Wie robotergestützte Prozessautomatisierung das Bildungswesen verändert

Seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat sich der Stress der Anpassung von manueller, veralteter Arbeitsabläufe an eine digitale Umgebung waren Lehrkräfte und Administratoren gleichermaßen betroffen. Wenn die Reise der Studierenden durch eine träge Backend-Verwaltung behindert wird, zeigen Engpässe die Möglichkeiten auf, ein flexibles und zielgerichtetes Erlebnis zu schaffen.

Von der Grundschule bis zum Studium - das Bildungswesen braucht dringend eine Auffrischung hinter den Kulissen. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) wird schnell zum Mittel der Wahl, wenn es darum geht, veraltete, manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren und eine digital ausgerichtete Studentenkultur zu schaffen. Lassen Sie uns untersuchen, wie Bildungseinrichtungen mit Hilfe von RPA zu einem transparenten, zugänglichen und agilen Erlebnis werden.

Warum veraltete Arbeitsabläufe im Bildungswesen ein großes Hindernis darstellen

RPA befasst sich mit langwierigen Problemen bei Arbeitsabläufen, die nach heutigen technologischen Maßstäben noch aus alten Zeiten stammen.

Auf einen Blick lässt sich sagen, dass RPA in jeder Branche eingesetzt wird, um eine der folgenden Aufgaben zu beseitigen:

• Manuelle Aufgaben

• Datensilos

• Engpässe

So bearbeiten viele überlastete Mitarbeiter im Bildungswesen immer noch Berge von Papierkram und schleusen sie über den Campus. Allein für Bewerbungen müssen die physischen Unterlagen der Studenten unter Umständen in mehreren Phasen manuell genehmigt werden, was den Mitarbeitern die Zeit raubt, den Fortschritt zu verfolgen, Fehler zu erkennen und Diskrepanzen abzugleichen.

Letzten Endes rühren die Befürchtungen, dass zu viel Arbeit anfällt und sich die Ergebnisse verzögern, oft von einem Gewirr verschwenderischer Schritte in vielen alltäglichen Prozessen her.

RPA entlastet menschliche Aufgaben, die sich am besten für automatisierte Maschinen eignen, und verschafft Ihren Lehrkräften und Administratoren Raum, um ihre verlorene Zeit neu zu nutzen.

Wie stellt sich RPA den Herausforderungen in Bildungsworkflows?

Die robotergestützte Prozessautomatisierung ergänzt die menschliche Arbeit, anstatt sie zu ersetzen. Während sich Ihre Mitarbeiter auf komplexe Problemlösungsaufgaben konzentrieren, stellt RPA automatisch ausgelöste Abkürzungen innerhalb ihrer digitalen Workflows bereit.

RPAs menschenfreie Reaktionen oder Automatisierungen arbeiten dort, wo normalerweise Menschen arbeiten müssten:

1. Unterschiedliche Systeme überbrücken,
2. monotone oder sich wiederholende manuelle Tätigkeiten verrichten, oder
3. Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben und Prozessen.

Im Wesentlichen werden die Aufgaben erledigt, während die Informationen automatisch in die abteilungsübergreifenden Mitarbeiter- und Arbeitssysteme eingespeist werden, damit sie flexibel und in Echtzeit genutzt werden können. Manuelles wird automatisch - und verlorene Zeit, Konzentration und Geld können für Aufgaben verwendet werden, die Ihre Mitarbeiter häufiger erledigen möchten, für die sie aber keine Ressourcen haben.

Letztlich hilft RPA Bildungseinrichtungen dabei, digital, sichtbar und agil zu werden.

Was qualifiziert Aufgaben für den Einsatz von Robotern im Bildungswesen?

Aufgaben, die sich für den Einsatz von RPA-Systemen eignen, behindern in der Regel menschliche Mitarbeiter:

• Sich wiederholende Handlungen,
• Häufig vorkommend,
• Menschen müssen digitale Systeme überbrücken, und
• Mehrstufige Aufgaben.

Wie wir bereits berichtet haben, kann die Auswahl der falschen Aufgaben den Erfolg Ihrer RPA-Orchestrierung. Glücklicherweise gibt es sowohl in akademischen als auch in nicht-akademischen Workflows viele Aufgaben, die diese Kriterien erfüllen.

Welche Teile der Arbeitsabläufe von Erziehern können durch RPA verbessert werden?

RPA löst viele der kleineren Arbeitsabläufe im akademischen Bereich, die über die mit den Studenten verbundenen Aufgaben hinausgehen.

Pädagogen haben einen Berg von Aufgaben pro Student zu bewältigen - von der Plagiatsprüfung bis zur Pflege des Studienplans. RPA gibt Lehrkräften auf allen Bildungsebenen die Werkzeuge an die Hand, um diese Aufgaben mit weniger Fehlern und minimalem manuellen Aufwand zu erledigen.

Benotung und Schülerleistungen

Der Plagiatsabgleich ist mit modernen Softwaretools einfacher geworden, erfordert aber immer noch, dass die Lehrkräfte die Aufgaben manuell eingeben, um sie für jeden einzelnen Schüler zu bewerten.

• Die Alternative: Stattdessen kann RPA den Abschluss anderer Benotungs-Workflow-Aufgaben mit der automatischen Auslösung der Gegenprüfung verknüpfen. Indikatoren für weitere Untersuchungen können dann eine Suche nach offenen Terminen in den Kalendern der Lehrkräfte auslösen, die dann Terminanfragen per E-Mail an die betreffenden Schüler senden.

Die Überwachung der Schülerleistungen kann nur so effektiv sein wie die Geschwindigkeit des Entscheidungsprozesses einer Lehrkraft. Wenn Lehrkräfte alle Schüler manuell bewerten und Berichte über sie zusammenstellen, sind langsame Entscheidungen vorprogrammiert.

• Die Alternative: Mit RPA können Daten über alle digital verwalteten Schüleraufgaben in Echtzeit in ein einziges Dashboard eingespeist werden. Pädagogen können ihre Ansicht der Noten auf individueller, abschnitts- und kursübergreifender Ebene frei einteilen. Darüber hinaus können Warnmeldungen bei Leistungsabfall und regelmäßige Zeugnisse sofort erstellt und automatisch per E-Mail an Schüler und Eltern versandt werden.

Kurs- und Inhaltsmanagement

Anwesenheit im Unterricht Eine weitere wichtige, aber langweilige Routine, die viele Pädagogen an unpersönliche Anwesenheitslisten mit Stift und Papier bindet.

• Die Alternative: Durch die Einführung eines digitalen Schwerpunkts öffnet die RPA-gesteuerte Anwesenheitspflege die Tür zu einer engagierteren Studentenerfahrung. Um dem pandemischen Rückgang der Anwesenheit entgegenzuwirken, kann RPA durch die automatische Verfolgung der Anwesenheitstrends ein breites Spektrum an virtuellen Maßnahmen auslösen. Attendance Works weist darauf hin, dass Lehrkräfte bei Abwesenheit fürsorglich nachfragen und die Rückkehr in den Unterricht mit "Willkommen zurück"-Nachrichten und Anreizen unterstützen können.

Verwaltung von Aufgabeninhalten kann selbst zu Problemen führen, wenn das Lernmanagementsystem (LMS) einer Institution den Studierenden nicht hilft, ihre Dateien zu organisieren. Wenn Studierende Zeit damit verlieren, wichtige Lernressourcen in unübersichtlichen Dateien zu suchen, können ihre Arbeitsqualität und ihr Arbeitseifer hinter den Erwartungen zurückbleiben.

• Die Alternative: Wie in einer Veröffentlichung von 2021 des Institut für Elektronik und Elektroingenieureerwähnt, können RPA-Bots in LMS integriert werden, um Ressourcendateien zu organisieren und zu verwalten. Alles, von Notizen bis hin zu Übungsfragen und Projektanweisungen, kann mit RPA-Unterstützung eingesetzt werden, um die Reibung zwischen Dateizugriff und Aktion zu beseitigen.

Welche Teile der Verwaltungsabläufe können durch RPA verbessert werden?

Die Verwaltung ist mit einer Vielzahl von RPA-freundlichen Aufgaben betraut, die sowohl direkt als auch indirekt zur Verbesserung der Studentenerfahrung beitragen.

In vielen Abteilungen verwalten und unterstützen Administratoren gemeinsam Lehrkräfte, Schüler und engagierte Verwaltungsmitarbeiter. RPA zielt darauf ab, diese Teams von der Papierflut und der mangelnden Informationstransparenz zu befreien, indem es ihnen die Entscheidungsfindung erleichtert.

Zulassungen

Entscheidungen über die Immatrikulation von Studenten dreht sich alles um das Sortieren von Papierkram. Bei physischem Papier kann ein einziges fehlendes Dokument schnell zu einem Engpass in der gesamten Registrierungskette führen. Doch selbst wenn alle Unterlagen vorhanden sind, kommt es zu Verzögerungen und Stress.

• Die Alternative: Sobald die Formulare digitalisiert sind, kann RPA die übermittelten Informationen direkt aus den Dokumenten in die Datenspeicher der Zulassungsstellen übertragen. Durch das Festlegen von Validierungsauslösern auf der Grundlage der Eignung kann RPA entscheiden, ob eine Einschreibung erfolgen soll, und die Studierenden sofort benachrichtigen - oder einen Einschreibungsantrag für eine weitere manuelle Überprüfung markieren.

Personalwesen

Zugangskontrolle für Mitarbeiter beim Onboarding und Offboarding sorgen für die Sicherheit der Einrichtungen und Systeme auf dem Campus. Versäumnisse beim Zugang zu physischen und digitalen Räumen können jedoch dazu führen, dass Unbefugte unerwünschten oder sogar schädlichen Zugang erhalten.

• Die Alternative: Anstatt den Zugriff manuell zu verwalten, kann die Personalabteilung spezielle Berechtigungen für bestimmte Zugriffsgruppen auswählen. Dann kann RPA diese voreingestellten Berechtigungen bei Einstellung oder Kündigung automatisch erteilen oder entziehen.

Einstellungsgespräche für Lehrkräfte benötigen eine Vielzahl von Bewerbern und Querverweisen, um in jeder Phase Entscheidungen zu treffen. Ohne Automatisierung verliert die Personalabteilung wertvolle Zeit durch das manuelle Durchsuchen von Vorabfragen, Referenzen und anderen Informationen.

• Die Alternative: Roboter sind effizienter bei der sich wiederholenden Aufgabe, geeignete Bewerber für offene Stellen zu finden. Sobald die Personalabteilung Kriterien für Beförderungen und Ablehnungen festgelegt hat, kann RPA die Bewerber für jede Interviewphase sortieren.

Anwesenheit der Mitarbeiter kann die Kosten für eine Bildungseinrichtung in die Höhe treiben, wenn die Zeiten und die entsprechenden Lohnleistungen falsch berechnet werden. Da Gehaltsabrechnungsbetrug im Bildungswesen häufiger vorkommt als berichtet, verfügen die Einrichtungen möglicherweise nicht über ausreichende Sicherheitsvorkehrungen, um ihn zu verhindern.

• Die Alternative: Mit RPA verknüpfte biometrische Stechuhren können Betrug durch Gesichts- und Fingerabdruckerkennung einschränken, was zu genaueren Zeitdaten führt. Ein RPA-Bot kann dann die Zeitdaten nutzen, um Überstundenzuschläge zu zahlen, ohne dass Fehler zu befürchten sind.

RPA trifft BPM: Was dies für Pädagogen und Verwaltung bedeutet

Während RPA Aufgaben übernimmt und verknüpft, um die manuelle Arbeit zu reduzieren, sorgt das Geschäftsprozessmanagement (BPM) für transparente und zentralisierte Arbeitsabläufe, damit diese nicht aus dem Ruder laufen.

BPM-Software-Plattformen wie ProcessMaker können mit RPA integriert werden, um die Arbeitsabläufe von Bildungseinrichtungen zu unterstützen:

1. Planung,
2. Kartierung,
3. Auswerten,
4. Durchführen, und
5. Iterierende Prozesse.

Durch die Verbindung von Systemen mit Application Programming Interfaces (APIs) ist ProcessMaker mit dem universellen Schlüssel zu großen RPA-Anbietern wie Automation Anywhere ausgestattet. Anstatt Teams mit einer Vielzahl isolierter Automatisierungen zu belasten, ist ProcessMaker eine flexible Workflow-Drehscheibe, die die Programmierung und Wartung von Aufgaben vereinfacht.

Noch wichtiger ist, dass BPM-Software es ermöglicht, Änderungen und neue Automatisierungsinitiativen hausintern durchzuführen - selbst durch Ihr nichttechnisches Personal.

Zum Beispiel, Tulsa Community College vor ProcessMaker mit der manuellen Verwaltung papierbasierter Genehmigungen zu kämpfen. Sie wussten, dass das Hin- und Herschieben von Papier zwischen Campus, Gebäuden und Büros einen klaren Engpass darstellte. ProcessMaker half ihnen bei der Umstellung auf digitale Formulare und der Verwaltung von Genehmigungen unter Nutzung der Vorteile von RPA.

Letztendlich funktioniert die ProcessMaker BPM-Software als flexible Drag-and-Drop-Workflow-Lösung, die eine effizientere Ausbildung ermöglicht - für Studenten, Mitarbeiter und Lehrkräfte gleichermaßen.