Benötigen Sie eine Prozessintelligenzlösung und wollen Sie den richtigen Anbieter für Ihre Anforderungen finden? Dann ist es an der Zeit, eine Angebotsanfrage (RFP) zu erstellen. Eine gut geplante und geschriebene RFP hilft Ihnen, Antworten zu finden und Anbieter zu vergleichen, um Ihren idealen Softwareanbieter zu finden. Aber wie schreibt man eine Ausschreibung für Process Intelligence-Software?
Wir bei ProcessMaker verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung, Implementierung und Verbesserung von Unternehmensprozessen. Wir sind der Meinung, dass wir an der Schnittstelle zwischen Unternehmensautomatisierung und Prozessintelligenz gedeihen, und wir haben im Laufe der Jahre eine ganze Reihe von RFPs, RFQs und RFIs gesehen. Wir haben diesen Leitfaden verfasst, um Sie bei Ihrem Ziel zu unterstützen, ein perfekt optimiertes Unternehmen zu schaffen.
Wann sollte man eine RFP anfordern?
Bevor Sie beginnen, müssen Sie entscheiden, ob ein RFP die beste Option für Ihre Anforderungen an Process Intelligence oder Process Mining ist.
Eine Angebotsanfrage ist ein Dokument, das Sie erstellen, wenn Sie mehrere Angebote für eine oder mehrere Lösungen oder zu beschaffende Artikel einholen und auswerten wollen. Normalerweise werden sie verwendet, wenn Sie eine Lösung mit mehr technischem Fachwissen oder einen spezialisierten Ansatz für einzigartige Geschäftsanforderungen benötigen.
Ausschreibungen sind eine gängige Praxis bei Unternehmenssoftware, aber sie sind nicht die einzige Option. Sie können auch kostenlose oder kostenpflichtige Testversionen, Proof of Concept oder einfach nur Informationen direkt von verschiedenen Anbietern anfordern. In einigen Unternehmen sind Ausschreibungen einfach ein üblicher Teil des Beschaffungsprozesses.
Vorbereitung auf Ihre RFP
Anbieter in die engere Wahl nehmen
Bevor Sie mit der Ausschreibung beginnen, sollten Sie eine kurze Liste von Anbietern erstellen. Die endgültige Liste sollte mindestens zwei Anbieter enthalten, von denen Sie überzeugt sind, dass sie für Sie geeignet sind. Um die besten Anbieter in die engere Wahl zu nehmen, müssen Sie den Markt gründlich erforschen und die Anbieter anhand Ihrer Anforderungen bewerten. Lesen Sie Kundenrezensionen, Berichte in Zeitschriften und buchen Sie kostenlose Demos, um die richtige Wahl zu treffen.
Denken Sie jedoch daran, dass die Entscheidung nicht nur bei Ihnen oder Ihrer Abteilung liegt. Die Erstellung einer Ausschreibung für Process Intelligence Software erfordert eine interne Abstimmung, insbesondere bei der Suche nach dem richtigen Anbieter.
Einige wichtige Stakeholder, die Sie bei der Ausarbeitung einer Ausschreibung für Process Intelligence einbeziehen sollten:
- Prozess / Operative Exzellenz
- Gemeinsame Dienste / Global Business Services
- Finanzen
- IT
- Beschaffung
- Digitale Unternehmensstrategie / Transformation
Denken Sie daran, dass nur Sie und Ihr Unternehmen wirklich wissen, was Sie von Ihrer Software erwarten. Wenn Sie dem Anbieter die richtigen Fragen stellen, kann er besser einschätzen, was Sie wollen und wie er Ihnen helfen kann. Die beste Antwort eines Anbieters ist eine, die genügend Informationen enthält, damit Sie darüber nachdenken können, aber nicht so viele, dass die Überprüfung Ihrer Auswahl zu zeitaufwändig wird.
Erstellen Sie ein Bewertungskriterium
Selbst in einer idealen Welt kann eine Ausschreibung ein zeitaufwändiger Prozess sein. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an einen klaren Rahmen für die Bewertung haben - auf diese Weise wird die spätere Evaluierungszeit reibungsloser verlaufen.
Wahrscheinlich werden Sie in den Antworten der anderen Anbieter unterschiedliche Stärken und Schwächen erkennen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Auswahlkriterien festlegen und vereinbaren, bevor Sie Ihre Ausschreibung erstellen und herausgeben.
Einige wichtige RFP-Bewertungskriterien, die zu berücksichtigen sind:
- Sind Sie auf der Suche nach einer Process Mining-, Task Mining- oder Full-Feature Process Intelligence-Lösung, die Systeme, Prozesse und Arbeit abdeckt?
- Sind Sie auf der Suche nach einer schlüsselfertigen Lösung, die nur eine begrenzte Anzahl von Implementierungs- oder umfangreicheren Bereitstellungsressourcen erfordert?
- Sind Sie in der Lage, die Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, oder benötigen Sie umfangreiche Unterstützung durch den Anbieter oder einen seiner Partner?
- Welchen Zeitrahmen und welche Dringlichkeit sehen Sie für das Projekt vor? Handelt es sich um Wochen, Monate oder Jahre?
- Suchen Sie eine Lösung, die Sie in einem Pilotprojekt erproben und im Laufe der Zeit auf Ihr Unternehmen ausweiten können, oder erwarten Sie von Anfang an klare, messbare Ergebnisse?
- Wie wichtig ist der aktuelle Stand der Lösung, und wie viel Gewicht geben Sie der Vision und dem künftigen Fahrplan des gewählten Partners?
- Können Sie die Gesamtbetriebskosten der Lösung auf der Grundlage der Antworten auf den Vorschlag abschätzen, und wird sie Ihren Budgetanforderungen entsprechen?
Strukturierung Ihres RFP
Bieten Sie viele Hintergrundinformationen
Je mehr Informationen Sie dem Anbieter zur Verfügung stellen, desto besser kann er auf Ihre Bedürfnisse eingehen. Der Anbieter muss Ihre aktuelle Situation, die Probleme, die Sie lösen wollen, Ihren Projektzeitplan und die spezifischen Gründe für die Durchführung einer Ausschreibung verstehen.
Wenn Sie bereits in der Anfangsphase viele relevante Informationen geben, können Sie mögliche Hindernisse vermeiden und müssen nicht viele kleine Fragen beantworten. Doppelt genäht hält besser.
Bieten Sie eine realistische Vorstellung von Umfang und Budget des Projekts
Da das Ziel einer Ausschreibung darin besteht, herauszufinden, welcher Anbieter Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie auch spezifischere Informationen anfordern, um den Umfang des Projekts und den Preis abzuschätzen. Dazu könnten gehören:
- Suchen Sie nach einer Lösung mit festen oder variablen Preisen, die sich nach der Nutzung richten?
- Haben Sie einen Kostenvoranschlag oder eine Preisspanne, die Sie erwarten würden?
- Sind Sie auf der Suche nach einer langfristigen Verpflichtung oder nach einer Software, die Sie als Dienstleistung anbieten können?
- Wie viele Quellsysteme von Daten planen Sie zu analysieren?
- Wie viele Benutzer, Teams oder Abteilungen wollen Sie in die Analyse einbeziehen?
- Wenn Sie einen bestimmten geschäftlichen Anwendungsfall haben, z. B. wie viele Daten analysiert werden sollen:
- Eine Schätzung, wie viele Rechnungen pro Monat bearbeitet werden.
- Wie viele Bestellungen sind Teil einer Analyse?
- Wie viele Kundendiensttickets werden im Rahmen des Prozesses eingereicht?
- Ein messbares Ziel zur Reduzierung der Durchlaufzeit in einem Schlüsselprozess.
- Ein Ziel für den Automatisierungs- oder Digitalisierungsgrad, der in den Zielen Ihrer Organisation gemessen wird.
Klare Anweisungen geben
Geben Sie dem Anbieter eine Frist für die Beantwortung Ihrer Ausschreibung, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt. Damit alles einheitlich bleibt, können Sie sogar das bevorzugte Format für die Antwort angeben, z. B. ein Microsoft Word-Dokument, PDF, Google Drive usw.
Was die Konsistenz betrifft, so ist es am effektivsten, die Antworten der Anbieter zu vergleichen, indem man eine Mindest- und eine Höchstwortzahl festlegt. Es ist viel einfacher, drei verschiedene 500-Wort-Dokumente zu vergleichen als zwei, die sich inhaltlich stark unterscheiden.
Halten Sie Ihre Lieferanten auf dem Laufenden
Teilen Sie Ihrem Anbieter mit, wie Sie seine Arbeit "benoten" werden, wie lange das Auswahlverfahren dauern wird und natürlich, ob Sie ihn in die nächste Runde schicken oder nicht.
Denken Sie daran, den Anbietern, die die Ausschreibung nicht gewonnen haben, ein detailliertes und konstruktives Feedback zu geben. Geben Sie den Anbietern die Möglichkeit, aus dem Prozess zu lernen - vielleicht werden sie eines Tages geeignete Partner für Ihren Entwicklungsbedarf sein.
RFP-Fragen - Do's and Don'ts
Sobald Sie das "Wer", "Was" und "Wann" Ihrer Ausschreibung festgelegt haben, können Sie sich mit den detaillierten Fragen und Bewertungskriterien befassen. Beachten Sie dabei einige bewährte Verfahren.
Fragen nach Themen ordnen
Häufig werden Ausschreibungen in Form von Microsoft Excel-Dateien weitergegeben. In diesem Fall ist es ratsam, separate Blätter und/oder Themen für verschiedene Fragebereiche zu erstellen. Eine klare Hierarchie der Fragen in Ihrer Tabelle kann die Beantwortung beschleunigen und Ihnen die Bewertung der Antworten erleichtern.
Zu den Abschnitten einer Ausschreibung für Prozessintelligenz könnten gehören:
- Überblick über das Unternehmen
- Funktionsweise
- Umsetzung
- Datenverwaltung
- Sicherheit
Definition von Bewertungs- und Auswahlkriterien
Wenn Sie Fragen für eine Ausschreibung festlegen, sollten Sie daran denken, dass diese nicht nur als Einkaufsliste für Ihre Bedürfnisse gedacht ist. Es ist ein Instrument, das Ihnen hilft, Ihren potenziellen Lieferanten und Partner vorzustellen und Erwartungen zu formulieren.
Seien Sie so transparent wie möglich, wenn es darum geht, wie Sie die Antworten auf die RFP bewerten. Teilen Sie im Voraus mit, ob es Schlüsselfragen gibt, die Antworten ausschließen, oder Fragen, die eine ausführlichere Antwort erfordern. Wenn Sie zusätzliche Informationen anfordern, sollten Sie sich über deren Format und den erwarteten Umfang im Klaren sein.
Klare Antworten erhalten
Klare Fragen führen zu klaren und präzisen Antworten von Anbietern. Vage Fragen wie "Wie kann Ihre Lösung unseren Mitarbeitern Tag für Tag Zeit sparen?" führen zu sehr unterschiedlichen und weitgehend irrelevanten Antworten.
Stellen Sie Fragen wie: "Erläutern Sie in zwei Absätzen, wie Ihre Lösung unseren Mitarbeitern Zeit sparen kann." Denken Sie auch daran, Ja- und Nein-Fragen zu stellen. Ein-Wort-Antworten sind unkompliziert, zeitsparend und leicht zu verstehen.
RFP für Prozessintelligenz
Die Erstellung umfassender Ausschreibungen mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, aber mit diesen Taktiken und Best Practices ist es einfacher und schneller, als Sie denken. Wenn Sie sich das Leben leichter machen und alles über Prozessintelligenztechnologie, ihre Vorteile, Herausforderungen und Anwendungsfälle erfahren möchten, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden über das Was und Wie von Process Intelligence.
