Comment les campus universitaires peuvent se passer de papier grâce à l'automatisation des processus numériques

Votre école utilise-t-elle encore des documents papier et des transferts physiques ? Avez-vous fait part de ces préoccupations à vos supérieurs en leur promettant peu de changements, mais il est clair que vous devez vous passer de papier sur le campus de votre université ?

Si vous avez répondu oui à ces questions, vous n'êtes pas seul. Les universités de tout le pays ressentent la pression de s'adapter, mais il est risqué de subir de tels changements. En fait, selon EdTechMagazineLes secteurs comme l'enseignement supérieur qui mettent en œuvre la transformation numérique des technologies de l'information sont sujets à des taux d'échec élevés. Cet obstacle, qui s'ajoute aux difficultés rencontrées par l'ensemble du secteur, entraîne la fermeture d'écoles à un rythme alarmant.

Les experts prédisent que les écoles qui ne veulent pas s'adapter aux exigences technologiques d'aujourd'hui ne concurrenceront pas celles qui le feront, ou le font déjà. Vous n'arrivez toujours pas à passer à la dématérialisation sur votre campus universitaire ? Dans cet article, nous abordons les obstacles à la transformation numérique, les avantages de l'automatisation des processus numériques dans l'enseignement supérieur, ainsi que les prévisions pour 2020 pour aider à convaincre votre école de passer au numérique.

 

Obstacles à la transformation numérique

Ce n'est un secret pour personne que les universités du pays doivent relever le défi de garder leurs portes ouvertes. L'un des principaux facteurs qui frappent les campus universitaires aujourd'hui est le taux de baisse des inscriptions. Un récent rapport du centre de recherche du National Student Clearinghouse a montré que les inscriptions dans les universités ont diminué de 1,3 % à l'automne 2019. Cela représente 231 000 étudiants, pour mettre les choses en perspective.

Pour remédier à ce problème, les universités se tournent vers la technologie pour attirer les meilleurs talents sur le campus. Des outils comme l'automatisation des processus numériques (DPA) et des plates-formes logicielles comme la gestion intelligente des processus d'entreprise (iBPM) sont utilisés dans d'autres secteurs comme la finance pour aider à moderniser les flux de travail. L'enseignement supérieur commence à s'approprier ces technologies et les adopte comme solution. Mais tout le monde n'est pas en mesure d'effectuer le changement immédiatement. Voici quelques obstacles courants à la perturbation numérique

  • La courbe d'apprentissage des nouvelles technologies. Au fur et à mesure que la technologie s'améliore, les élèves s'attendent à ce que leurs écoles s'adaptent. De nombreuses écoles fonctionnent encore avec des solutions ponctuelles dépassées et ne sont pas préparées à gérer la courbe d'apprentissage qu'implique l'automatisation intelligente.
  • Réductions budgétaires. Malheureusement, de nombreuses écoles doivent procéder à des ajustements radicaux en raison des coupes sombres dans leur budget. Le coût de la formation et de la mise en œuvre de nouveaux logiciels est trop élevé (et trop risqué) pour certains collèges.
  • Trop de dépendance à l'égard des anciens systèmes. Il n'est pas rare que les écoles conservent leurs investissements existants pendant des années. Le changement numérique est traditionnellement lent dans l'enseignement supérieur. Dans un secteur encore largement manuel, le personnel peut être moins enclin à abandonner les solutions héritées pour un nouveau système en raison du coût et de la résistance au changement.
  • Des processus commerciaux dépassés. Non seulement les logiciels existants, mais aussi la dépendance à l'égard des méthodes de travail manuelles sur papier, freinent de nombreuses universités.

Comment l'automatisation des processus numériques (DPA) peut-elle aider mon collège ?

Une nouvelle technologie appelée automatisation des processus numériques a rapidement réorganisé les plus grandes organisations du monde. Il s'agit d'un progrès par rapport aux logiciels traditionnels de gestion des processus d'entreprise (iBPM) que l'on voit aujourd'hui. Selon G2 FoulePour qu'un produit puisse être classé dans la catégorie de l'automatisation des processus numériques, il doit présenter les caractéristiques suivantes

  • Fournir des capacités de robotique et d'automatisation numérique des processus
  • Faciliter la gestion des dossiers de bout en bout
  • Intégrer un certain niveau d'automatisation intelligente
  • Fournir des capacités de développement d'applications et de flux de travail à faible code


Les critères stricts ci-dessus signifient que non seulement la DPA peut automatiser les flux de travail manuels, mais qu'elle peut aussi créer intuitivement des applications et des flux de travail avec peu d'intervention de code, tout en utilisant l'automatisation robotique dans le même produit.

Qu'est-ce que cela signifie pour l'enseignement supérieur ? La possibilité de se passer de papier et plus encore ! Les possibilités pour les universités d'améliorer leurs campus en utilisant l'automatisation des processus numériques sont infinies. Nous avons énuméré ci-dessous cinq des principaux avantages que les universités voient dans la mise en œuvre d'un iBPM avec DPA :

1. Réduction des coûts. Pour le Lehman College, l'école a pu économiser plus de $20,000 en automatisant leur processus de transfert de crédits, auparavant manuel et basé sur le papier, grâce aux iBPMs.

2. Amélioration de l'expérience des étudiants. La numérisation des flux de travail rend tout plus fluide et beaucoup plus rapide, la musique aux oreilles de la génération numérique. Lorsque l'accès aux documents, aux aides financières et aux autres réponses aux demandes de renseignements est transparent, les étudiants sont plus heureux. Cela permet de retenir les talents et d'en attirer de nouveaux à l'avenir grâce au parcours positif des étudiants.

3. L'unité des systèmes patrimoniaux. Avec les bons iBPMs et produits DPA, les écoles peuvent centraliser leurs investissements existants en un seul endroit. Les plates-formes d'automatisation des processus orchestrent les personnes, le travail et les systèmes sur une plate-forme centralisée et laissent le papier derrière elles, préservant ainsi l'argent dépensé et améliorant les capacités de ces solutions héritées pour qu'elles soient meilleures que jamais par elles-mêmes.

4. Une efficacité accrue du back-office. Qui n'aime pas cliquer sur un bouton pour que le travail soit fait à sa place ? C'est exactement ce qui se passe lorsque l'automatisation des processus concerne le personnel universitaire. Un campus universitaire devient immédiatement un campus intelligent grâce à la mise en place de flux de travail numériques. Votre université sera en mesure d'accomplir davantage de tâches en moins de temps, ce qui entraînera des économies de coûts.

5. Amélioration de la coordination interministérielle. L'un des meilleurs aspects de l'automatisation des processus est sa capacité à améliorer la fluidité des services. La création d'une efficacité inter-campus est l'un des plus grands combats du grand collège. La dématérialisation facilitera une meilleure communication et une plus grande productivité sur le campus, ce qui aidera les départements à mieux travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l'université.

L'enseignement supérieur en 2020


En raison de l'évolution démographique et culturelle de l'enseignement supérieur aux États-Unis, les établissements d'enseignement supérieur doivent anticiper les conséquences inévitables du changement. Les experts financiers de Bloomberg affirment que les taux d'inscription en maternelle ne cessent de baisser depuis 2014, la deuxième plus forte baisse étant celle qui a suivi le baby boom. Qu'est-ce que cela signifie pour les universités ? D'ici 2026, les universités commenceront à ressentir les effets de la baisse du taux de natalité et des inscriptions scolaires.

Autre fait intéressant : alors que les taux d'inscription dans les collèges communautaires et les établissements d'enseignement privés devraient chuter rapidement au cours des prochaines années, les inscriptions dans les collèges d'élite restent les mêmes. Cela est dû en grande partie à l'argent ancien provenant des inscriptions intergénérationnelles, à la recherche et aux collèges de l'Ivy League qui obtiennent d'importantes sources de financement, et à l'attrait continu des étudiants en raison de leur statut prestigieux.

statistiques de bloomberg                              (Source : Commission européenne Bloomberg)

Gardez à l'esprit que ces collèges devront également mettre à jour leurs systèmes sur le plan technologique en raison des difficultés rencontrées par l'industrie, mais qu'ils ont beaucoup plus de chances de survivre grâce au soutien financier, aux donateurs privés et au financement public (car nombre d'entre eux sont à la tête de la recherche mondiale en médecine et en intelligence artificielle).

Résumé


Si les obstacles à la perturbation numérique sont valables et omniprésents, les avantages sont incroyables. Les établissements d'enseignement supérieur qui adoptent la technologie d'automatisation des processus peuvent s'attendre à réaliser des économies, à accroître leur efficacité opérationnelle, à avoir un personnel plus heureux et à attirer et retenir davantage d'étudiants. Le passage au numérique offre aux établissements d'enseignement supérieur une chance de rester compétitifs face aux demandes imminentes de l'industrie. Si votre université hésite encore à passer à la dématérialisation, considérez les précieux avantages ci-dessus pour aider votre conseil d'administration à prendre la bonne décision.



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