Vous avez besoin d'une solution de veille stratégique et vous souhaitez trouver le bon fournisseur pour répondre à vos besoins ? Un appel d'offres bien planifié et bien rédigé vous aidera à trouver des réponses et à comparer les fournisseurs afin de trouver l'éditeur idéal. Mais comment rédiger un appel d'offres pour un logiciel de veille stratégique ?
Chez ProcessMaker, nous avons des décennies d'expérience combinée dans le développement, l'implémentation et l'amélioration des processus d'entreprise. Nous aimons à penser que nous prospérons à la croisée de l'automatisation de l'entreprise et de l'intelligence des processus, et nous avons vu notre juste part de RFP, RFQ et RFI au fil des ans. Nous avons rédigé ce guide pour vous aider à atteindre votre objectif, qui est de mettre en place une entreprise parfaitement optimisée.
Quand demander un appel d'offres ?
Avant de commencer, il est essentiel de décider si un appel d'offres est la meilleure option pour vos besoins en matière de veille ou d'exploration des processus.
Un appel d'offres est un document que vous créez lorsque vous recherchez et évaluez plusieurs offres pour une ou plusieurs solutions ou articles achetés. Il est généralement utilisé lorsque vous avez besoin d'une solution avec plus d'expertise technique ou d'une approche spécialisée pour des besoins professionnels uniques.
Les appels d'offres sont une pratique courante dans le domaine des logiciels d'entreprise, mais ce n'est pas la seule option. Vous pouvez également explorer les essais gratuits ou payants, les démonstrations de faisabilité ou simplement demander des informations directement à différents fournisseurs. Dans certaines organisations, les appels d'offres font tout simplement partie intégrante du processus d'achat.
Se préparer à l'appel d'offres
Présélectionnez vos fournisseurs
Avant de lancer votre appel d'offres, établissez une liste restreinte de fournisseurs. La liste finale doit comprendre au moins deux fournisseurs dont vous êtes sûr qu'ils vous conviennent. Pour faire figurer les meilleurs fournisseurs sur la liste restreinte, il faut effectuer des recherches approfondies sur le marché et les évaluer en fonction de vos besoins. Lire les commentaires des clients, les articles dans les magazines et réserver des démonstrations gratuites vous permettra de faire plus facilement le bon choix.
N'oubliez cependant pas que le choix ne dépend pas uniquement de vous ou de votre service. La rédaction d'un appel d'offres pour un logiciel de veille stratégique nécessite un alignement interne, en particulier lors de la recherche du bon fournisseur.
Certaines parties prenantes clés que vous pourriez vouloir inclure dans la rédaction d'un appel d'offres pour l'intelligence des processus :
- Processus / Excellence opérationnelle
- Services partagés / Global Business Services
- Finance
- IT
- Marchés publics
- Stratégie numérique d'entreprise / Transformation
N'oubliez pas que vous et votre entreprise êtes les seuls à savoir ce que vous attendez de votre logiciel. En posant les bonnes questions au vendeur, vous lui donnez une meilleure idée de ce que vous voulez et de la manière dont il peut vous aider. La meilleure réponse d'un vendeur est celle qui contient suffisamment d'informations pour que vous puissiez y réfléchir, mais pas trop pour que l'examen de vos choix prenne trop de temps.
Créer un critère de notation
Même dans un monde idéal, un appel d'offres peut être un processus qui prend du temps. Assurez-vous de disposer d'un cadre de notation clair dès le départ - de cette façon, votre temps d'évaluation sera plus facile.
Il est probable que les réponses des autres fournisseurs présentent des forces et des faiblesses différentes. Veillez à définir et à approuver les critères de sélection avant de créer et de publier votre appel d'offres.
Quelques critères critiques de notation des appels d'offres à prendre en compte :
- Vous êtes à la recherche d'une solution de process mining, de task mining ou d'une solution complète de process intelligence qui couvre les systèmes, les processus et le travail ?
- Vous recherchez une solution clé en main nécessitant une mise en œuvre limitée ou des ressources de déploiement plus importantes ?
- Avez-vous ou devez-vous avoir les capacités de déployer la solution dans votre organisation, ou aurez-vous besoin d'un soutien important de la part du fournisseur ou de l'un de ses partenaires ?
- Quel est le calendrier et l'urgence du projet ? Dans les semaines, les mois ou les années à venir ?
- Recherchez-vous une solution que vous pourrez piloter et étendre au fil du temps à l'ensemble de votre organisation, ou attendez-vous à des résultats clairs et mesurables dès le départ ?
- Quelle est l'importance de l'état actuel de la solution et quel poids accordez-vous à la vision et à la feuille de route future du partenaire que vous avez choisi ?
- Pouvez-vous estimer le coût total de possession de la solution sur la base des réponses à la proposition, et cette solution répondra-t-elle à vos exigences budgétaires ?
Structurer votre appel d'offres
Offrir de nombreuses informations générales
Plus vous fournirez d'informations au vendeur, mieux il pourra répondre à vos besoins. Le vendeur doit comprendre votre situation actuelle, les problèmes que vous souhaitez résoudre, le calendrier de votre projet et les raisons spécifiques pour lesquelles vous lancez un appel d'offres.
En donnant beaucoup d'informations pertinentes dès les premières étapes, vous éviterez d'éventuels obstacles et vous n'aurez pas à répondre à de nombreuses petites questions en cours de route. Un point de suture à temps en sauve neuf.
Proposer une idée réaliste de la portée et du budget du projet
L'objectif final d'un appel d'offres étant de déterminer quel fournisseur répond à vos besoins, vous pouvez choisir d'inclure des besoins d'information plus spécifiques afin d'estimer la taille du projet et le prix. Il peut s'agir de
- Cherchez-vous une solution de tarification fixe ou variable en fonction de la fréquence d'utilisation ?
- Avez-vous une estimation budgétaire ou une fourchette de prix à laquelle vous vous attendez ?
- Cherchez-vous un engagement à long terme ou un logiciel que vous pouvez proposer en tant que service ?
- Combien de systèmes de sources de données prévoyez-vous d'analyser ?
- Combien d'utilisateurs, d'équipes ou de départements prévoyez-vous d'inclure dans l'analyse ?
- Si vous avez un cas d'utilisation spécifique, combien de données sont en cours d'analyse, par exemple :
- Une estimation du nombre de factures traitées par mois.
- Combien de commandes font partie d'une analyse ?
- Combien de tickets de service à la clientèle sont déposés dans le cadre du processus ?
- Un objectif mesurable visant à réduire le temps de traitement d'un processus clé.
- Un objectif pour le niveau d'automatisation ou de numérisation mesuré dans les objectifs de votre organisation.
Donner des instructions claires
Donnez au fournisseur une date limite de réponse à votre appel d'offres afin de vous assurer que votre projet reste dans les temps. Pour que les choses restent cohérentes, vous pouvez même indiquer le format de réponse que vous préférez, par exemple un document Microsoft Word, un PDF, Google Drive, etc.
En ce qui concerne la cohérence, le moyen le plus efficace de comparer les réponses des fournisseurs est de fixer un nombre de mots minimum et maximum. Il est beaucoup plus facile de comparer trois documents distincts de 500 mots que deux documents dont le contenu varie considérablement.
Gardez vos fournisseurs dans la boucle
Faites savoir à votre fournisseur comment vous allez "noter" son travail, informez-le de la durée du processus de sélection et, bien sûr, faites-lui savoir si vous avez décidé ou non de le faire passer à l'étape suivante.
N'oubliez pas de donner un retour d'information détaillé et constructif aux fournisseurs qui n'ont pas remporté l'appel d'offres. Permettez aux fournisseurs de tirer des enseignements du processus - peut-être qu'un jour, ils deviendront des partenaires appropriés pour répondre à vos nouveaux besoins.
Questions relatives aux appels d'offres : à faire et à ne pas faire
Une fois que vous avez déterminé le qui, le quoi et le quand de votre appel d'offres, vous pouvez passer aux questions détaillées et aux critères d'évaluation. Gardez à l'esprit certaines bonnes pratiques.
Organiser les questions par thèmes
Les appels d'offres sont souvent partagés sous forme de fichiers Microsoft Excel. Dans ce cas, il est judicieux d'établir des feuilles et/ou des rubriques distinctes pour les différents domaines de questions. En hiérarchisant clairement les questions dans votre feuille de calcul, vous pourrez obtenir des réponses plus rapidement et il vous sera plus facile de noter et d'évaluer les réponses.
Les sections d'un appel d'offres portant sur l'intelligence des processus pourraient être les suivantes
- Présentation de l'entreprise
- Fonctionnalité
- Mise en œuvre
- Gestion des données
- Sécurité
Définir les critères d'évaluation et de sélection
Lorsque vous définissez les questions d'un appel d'offres, gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas d'une simple liste de besoins. Il s'agit d'un outil qui vous aide à présenter et à définir les attentes de votre fournisseur et partenaire potentiel.
Soyez aussi transparent que possible sur la manière dont vous évaluez les réponses à l'appel d'offres. Indiquez à l'avance s'il y a des questions clés qui excluent des réponses ou des questions qui nécessitent une réponse plus détaillée. Si vous demandez des informations complémentaires, soyez clair sur leur format et leur portée.
Obtenir des réponses claires
Des questions claires conduisent à des réponses claires et concises de la part des fournisseurs. Des questions vagues telles que "Comment votre solution peut-elle faire gagner du temps à nos employés au quotidien ?" donneront lieu à des réponses très variées et en grande partie non pertinentes.
Posez des questions telles que : "En deux paragraphes, expliquez comment votre solution peut faire gagner du temps à nos employés". N'oubliez pas non plus de poser des questions de type "oui" ou "non". Les réponses en un seul mot sont directes, rapides et faciles à comprendre.
Appel d'offres pour l'intelligence des processus
La création d'appels d'offres bien conçus peut sembler une tâche intimidante, mais grâce à ces tactiques et meilleures pratiques, elle est plus facile et plus rapide que vous ne le pensez. Si vous souhaitez vous simplifier la vie et tout savoir sur la technologie de la veille stratégique, ses avantages, ses défis et ses cas d'utilisation, lisez notre guide complet sur le pourquoi et le comment de la Process Intelligence.
