Comment l'automatisation renforce les programmes de besoins fondamentaux de l'enseignement supérieur

La garde d'enfants, la sécurité alimentaire, l'assurance automobile et la stabilité du logement - les collèges et les universités sont désormais en mesure de soutenir les étudiants avec une aide qui dépasse l'aide financière traditionnelle. Certains États, comme la Californie, investissent des millions de dollars dans la mise en place d'un soutien aux besoins fondamentaux. Mais pour défendre ces programmes, les établissements ont besoin de bien plus que de la bonne volonté - ils doivent disposer de systèmes d'automatisation des processus numériques rationalisés pour réussir. 

Comment l'automatisation contribue-t-elle à renforcer le soutien aux besoins fondamentaux sur le campus ?

Jusqu'à récemment, la plupart des programmes sur le campus reposaient sur la conviction que les étudiants étaient soutenus par leurs parents. Mais une étude de New America a révélé que l'étudiant moyen a 26,4 ans.tandis qu'une autre enquête a révélé que la moitié des étudiants se rendent dans des banques alimentaires hors campus..

L'évolution de la situation pousse les dirigeants de l'enseignement supérieur à repenser leurs stratégies de recrutement et de rétention. Le vivier d'étudiants d'aujourd'hui comprend de nouveaux apprenants adultes ayant une famille et un emploi ou des étudiants qui ont abandonné leurs études, qui ont tous besoin d'une nouvelle forme de soutien aux étudiants. 

Dans une présentation de la Fondation Michelson 20MM, les coordinateurs des besoins fondamentaux ont souligné quatre problèmes que les collèges et les universités doivent éviter pour tenir efficacement cette promesse. Cette liste comprend la pensée à petite échelle, la pensée à court terme, la recréation de systèmes inefficaces et la paperasserie inutile.-Quatre problèmes l'autom pour l processus numérique les surmonte férocement. Comment ?

• Les étudiants n'ont pas besoin d'imprimer et de remplir des formulaires.Tout est disponible en ligne pour une soumission instantanée avec des flux de travail de révision et d'approbation qui s'exécutent en arrière-plan. Exemples : Services de garde d'enfants, aide au logement, prestations SNAP, etc.
• Plus qu'une simple "autre forme jetée": Derrière chaque champ d'une application numérique se cache une action - une action qui peut effectuer des actions instantanées comme acheminer la demande à la bonne personne ou stocker les données nécessaires dans une piste d'audit.
• Pas d'étapes redondantes: chaque tâche est documentée et suivie, ce qui vous permet d'éliminer les blocages.
• Les flux d'approbation sont automatisés; ce qui signifie que les formulaires sont distribués de manière autonome au personnel concerné qui peut approuver les demandes sans quitter sa boîte aux lettres électronique.
• Le personnel n'a pas besoin d'examiner manuellement chaque demande.. Le cas échéant, les décisions sont prises automatiquement. Si un étudiant remplit les conditions requises pour un programme, d'autres flux de travail sont instantanément signalés pour lancer d'autres services admissibles. Grâce à ce processus simplifié, l'étudiant n'a pas à prouver ses besoins à plusieurs reprises.

Les chiffres, et le corps enseignant, sont d'accord. Les besoins fondamentaux non satisfaits constituent un obstacle à l'inscription à l'université et à la rétention des étudiants.

3 façons dont les grandes écoles utilisent l'automatisation des processus numériques pour mettre en œuvre des initiatives relatives aux besoins fondamentaux

L'automatisation aide les équipes de l'enseignement supérieur à offrir le soutien transformateur dont les étudiants ont besoin en les aidant : 

• Accéder à des expériences hors de la classe qui sont généralement hors de portée, comme les heures de bureau et les excursions.
• Réduire le stress des personnes en situation d'insécurité du logement
• s'inscrivent à davantage de cours, ce qui augmente leurs chances d'obtenir un diplôme
• Acheter des aliments plus frais et plus sains grâce à des programmes tels que CalFresh (un stimulant cérébral incontestable).
• Trouver des services de santé mentale ou d'autres services de conseil
• travailler moins d'heures afin de pouvoir participer à des stages et à des activités de mise en réseau qui élargissent les possibilités de carrière 

Cette "expérience globale de l'étudiant" tant convoitée est totalement hors de portée sans un moyen efficace de mettre les étudiants en relation avec les bons services. Voici les trois piliers que les experts suggèrent pour un programme de besoins fondamentaux bien huilé et comment l'automatisation renforce leur succès. 

Établir un point de contact unique 

Certaines écoles qui se font les championnes du soutien aux besoins fondamentaux ont encore du mal à le fournir à ceux qui en ont le plus besoin. Dans une étude, deux tiers des étudiants dans le besoin n'avaient même pas demandé l'aide disponible. Pourquoi ?

Manque de sensibilisation. Un étudiant sans abri peut avoir rencontré un membre du personnel chargé du logement, mais ne pas connaître des programmes comme Swipe Out Hunger, où les étudiants font don de leurs points de repas inutilisés. Un point de contact unique décharge l'étudiant de la charge de la recherche, comprend parfaitement son histoire et lui fournit une multitude de ressources en une seule rencontre. 

Les établissements désignent donc un ambassadeur chargé de lever les obstacles. Ce représentant a accès à tous les programmes disponibles, de sorte que les étudiants n'ont pas besoin de coordonner des besoins fragmentaires. Il peut voir instantanément quelles sont les ressources disponibles pour l'étudiant et l'aider à faire une demande ou à s'inscrire en quelques clics. 

Mieux encore, les décisions passent efficacement par plusieurs départements. Les étudiants qui obtiennent le "feu vert" du service du logement doivent recevoir une attention similaire de la part des services connexes. En outre, pour de nombreuses offres soutenues par des subventions ou des financements publics, les institutions doivent suivre correctement les décaissements pour l'audit - un processus entièrement géré par l'automatisation des processus numériques. 

Distribuer l'aide rapidement

Une étude a montré qu'il fallait presque trois semaines pour que les établissements d'enseignement supérieur distribuent l'aide d'urgence liée au COVID. Pour les étudiants sans abri ou en situation d'insécurité alimentaire, plus de 12 jours, c'est une éternité.

Les équipes de l'enseignement supérieur utilisent l'automatisation pour traiter les demandes à une vitesse record. Fini les formulaires manuscrits ou les impressions PDF à scanner ou à remettre en personne. Les étudiants remplissent un formulaire en ligne et voilà-la magie du back-end se met au travail.

Les champs de formulaire que les élèves remplissent savent exactement ce qu'il faut faire ensuite. Ils peuvent partager des informations avec d'autres systèmes, extraire des informations de bases de données et envoyer un message au bon membre du personnel pour approbation. Des processus qui prenaient auparavant des semaines peuvent se dérouler en quelques heures ou quelques jours, ce qui permet de s'assurer que les étudiants reçoivent l'aide dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. 

Connecter les processus avec les autres départements

Pour de nombreux étudiants, un professeur est leur seul point de contact. Lorsqu'ils doivent jongler avec leur emploi ou leur famille, les étudiants dans le besoin ont peu de temps pour négocier les formalités administratives sur le campus. 

Cela signifie que tout le personnel et le corps enseignant, y compris les professeurs, doivent être formés aux ressources disponibles et à la manière d'orienter les étudiants dans la bonne direction. Avec des flux de travail numériques en place, les professeurs qui remarquent des signaux d'alarme peuvent demander l'intervention d'un ambassadeur des besoins fondamentaux. Vous pouvez mettre en relation les services de santé mentale, les programmes de garde d'aliments, les logements d'urgence et les équipes de transport, afin qu'aucun besoin des étudiants ne passe à travers les mailles du filet. 

Les programmes de couverture des besoins fondamentaux des étudiants ne sont que l'une des façons dont les collèges se préparent à l'évolution de l'enseignement supérieur. Voir quelques-uns des autres processus que les collèges et les universités automatisent pour transformer de longs formulaires et demandes en succès d'un clic de bouton.