Cómo la automatización de procesos robóticos está transformando la educación
Desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, el estrés de adaptar manual y los flujos de trabajo anticuados a un entorno digital han sido percibidos por educadores y administradores por igual. Cuando el viaje de los estudiantes se ve frenado por la lentitud de la administración del backend, los cuellos de botella ponen de manifiesto las oportunidades de elaborar una experiencia flexible y centrada.
Desde la escuela primaria hasta las experiencias universitarias, la educación necesita claramente una puesta a punto entre bastidores. La automatización de procesos robóticos (RPA) se está convirtiendo rápidamente en la herramienta preferida para automatizar los flujos de trabajo manuales y anticuados hacia una cultura estudiantil que da prioridad a lo digital. Exploremos las formas clave en que las instituciones educativas están elevando a una experiencia transparente, accesible y ágil a través de RPA.
Por qué los flujos de trabajo heredados en la educación son un gran obstáculo
La RPA aborda problemas de larga duración con flujos de trabajo que persisten desde épocas antiguas según los estándares tecnológicos actuales.
De un vistazo, la RPA en cualquier industria se aprovecha para eliminar cualquiera de los siguientes aspectos:
- Tareas manuales
- Silos de datos
- Cuellos de botella
Por ejemplo, muchos miembros del personal educativo con exceso de trabajo siguen procesando y transportando montañas de papeleo físico a través de los campus. Las aplicaciones por sí solas pueden exigir aprobaciones manuales en varias fases de la documentación física de los estudiantes, lo que roba tiempo al personal para seguir el progreso, detectar errores y conciliar discrepancias.
En última instancia, la preocupación por el exceso de trabajo y el retraso en los resultados suele derivarse de una maraña de pasos inútiles en muchos procesos cotidianos.
La RPA descarga las tareas humanas más adecuadas para las máquinas automatizadas, lo que permite a sus educadores y administradores recuperar el tiempo perdido.
¿Cómo está respondiendo la RPA a los retos de los flujos de trabajo en la educación?
La automatización robótica de procesos aumenta los esfuerzos humanos en lugar de sustituirlos. Mientras su personal se concentra en tareas complejas de resolución de problemas, la RPA introduce atajos automáticos en sus flujos de trabajo digitales.
Las reacciones sin humanos, o automatizaciones, de RPA trabajan donde normalmente tendrían que hacerlo los humanos:
- Unir sistemas dispares,
- Realizar tareas manuales monótonas o repetitivas, o
- Seguimiento del progreso de las tareas y los procesos.
Esencialmente, las acciones se llevan a cabo mientras la información se autoalimentan entre el personal y los sistemas de trabajo interdepartamentales para un uso flexible y en tiempo real. Lo manual se convierte en automático, y el tiempo, la atención y el dinero perdidos pueden destinarse a las tareas que el personal desea realizar con más frecuencia pero para las que no dispone de recursos.
En última instancia, la RPA ayuda a las instituciones educativas a ser digitales, visibles y ágiles.
¿Qué tareas son aptas para el uso de la automatización de procesos robóticos en la educación?
Las tareas que están preparadas para su uso en sistemas RPA suelen dificultar el trabajo del personal humano:
- Acciones repetitivas,
- Ocurre con frecuencia,
- Requerir que los humanos hagan de puente entre los sistemas digitales, y
- Tareas de varias etapas.
Como ya hemos comentado anteriormente, la elección de las tareas equivocadas puede frenar el éxito de su orquestación RPA. Afortunadamente, tanto los flujos de trabajo académicos como los no académicos están cargados de tareas que se ajustan a estos criterios.
¿Qué partes de los flujos de trabajo de los educadores puede mejorar la RPA?
La RPA aborda muchos de los flujos de trabajo más pequeños en el ámbito académico que van más allá de las tareas relacionadas con los estudiantes.
Los educadores equilibran una montaña de tareas por estudiante, desde la comprobación del plagio hasta el mantenimiento del plan de estudio del curso. RPA ofrece a los educadores de todos los niveles educativos las herramientas para agilizar estas tareas con menos errores y un mínimo esfuerzo manual.
Calificación y rendimiento de los estudiantes
La comprobación del plagio se ha simplificado con las modernas herramientas de software, pero sigue exigiendo a los profesores que introduzcan manualmente las tareas para obtener un veredicto por alumno.
- La alternativa: En su lugar, RPA puede vincular la finalización de otras tareas del flujo de trabajo de calificación para desencadenar automáticamente la etapa de comprobación cruzada. Los indicadores para una mayor investigación pueden desencadenar una búsqueda de huecos abiertos en los calendarios de los profesores, y luego enviar solicitudes de cita por correo electrónico a los estudiantes pertinentes.
El control del rendimiento de los alumnos sólo puede ser tan eficaz como la velocidad del proceso de toma de decisiones del profesor. Si los educadores evalúan y recopilan manualmente los informes de todos sus alumnos, es seguro que las decisiones serán lentas.
- La alternativa: Con RPA, los datos de todas las tareas de los alumnos gestionadas digitalmente pueden introducirse en un único panel en tiempo real. Los educadores tienen la libertad de segmentar su visión de las calificaciones a nivel individual, de sección y de curso. Además, se pueden generar instantáneamente alertas sobre las bajadas de rendimiento y los boletines de notas periódicos para enviarlos automáticamente por correo electrónico a los estudiantes y a los padres.
Gestión de cursos y contenidos
La asistencia a las clases sigue siendo otra rutina esencial pero tediosa que mantiene a muchos educadores encerrados en el impersonal "lápiz y papel" para pasar lista.
- La alternativa: Al adoptar un enfoque digital, la asistencia impulsada por RPA abre la puerta a una experiencia estudiantil más atractiva. Para combatir los descensos de asistencia de la época de la pandemia, la automatización del seguimiento de las tendencias de asistencia también permite a la RPA desencadenar una amplia gama de esfuerzos de divulgación virtual. Attendance Works señala que los profesores pueden ofrecer controles de asistencia para las ausencias y reforzar la vuelta a clase con mensajes de "bienvenida" e incentivos.
La gestión del contenido de las asignaciones puede plantear problemas por sí sola si el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) de una institución no ayuda a los estudiantes a mantener sus archivos organizados. Cuando los estudiantes pierden tiempo buscando en un almacén de archivos desordenado los recursos de aprendizaje clave, la calidad de su trabajo y su rendimiento pueden caer por debajo de las expectativas.
- La alternativa: Como se señala en una publicación de 2021 del Instituto de Electrónica e Ingenieros Eléctricoslos bots de RPA pueden integrarse con el LMS para organizar y gestionar los archivos de recursos. Cualquier cosa, desde los apuntes hasta las preguntas de los ejercicios de estudio y las instrucciones de los proyectos, puede ser enviada con el apoyo de RPA para eliminar la fricción entre el acceso a los archivos y la toma de medidas.
¿Qué partes de los flujos de trabajo de los administradores puede mejorar la RPA?
La administración conlleva toneladas de tareas aptas para RPA que alimentan la experiencia de los estudiantes, tanto directa como indirectamente.
En muchos departamentos, los administradores gestionan y apoyan colectivamente a los educadores, los estudiantes y el personal administrativo dedicado. El objetivo de RPA es liberar a estos equipos de la sobrecarga de papeleo y la falta de visibilidad de la información, potenciando su toma de decisiones.
Admisión
Las decisiones de matriculación de los estudiantes giran en torno a la clasificación de capas de papeleo crítico. Con el papel físico, un solo documento que falte puede atascar rápidamente todo el proceso de inscripción. Sin embargo, los retrasos y el estrés plagan el proceso incluso cuando toda la documentación está presente.
- La alternativa: Una vez digitalizados los formularios, la RPA puede enhebrar la información enviada directamente desde los documentos a los almacenes de datos de admisiones. Al establecer activadores de validación basados en la elegibilidad, la RPA puede decidir inscribir y alertar instantáneamente a los estudiantes, o marcar una solicitud de inscripción para una revisión manual posterior.
Recursos Humanos
El control de acceso de los empleados durante la incorporación y la retirada de los empleados mantiene la seguridad de las instalaciones y los sistemas del campus. Sin embargo, los descuidos en el acceso a los espacios físicos y digitales podrían dar acceso no deseado o incluso perjudicial a personas no autorizadas.
- La alternativa: En lugar de gestionar el acceso manualmente, RRHH puede seleccionar permisos dedicados para distintos grupos de acceso. A continuación, RPA puede proporcionar o revocar automáticamente estos permisos preestablecidos en el momento de la contratación o la finalización del contrato.
Las entrevistas de contratación del profesorado necesitan una gran cantidad de investigación de candidatos y referencias cruzadas para tomar decisiones en cada etapa. Si no se automatiza, RRHH pierde un tiempo valioso al examinar manualmente las preguntas de preselección, las referencias y otra información.
- La alternativa: Los robots son más eficientes en la repetitiva tarea de emparejar a los candidatos adecuados para los puestos vacantes. Una vez que RRHH establezca los criterios para los ascensos y los rechazos, la RPA puede clasificar a los candidatos para cada fase de la entrevista.
La asistencia de los empleados puede complicar los costes de una institución educativa si se calculan mal los tiempos y las prestaciones salariales correspondientes. Desde el fraude en las nóminas de la educación puede ocurrir más a menudo de lo que se informa, es posible que las instituciones no tengan suficientes salvaguardias para evitarlo.
- La alternativa: Los relojes de tiempo biométricos vinculados a RPA pueden limitar el fraude a través del reconocimiento facial y de huellas dactilares, lo que resulta en datos de tiempo más precisos. Un bot de RPA puede entonces aprovechar los datos de tiempo para aplicar cualquier pago de horas extras, sin preocuparse de los errores.
El RPA se une al BPM: Lo que significa para los educadores y la administración
Mientras que la RPA adopta y vincula las tareas para reducir el trabajo manual, la gestión de los procesos de negocio (BPM) mantiene los flujos de trabajo transparentes y centralizados para evitar que se conviertan en algo ingobernable.
Las plataformas de software BPM como ProcessMaker pueden integrarse con RPA para ayudar a los flujos de trabajo de las instituciones educativas:
- Planificación,
- La cartografía,
- Evaluar,
- Implementación, y
- Procesos de iteración.
Al conectar sistemas con interfaces de programación de aplicaciones (API), ProcessMaker está equipado con la llave universal de los principales líderes de RPA como Automation Anywhere. En lugar de dejar a los equipos con toneladas de automatizaciones aisladas que mantener, ProcessMaker es un centro de flujo de trabajo flexible que simplifica cómo se programan y mantienen las tareas.
Y lo que es más importante, el software BPM permite que los cambios y las nuevas iniciativas de automatización se realicen internamente, incluso por parte de su personal no técnico.
Por ejemplo, Tulsa Community College luchaba por gestionar manualmente las aprobaciones en papel antes de ProcessMaker. Sabían que el traslado de papel entre los campus, edificios y oficinas era un claro cuello de botella. ProcessMaker les ayudó a cambiar y gestionar las aprobaciones con formularios digitales mientras utilizaban las ventajas de RPA.
En última instancia, el software ProcessMaker BPM funciona como una solución flexible de flujo de trabajo de arrastrar y soltar que desbloquea un viaje educativo más eficiente, tanto para los estudiantes como para el personal y el profesorado.
