¿Necesita una solución de inteligencia de procesos y quiere encontrar el proveedor adecuado que se adapte a sus necesidades? Entonces es el momento de elaborar una solicitud de propuesta (RFP). Una RFP bien planificada y redactada le ayudará a encontrar respuestas y a comparar proveedores para encontrar a su proveedor de software ideal. Pero, ¿cómo se redacta una RFP para un software de inteligencia de procesos?
En ProcessMaker, tenemos décadas de experiencia combinada en el desarrollo, implementación y mejora de procesos empresariales. Nos gusta pensar que prosperamos en la intersección de la automatización empresarial y la inteligencia de procesos, y hemos visto nuestra parte justa de RFPs, RFQs y RFIs a lo largo de los años. Hemos escrito esta guía para ayudarle en su objetivo de conseguir una empresa perfectamente optimizada.
¿Cuándo solicitar una RFP?
Antes de empezar, es esencial decidir si una RFP es la mejor opción para sus necesidades de inteligencia o minería de procesos.
Una solicitud de propuesta es un documento que se crea cuando se buscan y evalúan varias ofertas para una o varias soluciones o artículos adquiridos. Suelen utilizarse cuando se necesita una solución con más conocimientos técnicos o un enfoque especializado para necesidades empresariales únicas.
Las RFP son una práctica habitual en el software empresarial, pero no son la única opción. También puede explorar pruebas gratuitas o de pago, pruebas de concepto o simplemente solicitar información directamente a distintos proveedores. En algunas organizaciones, las RFP son simplemente una parte común del proceso de adquisición.
Preparación de la solicitud de propuestas
Preseleccione a sus proveedores
Antes de iniciar la solicitud de propuestas, elabore una lista de proveedores preseleccionados. La lista final debe incluir al menos dos proveedores que usted considere adecuados. Para preseleccionar a los mejores proveedores hay que investigar a fondo el mercado y evaluarlos en función de sus necesidades. Leer las opiniones de los clientes, los artículos de las revistas y reservar demostraciones gratuitas le facilitará la elección.
Recuerde, sin embargo, que no se trata sólo de su elección o la de su departamento. Redactar una RFP para un software de inteligencia de procesos requiere alineación interna, especialmente mientras se busca al proveedor adecuado.
Algunas partes interesadas clave que puede incluir en la redacción de una RFP para inteligencia de procesos:
- Excelencia operativa y de procesos
- Servicios compartidos / Servicios empresariales globales
- Finanzas
- IT
- Adquisiciones
- Estrategia / Transformación Digital Empresarial
Recuerde que sólo usted y su empresa saben realmente lo que necesitan de su software. Hacer las preguntas correctas al proveedor le dará una idea más clara de lo que usted quiere y de cómo puede ayudarle. La mejor respuesta de un proveedor es la que contiene suficiente información para que usted reflexione, pero no tanta como para que la revisión de sus opciones le lleve demasiado tiempo.
Crear un criterio de puntuación
Incluso en un mundo ideal, una solicitud de propuestas puede llevar mucho tiempo. Asegúrese de contar con un marco de puntuación claro desde el principio; de este modo, el tiempo de evaluación posterior será más fluido.
Es probable que vea diferentes puntos fuertes y débiles en las respuestas de otros proveedores. Asegúrese de definir y acordar los criterios de selección antes de crear y publicar su RFP.
Algunos criterios críticos de puntuación de la RFP que deben tenerse en cuenta:
- ¿Busca una solución de minería de procesos, minería de tareas o inteligencia de procesos completa que abarque sistemas, procesos y trabajo?
- ¿Busca una solución llave en mano que requiera una implantación limitada o recursos de implantación más amplios?
- ¿Tiene o necesita capacidad para implantar la solución en toda su organización, o necesitará un amplio apoyo del proveedor o de uno de sus socios?
- ¿Cuál es el plazo y la urgencia del proyecto? ¿Se trata de semanas, meses o años?
- ¿Busca una solución que pueda poner a prueba y ampliar con el tiempo en toda su organización, o espera resultados claros y cuantificables desde el principio?
- ¿Qué importancia tiene el estado actual de la solución y cuánto peso concede a la visión y la hoja de ruta futura del socio elegido?
- ¿Puede estimar el coste total de propiedad de la solución basándose en las respuestas de la propuesta, y se ajustará a sus requisitos presupuestarios?
Estructuración de la solicitud de propuestas
Ofrecer mucha información de fondo
Cuanta más información facilite al proveedor, mejor podrá satisfacer sus necesidades. El proveedor debe comprender su situación actual, los problemas que quiere resolver, los plazos de su proyecto y las razones específicas por las que realiza una RFP.
Dar mucha información relevante en las primeras fases le alejará de posibles obstáculos y le evitará tener que responder a muchas preguntitas por el camino. Una puntada a tiempo ahorra nueve.
Ofrecer una idea realista del alcance y el presupuesto del proyecto
Como el objetivo final de una RFP es saber qué proveedor cumple sus requisitos, puede optar por incluir necesidades de información más específicas para estimar el tamaño del proyecto y el precio. Por ejemplo
- ¿Busca una solución de precio fijo o variable en función de su uso?
- ¿Tiene un presupuesto estimado o una horquilla de precios?
- ¿Busca un compromiso a largo plazo o un software que pueda aportar como servicio?
- ¿Cuántos sistemas fuente de datos tiene previsto analizar?
- ¿Cuántos usuarios, equipos o departamentos tiene previsto incluir en el análisis?
- Si tiene un caso de uso empresarial específico, cuántos datos se analizan, por ejemplo:
- Una estimación de cuántas facturas se procesan al mes.
- ¿Cuántas órdenes de compra forman parte de un análisis?
- ¿Cuántos tickets de atención al cliente se archivan dentro del proceso?
- Un objetivo cuantificable para reducir el tiempo de rendimiento en un proceso clave.
- Un objetivo para el nivel de automatización o digitalización medido en los objetivos de su organización.
Dar instrucciones claras
Indique al proveedor un plazo de respuesta a la solicitud de propuestas para garantizar que el proyecto se desarrolle según lo previsto. Para mantener la coherencia, puedes incluso indicar el formato que prefieres para su respuesta, como un documento de Microsoft Word, PDF, Google Drive, etc.
En cuanto a la coherencia, la forma más eficaz de comparar las respuestas de los proveedores es establecer un límite mínimo y máximo de palabras. Es mucho más fácil comparar tres documentos distintos de 500 palabras que dos cuyo contenido varía mucho.
Mantenga informados a sus proveedores
Comunique a su proveedor cómo "calificará" su trabajo, infórmele de cuánto durará el proceso de selección y, por supuesto, hágale saber si ha decidido o no pasar a la siguiente ronda.
No olvide hacer comentarios detallados y constructivos a los proveedores que no ganen la licitación. Deje que los proveedores aprendan del proceso: quizá algún día se conviertan en socios adecuados para sus necesidades de desarrollo.
Qué hacer y qué no hacer en las preguntas de la RFP
Una vez que haya decidido el quién, el qué y el cuándo de su RFP, puede entrar en las preguntas detalladas y los criterios de evaluación. Tenga en cuenta algunas buenas prácticas.
Organizar las preguntas por temas
A menudo, las RFP se comparten en forma de archivos de Microsoft Excel. En este caso, es inteligente hacer hojas y/o temas separados para las diferentes áreas de preguntas. Establecer una jerarquía clara de preguntas en la hoja de cálculo puede agilizar la obtención de respuestas y facilitar la calificación y evaluación de las mismas.
Las secciones de una solicitud de información sobre procesos podrían incluir:
- Presentación de la empresa
- Funcionalidad
- Implementación
- Gestión de datos
- Seguridad
Definir los criterios de evaluación y selección
Cuando defina las preguntas de una RFP, tenga en cuenta que no se trata sólo de una lista de necesidades. Es una herramienta que le ayuda a presentar y establecer expectativas con su proveedor y socio potencial.
Sea lo más transparente posible sobre cómo evalúa las respuestas a la RFP. Comparta de antemano si hay preguntas clave que descalifican las respuestas o preguntas que requieren una respuesta más detallada. Si solicita información adicional, sea claro sobre su formato y el alcance esperado.
Obtenga respuestas claras
Las preguntas claras conducen a respuestas claras y concisas de los proveedores. Preguntas vagas como "¿Cómo puede su solución ahorrar tiempo a nuestros empleados en el día a día?" darán lugar a respuestas muy variadas y en gran medida irrelevantes.
Haga preguntas como: "En dos párrafos, explique cómo su solución puede ahorrar tiempo a nuestros empleados". Recuerde también hacer preguntas de sí y no. Las respuestas de una sola palabra son directas, ahorran tiempo y son fáciles de entender.
RFP para inteligencia de procesos
La creación de RFP bien elaboradas puede parecer una tarea de enormes proporciones, pero con estas tácticas y mejores prácticas, es más fácil y rápido de lo que cree. Si quiere hacerse la vida más fácil y aprenderlo todo sobre la tecnología de inteligencia de procesos, junto con sus ventajas, retos y casos de uso, lea nuestra guía completa sobre el qué y el cómo de la inteligencia de procesos.
