Comment l'automatisation des processus robotiques transforme l'éducation
Depuis le début de la pandémie de COVID-19, le stress de l'adaptation des flux de travail manuels et dépassés à un environnement numérique a été ressenti par les éducateurs et les administrateurs. Lorsque le parcours de l'étudiant est freiné par la lenteur de l'administration dorsale, les goulots d'étranglement mettent en évidence les possibilités de créer une expérience flexible et ciblée.
De l'école primaire à l'université, l'éducation a clairement besoin d'une mise au point en coulisses. L'automatisation des processus robotiques (RPA) est en passe de devenir l'outil de choix pour automatiser les flux de travail manuels et obsolètes vers une culture étudiante numérique. Découvrons comment les établissements d'enseignement s'élèvent vers une expérience transparente, accessible et agile grâce à la RPA.
Pourquoi les flux de travail hérités dans l'enseignement constituent un obstacle majeur
La RPA s'attaque à des problèmes de longue date concernant les flux de travail qui datent d'époques anciennes selon les normes technologiques actuelles.
En un coup d'œil, la RPA, quel que soit le secteur, est utilisée pour éliminer l'un des éléments suivants :
- Tâches manuelles
- Silos de données
- Goulets d'étranglement
Par exemple, de nombreux enseignants surchargés de travail continuent de traiter et de transporter des montagnes de documents physiques sur les campus. Les applications peuvent à elles seules exiger des approbations manuelles en plusieurs étapes de la documentation physique des étudiants, ce qui fait perdre du temps au personnel pour suivre les progrès, détecter les erreurs et rapprocher les divergences.
En fin de compte, les problèmes de surcharge de travail et de retard dans les résultats proviennent souvent d'un enchevêtrement d'étapes inutiles dans de nombreux processus quotidiens.
La RPA décharge les tâches humaines qui conviennent le mieux aux machines automatisées, ce qui donne à vos éducateurs et administrateurs la possibilité de réaffecter leur temps perdu.
Comment la RPA relève-t-elle les défis des flux de travail dans l'éducation ?
L'automatisation des processus robotiques augmente les efforts humains plutôt que de les remplacer. Pendant que votre personnel se concentre sur des tâches complexes de résolution de problèmes, la RPA met en place des raccourcis automatiques dans leurs flux de travail numériques.
Les réactions sans intervention humaine, ou automatismes, de la RPA travaillent là où les humains devraient normalement travailler :
- Créez des passerelles entre des systèmes disparates,
- Effectuer des tâches manuelles monotones ou répétitives, ou
- Suivre l'avancement des tâches et des processus.
En fait, les actions sont effectuées tandis que les informations sont transmises automatiquement aux systèmes de travail et au personnel des différents services pour une utilisation souple et en temps réel. Le manuel devient automatique - et le temps, l'attention et l'argent perdus peuvent être réaffectés à des tâches que votre personnel souhaite accomplir plus souvent mais pour lesquelles il n'a pas les ressources nécessaires.
En définitive, la RPA aide les établissements d'enseignement à devenir numériques, visibles et agiles.
Qu'est-ce qui qualifie les tâches pour l'utilisation de l'automatisation des processus robotiques dans l'éducation ?
Les tâches qui se prêtent le mieux à l'utilisation de systèmes RPA entravent généralement le travail du personnel humain :
- Actions répétitives,
- Se produit fréquemment,
- l'obligation pour les humains d'établir des ponts entre les systèmes numériques, et
- Tâches en plusieurs étapes.
Comme nous l'avons vu précédemment, le choix des mauvaises tâches peut entraver la réussite de votre projet d orchestration RPA. Heureusement, les flux de travail universitaires et non universitaires sont remplis de tâches qui répondent à ces critères.
Quelles sont les parties des flux de travail des éducateurs que la RPA peut améliorer ?
La RPA s'attaque à de nombreux flux de travail de moindre importance dans le monde universitaire, qui vont au-delà des tâches liées aux étudiants.
Les éducateurs doivent faire face à une montagne de tâches par étudiant - de la vérification du plagiat à la mise à jour du plan d'étude du cours. RPA donne aux éducateurs de tous les niveaux d'enseignement les outils pour accélérer ces tâches avec moins d'erreurs et un effort manuel minimal.
Notation et performance des élèves
La vérification croisée du plagiat est devenu plus simple grâce aux outils logiciels modernes, mais exige toujours des enseignants qu'ils alimentent manuellement les devoirs pour un verdict par élève.
- L'alternative : Au lieu de cela, la RPA peut associer l'achèvement d'autres tâches du flux de travail de notation pour déclencher automatiquement l'étape de contre-vérification. Les indicateurs nécessitant un examen plus approfondi peuvent alors déclencher une recherche de créneaux libres dans les calendriers des enseignants, puis envoyer des demandes de rendez-vous par courrier électronique aux étudiants concernés.
Le suivi des performances des élèves ne peut être aussi efficace que la rapidité du processus de décision de l'enseignant. Si les éducateurs évaluent et compilent manuellement les rapports de tous leurs élèves, il est certain que les décisions seront lentes à prendre.
- L'alternative : Avec la RPA, les données de tous les travaux d'élèves gérés numériquement peuvent être introduites en temps réel dans un tableau de bord unique. Les éducateurs sont libres de découper leur vision des notes aux niveaux individuel, de la section et du cours. En outre, des alertes en cas de baisse des performances et des bulletins périodiques peuvent être générés instantanément et envoyés automatiquement par e-mail aux élèves et aux parents.
Gestion des cours et du contenu
La présence en classe reste une autre routine essentielle mais fastidieuse qui maintient de nombreux éducateurs enfermés dans des appels impersonnels "papier et crayon".
- L'alternative : En adoptant une approche numérique, l'assiduité pilotée par RPA ouvre la voie à une expérience étudiante plus engageante. Pour lutter contre les baisses de fréquentation de l'ère pandémique, l'automatisation du suivi des tendances de fréquentation permet également au RPA de déclencher un large éventail d'efforts de sensibilisation virtuelle. Attendance Works note que les enseignants peuvent effectuer des contrôles attentifs des absences et renforcer les retours en classe par des messages de "bienvenue" et des incitations.
La gestion du contenu des devoirs peut poser des problèmes en soi si le système de gestion de l'apprentissage (LMS) d'un établissement n'aide pas les étudiants à organiser leurs fichiers. Lorsque les étudiants perdent du temps à trier des fichiers désordonnés pour trouver des ressources pédagogiques essentielles, la qualité de leur travail et leur dynamisme peuvent être inférieurs aux attentes.
- L'alternative : Comme indiqué dans une publication de 2021 de l Institute of Electronics and Electrical Engineersles bots RPA peuvent s'intégrer aux LMS pour organiser et gérer les fichiers de ressources. Tout ce qui va des notes aux questions d'exercices d'étude et aux instructions de projet peut être envoyé sur le terrain avec le soutien de la RPA pour éliminer les frictions entre l'accès aux fichiers et la prise de mesures.
Quelles sont les parties des flux de travail des administrateurs que la RPA peut améliorer ?
L'administration accomplit des tonnes de tâches compatibles avec le RPA qui contribuent à l'expérience des étudiants, de manière directe ou indirecte.
Dans de nombreux départements, les administrateurs gèrent et soutiennent collectivement les éducateurs, les étudiants et le personnel administratif dédié. L'APR vise à libérer ces équipes de la surcharge de travail et du manque de visibilité de l'information en leur donnant les moyens de prendre des décisions.
Admissions
Les décisions concernant l'inscription des étudiants tournent autour du tri de couches de documents essentiels. Avec le papier physique, un seul document manquant peut rapidement bloquer toute une filière d'inscription. Cependant, les retards et le stress pèsent sur le processus, même lorsque tous les documents sont présents.
- L'alternative : Une fois les formulaires numérisés, le RPA peut transmettre les informations soumises directement des documents aux magasins de données des admissions. En définissant des déclencheurs de validation basés sur l'éligibilité, le RPA peut décider d'inscrire et d'alerter instantanément les étudiants - ou de marquer une demande d'inscription pour un examen manuel supplémentaire.
Ressources humaines
Le contrôle d'accès des employés pendant l'embarquement et le débarquement permettent de sécuriser les installations et les systèmes du campus. Cependant, des négligences en matière d'accès aux espaces physiques et numériques pourraient donner un accès indésirable, voire dommageable, à des personnes non autorisées.
- L'alternative : Plutôt que de gérer les accès manuellement, les RH peuvent sélectionner des autorisations dédiées pour des groupes d'accès distincts. Ensuite, RPA peut automatiquement accorder ou révoquer ces autorisations prédéfinies lors de l'embauche ou du licenciement.
Les entretiens d'embauche des professeurs nécessitent un grand nombre de vérifications et de recoupements des candidats pour prendre des décisions à chaque étape. Sans automatisation, les RH perdent un temps précieux à passer manuellement en revue les questions de présélection, les références et autres informations.
- L'alternative : Les robots sont plus efficaces dans la tâche répétitive consistant à faire correspondre les candidats appropriés aux postes à pourvoir. Une fois que les RH ont défini les critères de promotion et de rejet, l'APR peut trier les candidats pour chaque étape de l'entretien.
La présence des employés peut compliquer les coûts pour un établissement d'enseignement si les heures et les avantages salariaux appropriés sont mal calculés. Depuis fraude sur les salaires dans l'enseignement peut se produire plus souvent qu'on ne le dit, les établissements peuvent ne pas avoir mis en place suffisamment de mesures de protection pour la prévenir.
- L'alternative : Les pointeuses biométriques liées au RPA peuvent limiter la fraude par la reconnaissance du visage et des empreintes digitales, ce qui permet d'obtenir des données de temps plus précises. Un robot RPA peut ensuite exploiter les données de temps pour appliquer le paiement des heures supplémentaires, sans risque d'erreur.
La rencontre entre RPA et BPM : Ce que cela signifie pour les éducateurs et l'administration
Alors que la RPA adopte et relie les tâches pour réduire le travail manuel, la gestion des processus d'entreprise (BPM) assure la transparence et la centralisation des flux de travail pour éviter qu'ils ne deviennent incontrôlables.
Les plateformes logicielles BPM comme ProcessMaker peuvent s'intégrer à la RPA pour faciliter les flux de travail des établissements d'enseignement :
- Planification,
- Cartographie,
- Évaluer,
- Mise en œuvre, et
- Processus d'itération.
En connectant les systèmes grâce à des interfaces de programmation d'applications (API), ProcessMaker est doté de la clé universelle des principaux leaders de la RPA comme Automation Anywhere. Plutôt que de laisser les équipes avec des tonnes d'automatisations isolées à entretenir, ProcessMaker est un hub de workflow flexible qui simplifie la programmation et la maintenance des tâches.
Plus important encore, le logiciel BPM permet d'effectuer des changements et de nouvelles initiatives d'automatisation en interne, même par votre personnel non technique.
Par exemple, Tulsa Community College avait du mal à gérer manuellement les approbations sur papier avant ProcessMaker. Ils savaient que la circulation du papier entre les campus, les bâtiments et les bureaux était un goulot d'étranglement évident. ProcessMaker les a aidés à passer et à gérer les approbations avec des formulaires numériques tout en utilisant les avantages de la RPA.
En fin de compte, le logiciel ProcessMaker BPM fonctionne comme une solution flexible de flux de travail par glisser-déposer qui permet de rendre l'enseignement plus efficace, tant pour les étudiants que pour le personnel et les enseignants.
