Comment la cartographie des processus améliore chaque niveau de votre organisation
"Si vous ne repensez pas constamment à ce que vous faites et n'essayez pas d'adopter des technologies perturbatrices, c'est-à-dire pour vous-même, vous serez perturbé et vous disparaîtrez". Ce sont les sages paroles de Barry Appelman, ancien responsable du développement des serveurs chez AOL. Barry a contribué au développement et à l'expansion de la tristement célèbre messagerie instantanée AOL, connue de ses nombreux fans sous le nom de "AIM".
À l'époque, l'AIM était considérée comme ridicule par les cadres supérieurs. Barry et son équipe ont subi des tas de pressions, la suite C et les investisseurs s'inquiétaient de la "cannibalisation", ou de l'idée de se tirer une balle dans le pied avec un produit étonnant valant beaucoup d'argent commercialisé gratuitement. "Si vous ne vous cannibalisez pas, cependant, en matière de technologie, vous êtes condamné. Quelqu'un d'autre le fera", a dit Barry à InVision. Fermement convaincus, Barry et ses partisans ont révolutionné la culture de l'Internet telle que nous la connaissons aujourd'hui. À son apogée, Le CRN a indiqué que l'AIM comptait 36 millions d'utilisateurs dans le monde.
L'intuition de Barry se fait entendre haut et fort, non seulement dans le domaine de la technologie, mais dans tous les secteurs d'activité. Cela nous rappelle que Blockbuster a fait faillite grâce à Redbox, puis à Netflix. Toys R' Us, autrefois le plus grand détaillant des États-Unisest maintenant en faillite. Ces cas se produisent dans les entreprises qui ne parviennent pas à innover leurs processus internes ou la façon dont une entreprise fonctionne de l'intérieur. Le fait de ne pas reconnaître le changement de direction de l'industrie entraîne des coûts élevés, une diminution des revenus, une baisse de l'expérience client et une perte d'opportunités en raison d'un marché volatil et concurrentiel - tout comme les entreprises énumérées ci-dessus.
Comment votre organisation peut-elle garder une longueur d'avance sur la concurrence et améliorer sa santé organisationnelle globale ? La clé réside dans la cartographie des processus.
Qu'est-ce que la cartographie des processus ?
Lucidchart définit une carte de processus comme "un outil de planification et de gestion qui décrit visuellement le flux de travail. En utilisant logiciel de cartographie des processusles cartes de processus montrent une série d'événements qui produisent un résultat final." Le terme "carte de processus" est également connu plus communément sous le nom d'organigramme, de modèle de processus, de diagramme de flux de travail ou de diagramme de flux d'affaires, entre autres noms similaires.
Essentiellement, les cartes de processus montrent qui et quoi est impliqué dans un flux de travail. Elles peuvent être utilisées dans n'importe quelle entreprise ou organisation pour révéler les inefficacités ou les points faibles des processus d'une entreprise. Avant qu'une entreprise puisse automatiser et d'optimiser leurs processus, les organisations doivent d'abord comprendre les processus réels. Si l'on ne comprend pas le flux de travail d'une équipe, la communication peut s'interrompre - un problème de une erreur de plusieurs milliards de dollars milliards de dollars pour les comptes de profits et pertes des entreprises, selon un rapport du rapport Holmes.
Les cartes de processus peuvent aider votre organisation à mieux comprendre ses processus opérationnels. Il s'agit d'un instantané visuel d'informations essentielles sur les flux de travail de votre entreprise, qui aide vos employés à mieux comprendre la fonction et l'objectif de chaque flux de travail. En cartographiant les processus, vous aidez non seulement les employés à comprendre les détails de leurs processus, mais vous leur permettez également de réévaluer leur efficacité. Ainsi, l'organisation ne risque pas de consacrer trop de temps à des processus défaillants.
Les avantages de la cartographie des processus
À l'ère du bouleversement numérique, les organisations doivent rester agiles et adaptables pour rester compétitives. Afin de répondre aux exigences élevées des entreprises, les cartes de processus peuvent améliorer une multitude de domaines pour aider les organisations à surmonter ces défis.
1. Les cartes des processus améliorent la visibilité
Les cartes de processus prennent des informations confuses et dispersées dans les flux de travail et les centralisent dans une zone pour que les utilisateurs puissent les voir. La création de cartes de processus à l'aide d'un logiciel d'automatisation des flux de travail permet aux entreprises de créer des tableaux de bord faciles à lire pour que les employés comprennent ce qui se passe dans un flux de travail. Les employés peuvent tout voir, depuis les tâches qui leur sont assignées jusqu'au temps nécessaire pour les accomplir. Les responsables peuvent même analyser en détail les tâches qui prennent du retard et les personnes responsables. Les notifications peuvent également être configurées pour alerter les gestionnaires et les employés lorsque des tâches sont en retard par rapport à leur date d'échéance.
Les diagrammes de processus fournissent également un aperçu du déroulement des opérations, ce qui permet d'approfondir les informations. Dans une plate-forme de gestion des processus d'entreprise (BPM), les flux de travail peuvent être publiés, non publiés, enregistrés. Elle alimente également automatiquement d'autres sources de données, si nécessaire, pour des rapports plus détaillés. Elle permet à vos employés de travailler de manière agréable et ordonnée, d'être accessibles et d'améliorer constamment les inefficacités. En cas de dysfonctionnement, les plateformes de gestion des processus rendent ces inefficacités évidentes. Cela permet à vos employés de corriger rapidement le cap, sans intervention du support informatique.
2. Vous pouvez changer et vous adapter rapidement aux exigences réglementaires
Accenture signale que toutes les entreprises de tous les secteurs connaissent des changements radicaux en raison des nouvelles réglementations, et qu'elles sont plus nombreuses que jamais. Pour les banques, les soins de santé et les secteurs publics, la conformité est un enjeu majeur. Elle est obligatoire et en constante évolution, ce qui fait que les entreprises ne prêtent pas attention aux détails en cas de problème majeur.
Pour éviter des amendes coûteuses, des infractions à la sécurité ou des répercussions juridiques, ces organisations ont reconnu la nécessité d'adopter une technologie qui les aide à rester conformes à tout moment. Les cartes de processus aident les organisations à apporter des changements pour se conformer rapidement aux nouvelles réglementations. Chaque fois qu'une nouvelle réglementation est promulguée, les employés peuvent se réunir et réévaluer leurs processus existants dans leur plateforme BPM. Les processus peuvent alors être ajustés ou de nouveaux peuvent être créés pour répondre aux nouvelles exigences, ce qui facilite plus que jamais le transfert à l'auditeur grâce à un système que celui-ci peut comprendre visuellement.
3. La valeur de vos systèmes actuels est étendue
L'un des avantages de la cartographie des processus est sa capacité à s'intégrer de manière transparente dans les systèmes technologiques existants d'une organisation. Par exemple, une compagnie d'assurance avait un ancien fournisseur dont les capacités étaient limitées, qui n'offrait pas le niveau de visibilité nécessaire dans l'ensemble de l'entreprise, et ces points faibles se traduisaient par des temps de réponse plus lents pour les clients. Pour une compagnie d'assurance, le processus de réclamation se heurte généralement à un problème de temps de communication retardé en raison d'une suite de gestion obsolète et de processus papier.
Les plates-formes de flux de travail utilisant la cartographie des processus permettent de regrouper les informations dans les anciens systèmes et de les superposer afin de fournir une expérience plus actuelle. Les anciennes informations contenues dans ces systèmes bénéficient d'une sécurité accrue grâce à une technologie de pointe, une interface utilisateur conviviale et des économies réalisées en ne supprimant pas les investissements existants pour en faire de nouveaux. Votre organisation continue à récolter les fruits de vos investissements budgétaires tout en automatisant les tâches tout au long du nouveau système. Les avantages de la visibilité, de la responsabilité et de l'agilité demeurent.
En mettant en place une plate-forme de flux de travail solide et en utilisant des cartes de processus à votre avantage, votre organisation peut optimiser ses processus internes. De meilleures opérations de base grâce à des systèmes connectés permettent à votre entreprise de rester agile, flexible et en phase avec les tendances de la transformation numérique.
Une culture plus forte mène à une organisation plus forte
Changer les attitudes existantes à l'égard des nouvelles technologies est un défi auquel presque toutes les entreprises sont confrontées. La récompense est grande pour les organisations qui choisissent de s'adapter à la place des marchés agressifs. Selon McKinseyle premier quartile des sociétés cotées en bourse dans le classement de McKinsey Indice de santé organisationnelle (OHI) offre aux actionnaires des rendements environ trois fois supérieurs à ceux du quartile inférieur".
Il est facile de plaider en faveur de la santé organisationnelle lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde pour atteindre les objectifs de l'organisation. Pour atteindre cet état de santé dans une entreprise, il faut une compréhension approfondie de la manière dont chaque employé travaille, collabore et travaille à la réalisation de ces objectifs avec les nouvelles ressources dont il dispose. Dans ce cas, la cartographie des processus améliore directement l'organisation à tous les niveaux en aidant les employés et la direction à travailler plus efficacement. Une organisation peut faire des bonds en avant vers ses stratégies de croissance à long terme en éliminant le travail trop chargé et en réduisant lassitude face aux décisionsEn effet, les entreprises peuvent ainsi prendre facilement des décisions cruciales.
La transformation numérique est un processus par étapes, qui nécessite l'adhésion de toutes les parties prenantes pour améliorer l'organisation dans son ensemble. En travaillant ensemble, l'ensemble de l'écosystème de l'entreprise travaille en tandem, dans les délais et avec une productivité plus grande que jamais.
Vous cherchez à améliorer la santé de votre organisation grâce à une plate-forme de processus tout-en-un ? Pour en savoir plus, consultez le site www.processmaker.com.
À propos de ProcessMaker :
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
