documentos sobre el tipo de negocio de los clientes, las fuentes de financiación, el propósito de las transacciones específicas y las predicciones precisas de las transacciones futuras. Los tres componentes vitales de un marco de cumplimiento de "Conozca a su cliente" incluyen:

Identificación del cliente

Los bancos deben verificar y analizar cada fuente de datos de identificación del cliente para detectar cualquier incoherencia o fraude. Dependiendo del país, puede haber otros factores que revisar, como si el cliente potencial está en una lista de sanciones o es identificado como una persona políticamente expuesta (PEP) que es más vulnerable a la corrupción.

CDD

La diligencia debida con el cliente incluye la recopilación de los datos de identificación disponibles de fuentes auténticas y de confianza, la determinación de la finalidad y la naturaleza de la cuenta, y el mantenimiento de una supervisión continua para garantizar que la actividad es coherente con los datos almacenados del cliente.

Diligencia debida reforzada (EDD)

Cuando un cliente es señalado como de alto riesgo, deben tomarse medidas reforzadas de diligencia debida, como una mayor investigación, la solicitud de más documentos y un mayor seguimiento.

Sin embargo, la extracción, el análisis y la introducción de datos en los procesos existentes, como la incorporación de clientes, son tareas que requieren mucho tiempo y no es posible ejecutar estos procesos a escala con sistemas manuales y anticuados. Por otro lado, la automatización puede resolver estos problemas y garantizar un cumplimiento de KYC más rápido, auditable y sólido.

Lista de comprobación de la diligencia debida en materia de CSC

Se necesita una cuidadosa planificación para implantar un sistema KYC eficaz. Existen algunas prácticas recomendadas que deben seguirse, incluida la lista de comprobación de la diligencia debida en materia de CSC que figura a continuación:

Programa de identificación de clientes (CIP): Las leyes actuales de Estados Unidos exigen que todas las instituciones financieras mantengan un PIC para evitar el blanqueo de dinero o la financiación del terrorismo. Un PIC que cumpla con los requisitos requiere un nombre, una fecha de nacimiento, una dirección y un número de identificación. A continuación, el banco debe verificar esta información.

DDC: Desplegar la DDC de forma eficaz significa realizar evaluaciones de riesgo adecuadas y, a continuación, reforzar la investigación de los clientes de alto riesgo.

Seguimiento constante: La evaluación del riesgo es continua. Hay que vigilar siempre la actividad inusual. De este modo, podrás tomar las medidas adecuadas antes de que se produzca cualquier daño.

Innovaciones en KYC

La utilización de plataformas digitales para la automatización e incluso el blockchain puede ayudar a reducir el tiempo y el coste de los flujos de trabajo de KYC, al tiempo que mejora la experiencia del cliente de manera significativa. Además, el seguimiento de las transacciones es más eficaz y se mejora la calidad de los datos. Algunas de estas innovaciones incluyen la verificación de la identidad en tiempo real para garantizar la protección contra el fraude y la seguridad, al tiempo que se satisfacen rápidamente las necesidades de los clientes.

No cabe duda de que los procesos manuales de "Conozca a su cliente" son dolorosos y consumen mucho tiempo para el banco y el cliente. Por ejemplo, una vez que se crea un archivo CIP en el momento de la incorporación, debe revisarse y actualizarse manualmente durante todo el ciclo de vida del cliente. Después de la incorporación, cada adición al archivo se vuelve más difícil y compleja de gestionar. 

Los procesos no sólo consumen tiempo en el lado del papel, sino que los documentos digitales aislados también plantean retos y riesgos. Si los empleados humanos se encargan de encontrar las conexiones entre varias copias, el proceso puede durar días, semanas o meses. Cada vez que se reabre un archivo KYC, los empleados humanos deben volver a aprender los datos y determinar cómo se asignan a los nuevos documentos. Este tipo de tareas lleva tiempo y resta atención a otras áreas esenciales de la empresa.

¿Cómo pueden las innovaciones de KYC mejorar la precisión, la eficiencia y la escalabilidad de los procesos sin aumentar la carga de trabajo?

La automatización de procesos digitales (DPA) puede automatizar los procesos clave de KYC asociados a la incorporación de los clientes, incluyendo las comunicaciones, la recepción de faxes, el escaneo, el procesamiento, la validación, el almacenamiento y la recuperación de documentos y los informes MIS. La DPA también puede ayudar a automatizar otros procesos manuales relacionados con el KYC y las tareas repetitivas, incluyendo:

  • Configuración de los datos de los clientes (carga de documentos de identificación en el sistema CRM).
  • La validación de la información de los clientes, tanto estructurada como no estructurada, recopila datos, accede a bases de datos y rellena formularios.
  • Recopilación y seguimiento de la información de los clientes a partir de diversas bases de datos.
  • Almacenamiento y gestión de datos de múltiples sistemas y consolidación de datos en un portal centralizado para un acceso fácil y en tiempo real.
  • Selección de clientes mediante la verificación de los datos de los consumidores existentes a través de las bases de datos gubernamentales.
  • Alertas de supervisión en tiempo real.
  • Mantenimiento de la pista de auditoría.

Otra innovación de KYC es la implementación de blockchain para la verificación. La tecnología blockchain puede eliminar la necesidad de cualquier verificación de identificación mejorada porque las bases de datos blockchain tienen inmutabilidad incorporada. Por ejemplo, un banco puede enviar una solicitud a una plataforma de cadena de bloques para acceder a los datos de identificación del cliente. El cliente da su consentimiento y permite el acceso mediante una contraseña de un solo uso (OTP). El banco accederá a los datos, pero el cliente sigue siendo dueño de sus documentos. Además, dado que la tecnología blockchain utiliza un modelo de libro de contabilidad distribuido, no hay un único punto débil ni una única autoridad. Una vez introducidos los datos, se aseguran mediante criptografía y no pueden modificarse sin que el 51% de la red esté de acuerdo.

En resumen

Si bien el cumplimiento de KYC puede aumentar los costos y el tiempo de respuesta cuando se implementa a través de sistemas heredados y el trabajo manual, es importante tener en cuenta que las innovaciones de KYC, como la automatización y la tecnología blockchain, pueden ayudar a aumentar la precisión, la eficiencia, los tiempos de ciclo, la auditabilidad, la transparencia, la centralización, el cumplimiento general y la satisfacción del cliente. KYC es un proceso vital para mitigar el fraude, el lavado de dinero, la mala conducta financiera, y más. Sin embargo, ha llegado el momento de simplificar el proceso KYC con tecnologías a prueba de futuro.

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