Cómo realizar un análisis de procesos comerciales
En el dinámico y competitivo panorama empresarial actual, todos buscamos constantemente formas innovadoras de agilizar nuestras operaciones, reducir costes y mejorar el rendimiento general. Pero, ¿cómo lo hacemos? ¿Cómo defendemos esta lucha familiar a la que se enfrentan todas las organizaciones? Como CEO de ProcessMaker, he visto cómo las empresas se enfrentan a este enigma una y otra vez, y por suerte hay una solución probada y verdadera. Aquí es donde entra en juego el análisis de procesos de negocio, un enfoque sistemático que permite a las empresas evaluar, modelar y rediseñar sus procesos para lograr la máxima eficacia. Independientemente del sector en el que opere su empresa, el análisis de procesos empresariales proporciona información valiosa que puede impulsar el éxito de cualquier organización. Analicemos juntos este tema.
¿Qué es un análisis de procesos empresariales?
Empecemos por lo más sencillo y abordemos la cuestión de fondo: ¿Qué es un análisis de procesos empresariales? Hablando claro, un análisis de procesos empresariales es un método utilizado para comprender un proceso y mejorar su eficacia. Este proceso aborda los pasos y las partes implicadas en un proceso específico, así como la información intercambiada. Como tal, el análisis de procesos de negocio es un aspecto del concepto más amplio de gestión de procesos de negocio.
¿Cuándo es necesario un análisis del proceso comercial?
Hay muchas razones diferentes por las que las organizaciones deben realizar un análisis de procesos de negocio. Toda organización debe evaluar rutinariamente sus procesos para identificar oportunidades de mejora. Los cambios tecnológicos y las innovaciones de los competidores pueden dar lugar a procesos obsoletos y colocar a una organización en una desventaja competitiva significativa. Como regla general: las organizaciones deben realizar un análisis de los procesos empresariales antes de introducir cualquier tecnología nueva, como la automatización, en sus procesos. La preparación es la mejor manera de alcanzar el éxito.
Piense en los cuellos de botella. Todos nos hemos enfrentado a ellos en algún momento, así que ¿cuál es la mejor forma de solucionar estos problemas empresariales? La evidencia de cuellos de botella en los procesos existentes es otra señal de que un análisis de los procesos empresariales es imprescindible para el crecimiento y la productividad de su empresa. Estos cuellos de botella incluyen problemas como retrasos frecuentes, quejas de los clientes, confusión de las partes interesadas y/o reducción de la productividad.
Métodos de análisis
El análisis de los procesos comerciales consta de 6 pasos:
Realizar un análisis de los procesos comerciales
Identificar y definir objetivos
Este primer paso consiste en identificar lo que espera conseguir realizando un análisis. Tal vez desee comprender mejor un proceso empresarial específico de su organización. O puede que sus esfuerzos formen parte de una iniciativa más amplia, como la incorporación de la automatización a todos los procesos de la organización. Los objetivos eficaces suelen seguir el acrónimo SMART, en el sentido de que son específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y de duración determinada.
Determinar los procesos
Saber cuáles son sus objetivos le ayudará a identificar qué procesos desea analizar. Un buen punto de partida son los procesos críticos de menor envergadura o los aspectos de la organización que no funcionan bien. Defina sus puntos de partida y de llegada para asegurarse de que el alcance de su análisis no es demasiado amplio.
Recopilar información
En esta fase, querrá reunir a su equipo. La mejor forma de hacerlo es incluir a las partes interesadas que participan en el diseño del proceso empresarial. Dispondrán de la mayor cantidad de información y podrán identificar problemas y cuellos de botella. Además, puede realizar entrevistas y sesiones de intercambio de ideas con su equipo. Revise todas las fuentes de información disponibles y recopile toda la información que pueda: le proporcionará una mejor comprensión del proceso.
Mapearlo
El mapa de procesos empresariales es una herramienta de planificación y gestión que representa visualmente todos los aspectos de un proceso. Puede ser tan sencillo como dibujar un diagrama de flujo en un papel. Lo más importante es que el mapa muestre el proceso de forma clara y fácil de seguir.
También puede utilizar el software de flujos de trabajo para diseñar mapas de procesos empresariales detallados. Utilizar el software es tan sencillo como arrastrar y soltar tareas en un panel de control fácil de usar.
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Analizar el proceso
Este paso implica analizar el proceso tal y como existe actualmente para identificar ineficiencias y posibles áreas de mejora. Centrarse en:
- Componentes clave del análisis de procesos empresariales. Incluyen las interacciones con los clientes, las actividades que añaden valor y los lugares donde se intercambia información.
- Cuellos de botella y/u otras razones de los retrasos
- Componentes ineficaces o derrochadores
También puede utilizar los siguientes métodos en adelante:
- Análisis del valor añadido
- Análisis de la causa raíz
El análisis de procesos de negocio de valor agregado implica examinar todos los aspectos de un proceso para determinar si agrega valor a nivel de proceso y/o de organización. Sus mapas de proceso serán útiles en este sentido, al igual que la información que recopiló en el tercer paso.
El análisis de la causa raíz evalúa las razones de un problema, así como las posibles soluciones. Por ejemplo, un proceso de incorporación de nuevos clientes que requiere mucho trabajo utiliza una cantidad desproporcionada de recursos humanos. Una solución es automatizar el proceso de incorporación mediante una plataforma de software BPM de bajo código.
Una vez que haya revisado todas las facetas del proceso, estará listo para considerar y aplicar mejoras en los procesos empresariales.
Reconocer el potencial de mejora de los procesos empresariales
En este último paso, vuelva a los objetivos que definió al principio. Cualquier mejora de los procesos debe promover esos objetivos. Discute tus conclusiones y recomendaciones con las partes interesadas. Pídeles su opinión. Haga una lluvia de ideas y explore todas las soluciones posibles. Considere cómo afectará cada solución a su organización a corto y largo plazo.
