Le Lehman College récompensé pour sa collaboration lors de la conférence CUNY IT 2019
Le 6 décembre 2019, le Lehman College a reçu le prix de la collaboration pour le succès de la transformation numérique de son processus de transfert de crédits, intitulé Electronic Transfer Credit Evaluation (eTCE). En utilisant ProcessMaker, le collège a pris son processus de saisie auparavant manuel et l'a numérisé et automatisé pour augmenter l'efficacité, l'agilité et la productivité sur tout son campus.
Un processus de transfert de crédit en panne
Le Lehman College est le seul collège de quatre ans de la City University de New York dans le Bronx. Lehman était confronté à un défi ressenti par les universités non seulement natives du système CUNY, mais aussi par les établissements d'enseignement supérieur de tout le pays. Plus de 68 % des étudiants de Lehman sont des étudiants en transfert, ce qui exerce une grande pression sur l'innovation. Jusqu'à récemment, les évaluations de transfert faisaient partie d'un processus en plusieurs étapes, truffé de contraintes de temps, d'allers-retours physiques et de mauvaises expériences pour les étudiants.
"Nous envoyions des étudiants nouveaux sur notre campus partout. Nous leur envoyions une carte, nous leur donnions un répertoire, le formulaire, et nous leur disions : "Ok, maintenant, allez les trouver". Même lorsqu'ils ont trouvé des professeurs, ces membres n'étaient parfois pas là pour des questions d'horaires ou pour des journées de conseil sur le campus [connues sous le nom de CDAD]", a partagé Christie Lucchese, coordinatrice de l'évaluation des transferts du Lehman College.
Du côté des étudiants, le processus de transfert des crédits était décourageant. Le formulaire à remplir comportait plus de quatre pages et impliquait une saisie manuelle au nom des étudiants qui devaient ensuite communiquer ces informations, physiquement, au personnel.
À partir de ce moment, le personnel saisissait à la main les informations enregistrées dans un système, ce qui prenait plusieurs jours (voire des semaines) et était sujet à des erreurs humaines. Parfois, si un formulaire était remis incomplet, l'université suspendait l'inscription de l'étudiant aux cours, l'empêchant de prendre les crédits nécessaires pour poursuivre ses études ou même obtenir son diplôme. En raison du manque de bases de données électroniques disponibles, il n'y avait aucun moyen de suivre ces formulaires, de savoir combien de cours étaient en attente et combien de signatures étaient nécessaires pour compléter le processus.
Les deux parties ont éprouvé une grande frustration entre les périodes de pointe des inscriptions entre janvier et août, les étudiants faisant souvent de longues files d'attente pour voir le greffier et le personnel ne pouvant pas traiter toutes les demandes en temps voulu. La plupart du temps, les étudiants n'étaient pas informés de l'approbation ou du rejet de leurs crédits avant septembre, ce qui a encore nui à l'expérience des étudiants sur le campus. Réalisant rapidement que ce processus n'était plus viable ni productif pour le personnel et les étudiants, le Lehman College a cherché à numériser dans un campus intelligent en utilisant ProcessMaker.
ProcessMaker comme solution de bout en bout
ProcessMaker est unique dans son approche de la gestion des flux de travail et des processus d'entreprise (BPM). Il se concentre sur une interface intuitive permettant au personnel universitaire de créer des solutions pour traiter des flux de travail complexes en utilisant la fonctionnalité "glisser-déposer". Le Lehman College a tiré profit de ces facteurs et a construit son processus actuel de transfert de crédits appelé "Electronic Transfer Credit Evaluation" (eTCE) dans ProcessMaker.
Depuis sa mise en œuvre, plus de 5 500 cours uniques ont été évalués. 520 établissements au sein du système CUNY, ainsi que ceux en dehors de CUNY, ont adopté ce nouveau processus. En moyenne, le délai d'exécution est de huit jours. Plus de 1 000 dossiers uniques d'étudiants ont été mis à jour, ce qui a permis de réaliser des économies de 20 000 dollars.
Outre le succès quantitatif, plusieurs améliorations qualitatives ont été constatées dans les écoles utilisant ce nouveau flux de travail. Pour le corps enseignant, les évaluations peuvent être effectuées n'importe où et le travail est désormais facilement réparti entre les membres du personnel, ce qui permet de réaliser les évaluations en temps voulu. Le nouveau processus électronique est beaucoup moins stressant pour les étudiants, car il élimine les transferts physiques au personnel. La forme numérique réduit également le risque de redoublement d'un cours en raison d'une erreur ou d'un retard, tout en augmentant la probabilité d'obtenir les cours requis au cours du premier semestre. L'aide financière est également utilisée de manière plus intelligente du côté des étudiants.
"Nous sommes très heureux de lancer la prochaine génération de notre solution pour l'enseignement supérieur. Nous espérons continuer à innover au sein de l'industrie, en aidant des universités comme le Lehman College à accroître leur efficacité et à améliorer l'expérience des étudiants sur le campus", déclare Brian Reale, PDG de ProcessMaker.
ProcessMaker offre la flexibilité et l'évolutivité nécessaires pour répondre à un large éventail de besoins en matière d'enseignement supérieur. La société s'apprête à lancer sa dernière offre de logiciel de gestion intelligente des processus d'entreprise (iBPM), ProcessMaker 4, fin janvier 2020. Vous souhaitez en savoir plus sur la plate-forme d'automatisation des flux de travail de ProcessMaker, basée sur le cloud, pour votre université ? Inscrivez-vous à notre webinaire le 24 janvier à 12h00 HNE pour découvrir comment ProcessMaker peut rationaliser l'enseignement supérieur.
À propos du Collège Lehman
Le Lehman College est le seul collège de quatre ans de la City University of New York dans le Bronx. Il sert de centre intellectuel, économique et culturel à l'arrondissement et à la région environnante. Lehman propose des études de premier et de second cycle en arts et sciences libéraux et en enseignement professionnel dans un environnement de recherche dynamique. Avec un corps étudiant diversifié de plus de 14 000 étudiants et plus de 81 000 anciens élèves, Lehman propose plus de 90 programmes de premier et deuxième cycles. Classé au quatrième rang national pour son taux de mobilité par le National Bureau of Economic Research et le Equality of Opportunity Project, Lehman est un fier catalyseur de la mobilité économique et sociale pour ses étudiants, dont près de la moitié sont des étudiants de première génération.
À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
