Cómo los campus universitarios pueden prescindir del papel con la automatización de los procesos digitales

¿Tu escuela sigue usando documentos de papel y entregas físicas? ¿Has planteado estas preocupaciones a tus superiores con pocas promesas de cambio, pero claramente necesitas ir sin papeles en tu campus universitario?

Si has respondido afirmativamente a estas preguntas, no estás solo. Las universidades de todo el país sienten la presión de adaptarse, pero someterse a tales cambios es arriesgado. De hecho, según EdTechMagazine...industrias como la de la educación superior que implementan la transformación digital de la tecnología de la información son propensas a altas tasas de fracaso. Este obstáculo, además de los desafíos de la industria, está causando que las escuelas cierren sus puertas a un ritmo alarmante.

Los expertos predicen que las escuelas que no están dispuestas a adaptarse tecnológicamente a las demandas de hoy no competirán con las escuelas que lo harán, o que ya lo hacen. ¿Todavía no puedes conseguir que tu campus universitario se quede sin papel? En este artículo, discutimos las barreras a la transformación digital, los beneficios de la automatización de los procesos digitales en la educación superior, junto con las predicciones para el año 2020 para ayudar a convencer a su escuela de que haga el cambio.

Barreras a la transformación digital

No es un secreto que las universidades de todo el país se enfrentan a desafíos para mantener sus puertas abiertas. Entre los mayores factores que afectan a los campus universitarios hoy en día es la tasa de disminución de la matrícula. Un reciente informe del Centro de Investigación del Centro Nacional de Intercambio de Estudiantes mostró que las inscripciones en la universidad disminuyeron en un 1.3% en el otoño de 2019. Eso son 231.000 estudiantes, para ponerlo en perspectiva.

Para remediar este problema, las universidades están recurriendo a la tecnología para atraer a los mejores talentos del campus. Herramientas como la automatización de procesos digitales (DPA) y plataformas de software como la gestión inteligente de procesos empresariales (iBPM) se utilizan en otros sectores como el financiero para ayudar a modernizar los flujos de trabajo. La educación superior está empezando a captar estas tecnologías, adoptándolas como su solución. Pero no todo el mundo puede hacer el cambio inmediatamente. Algunas de las barreras comunes a la interrupción digital son las siguientes:

• Curva de aprendizaje a la nueva tecnología. A medida que la tecnología mejora, los estudiantes esperan que sus escuelas se adapten. Muchas escuelas todavía operan con soluciones puntuales anticuadas y no están preparadas para manejar la curva de aprendizaje que implica la automatización inteligente.
• Recortes de presupuesto. Desafortunadamente, muchas escuelas se dan cuenta de que necesitan hacer ajustes drásticos debido a los drásticos recortes de sus presupuestos. El costo de la capacitación y la implementación de nuevos programas es demasiado (y demasiado riesgoso) para algunas universidades.
• Demasiada confianza en los sistemas heredados. No es raro que las escuelas mantengan sus inversiones existentes durante años. El cambio digital es tradicionalmente lento en la educación superior. En una industria que sigue siendo en gran parte manual, el personal puede estar menos inclinado a desechar las soluciones heredadas para un nuevo sistema debido al coste y a la resistencia al cambio.
• Procesos de negocio anticuados. No sólo el software de legado en sí, sino la dependencia de las formas manuales de trabajo basadas en el papel frena a muchas universidades.

¿Cómo puede la automatización de procesos digitales (DPA) ayudar a mi universidad?

Una nueva tecnología llamada automatización de procesos digitales rápidamente renovó las organizaciones más grandes del mundo. Es un paso adelante del tradicional software de gestión de procesos de negocios (iBPM) que se ve hoy en día. De acuerdo con G2 Crowdpara que un producto cumpla con la categoría de automatización de procesos digitales, deben presentar los siguientes atributos:

• Proporcionar capacidades de automatización de procesos robóticos y digitales
• Facilitar las características de la gestión de casos de principio a fin
• Incorporar algún nivel de automatización inteligente
• Proporcionar capacidades de desarrollo de aplicaciones y flujos de trabajo de bajo código

Los estrictos criterios anteriores significan que DPA no sólo puede automatizar los flujos de trabajo manuales, sino que puede crear intuitivamente aplicaciones y flujos de trabajo con poca intervención de código, junto con el uso de la automatización robótica en el mismo producto.

¿Qué significa esto para la educación superior? La capacidad de ir sin papel y más! Las posibilidades para que las universidades mejoren sus campus usando la automatización de procesos digitales son infinitas. A continuación, hemos enumerado cinco de los principales beneficios que las universidades ven al implementar un iBPM con DPA:

1. Costo reducido. Para el Lehman College, la escuela fue capaz de ahorrar más de $20,000 al automatizar su proceso de transferencia de créditos, antes manual y en papel, gracias a los iBPM.

2. Mejora de la experiencia de los estudiantes. La digitalización de los flujos de trabajo hace que todo se mueva con mayor fluidez y rapidez, música para los oídos de la generación digital. Cuando el acceso a los documentos, la ayuda financiera y otras respuestas a las preguntas es perfecto, los estudiantes están más contentos. Esto ayuda a retener el talento y a atraer nuevos talentos en el futuro gracias a un viaje estudiantil positivo.

3. Unidad de sistemas de legado. Con los iBPM y los productos DPA adecuados, las escuelas pueden centralizar sus inversiones existentes en un solo lugar. Las plataformas de automatización de procesos orquestan a las personas, el trabajo y los sistemas a través de una plataforma centralizada y dejan atrás el papel, preservando el dinero gastado y elevando las capacidades de estas soluciones de legado para que sean mejores que nunca por sí solas.

4. Mayor eficiencia administrativa. ¿A quién no le gusta pulsar un botón y que hagan el trabajo por él? Eso es exactamente lo que ocurre cuando se automatizan los procesos para el personal universitario. Un campus universitario se convierte inmediatamente en un campus inteligente con flujos de trabajo digitales. Su universidad conseguirá hacer más en menos tiempo, lo que se traducirá en un ahorro de costes.

5. 5. Mejora de la coordinación interdepartamental. Una de las mejores partes de la automatización de procesos es su capacidad para mejorar la fluidez de los departamentos. Crear eficiencia en todo el campus es una de las mayores luchas de la gran universidad. Pasar a no usar papel facilitará una mayor comunicación y productividad en todo el campus, ayudando a los departamentos a trabajar mejor juntos para alcanzar los objetivos de la universidad.

La educación superior en 2020

Debido a los cambios demográficos y culturales en torno a la educación post-secundaria en los Estados Unidos, las universidades necesitan anticiparse a las consecuencias inevitables del cambio. Los expertos financieros de Bloomberg dicen que las tasas de matriculación en el jardín de infantes han estado bajando constantemente desde 2014, la segunda mayor caída la que siguió al "baby boom". ¿Qué significa eso para las universidades? Para 2026, las universidades comenzarán a sentir los efectos de la disminución de las tasas de natalidad y de la matrícula escolar.

Otro hecho interesante es que mientras que las tasas de matriculación de los colegios comunitarios y las instituciones de educación privada están a punto de bajar rápidamente en los próximos años, la matriculación del colegio de élite sigue siendo la misma. Esto se debe en gran medida al dinero antiguo de la inscripción intergeneracional, la investigación y las universidades de la Ivy League que obtienen amplias fuentes de financiación, y la continua atracción de los estudiantes debido a su prestigioso estatus.

                              (Se obtiene de Bloomberg)

Hay que tener en cuenta que estas universidades también necesitarán actualizar tecnológicamente sus sistemas debido a los desafíos de la industria, pero es mucho más probable que sobrevivan gracias al apoyo financiero, a los donantes privados y a la financiación pública (ya que muchas de ellas están a la cabeza de la investigación mundial en medicina e inteligencia artificial).

Resumen

Aunque las barreras a la interrupción digital son válidas y rampantes, los beneficios son increíbles. Las universidades que adoptan la tecnología de automatización de procesos pueden esperar ver ahorros de costos, mayor eficiencia operativa, personal más contento y mayor retención y atracción de estudiantes. La eliminación del papel ofrece a las universidades la oportunidad de seguir siendo competitivas frente a las inminentes demandas de la industria. Si su universidad aún está indecisa en cuanto a hacer el cambio, considere las valiosas ventajas mencionadas anteriormente para ayudar a su junta directiva a tomar la decisión correcta.

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