Cómo la automatización refuerza los programas de necesidades básicas de la educación superior

Larissa Lewis 26 de septiembre de 2022 Educación superior

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Cuidado de los niños, seguridad alimentaria, seguro de automóvil y estabilidad de la vivienda: las universidades se dedican ahora a apoyar a los estudiantes con ayudas que superan las tradicionales. Algunos estados, como California, están invirtiendo millones de dólares en establecer ayudas para las necesidades básicas. Pero para defender estos programas, las instituciones necesitan mucho más que buena voluntad: necesitan disponer de sistemas de automatización de procesos digitales racionalizados para tener éxito. 

¿Cómo contribuye la automatización a reforzar el apoyo a las necesidades básicas en el campus?

Hasta hace poco, la mayoría de los programas en el campus giraban en torno a la creencia de que los estudiantes eran apoyados por sus padres. Pero un estudio de New America reveló que el estudiante universitario medio tiene 26,4 añosmientras que otra encuesta reveló que la mitad de los estudiantes visitan bancos de alimentos fuera del campus.

La situación cambiante obliga a los responsables de la enseñanza superior a replantearse sus estrategias de captación y retención. El grupo de estudiantes de hoy en día incluye a nuevos estudiantes adultos con familias y trabajos o que han dejado de estudiar, todos los cuales necesitan una nueva forma de apoyo estudiantil. 

En una presentación de la Fundación Michelson 20MM, los coordinadores de necesidades básicas señalaron cuatro aspectos que deben evitar las universidades para cumplir esta promesa de forma eficaz. La lista incluía el pensamiento a pequeña escala, el pensamiento a corto plazo, la recreación de sistemas ineficaces y la burocracia innecesaria-cuatro cuestiones la automatización de procesos digitales supera con creces. ¿Cómo?

  • Los estudiantes no necesitan imprimir y rellenar solicitudes-todo está disponible en línea para su presentación instantánea con flujos de trabajo de revisión y aprobación que se ejecutan en segundo plano. Ejemplos: Servicios de guardería, ayuda a la vivienda, prestaciones SNAP, etc.
  • Algo más que "otra forma descartada": Detrás de cada campo de una aplicación digital hay una acción: una que puede realizar acciones instantáneas como dirigir la solicitud a la persona adecuada o almacenar los datos necesarios en un registro de auditoría.
  • No hay pasos redundantesCada tarea está documentada y controlada para que pueda eliminar cualquier retraso.
  • Los flujos de trabajo de aprobación están automatizadoslo que significa que los formularios se distribuyen de forma autónoma al personal adecuado, que puede aprobar las solicitudes sin salir de su bandeja de entrada.
  • El personal no necesita revisar manualmente cada solicitud. Cuando procede, las decisiones se toman automáticamente. Si un estudiante reúne los requisitos para un programa, se señalan instantáneamente otros flujos de trabajo para iniciar servicios adicionales que reúnan los requisitos. Este proceso racionalizado evita que el estudiante tenga que demostrar su necesidad una y otra vez.

Las cifras, y el profesorado, están de acuerdo. Las necesidades básicas insatisfechas son una barrera para la inscripción en la universidad y la retención de los estudiantes.

3 formas en que las mejores escuelas están utilizando la automatización de procesos digitales para ofrecer iniciativas de necesidades básicas

La automatización está ayudando a los equipos de educación superior a ofrecer el apoyo transformador que necesitan los estudiantes: 

  • Acceder a experiencias fuera del aula que normalmente están fuera de su alcance, como las horas de oficina y las excursiones.
  • Reducir el estrés de quienes sufren inseguridad en la vivienda
  • Se matriculan en más clases, lo que aumenta sus posibilidades de graduación
  • Comprar alimentos más frescos y saludables a través de programas como CalFresh (un estímulo para el cerebro que no se puede cuestionar)
  • Encontrar servicios de salud mental u otros servicios de asesoramiento
  • Trabajar menos horas para poder participar en prácticas y en actividades de creación de redes que amplíen la trayectoria profesional 

Esta codiciada "experiencia integral del estudiante" está totalmente fuera de su alcance si no existe una forma eficaz de poner en contacto a los estudiantes con los servicios adecuados. He aquí los tres pilares que los expertos sugieren para un programa de necesidades básicas bien engrasado y cómo la automatización refuerza su éxito. 

Establecer un único punto de contacto 

Algunas escuelas que defienden el apoyo a las necesidades básicas siguen teniendo problemas para proporcionarlo a quienes más lo necesitan. En un estudio, dos tercios de los estudiantes necesitados ni siquiera habían solicitado la ayuda disponible. ¿Por qué?

Falta de conocimiento. Un estudiante sin hogar puede haberse reunido con un miembro del personal de la vivienda, pero no sabía de programas como Swipe Out Hunger, donde los estudiantes donan los puntos de comida no utilizados. Un único punto de contacto quita la carga de la investigación al estudiante, entiende completamente su historia y le proporciona una gran cantidad de recursos en una sola reunión. 

Por ello, las instituciones nombran a un embajador responsable de eliminar los obstáculos. Este representante tiene acceso a todos los programas disponibles, por lo que los estudiantes no tienen que coordinar necesidades fragmentarias. Puede ver al instante qué recursos están disponibles para el estudiante y ayudarle a solicitar o inscribirse en unos pocos clics. 

Mejor aún, las decisiones pasan efectivamente por varios departamentos. Los estudiantes que obtienen el "ok" del alojamiento necesitan recibir una atención similar de los servicios relacionados. Además, para muchas ofertas respaldadas por subvenciones o financiación gubernamental, las instituciones necesitan hacer un seguimiento adecuado de los desembolsos para su auditoría, un proceso totalmente gestionado por la automatización de procesos digitales. 

Distribuir rápidamente la ayuda

Un estudio encontró que tomó casi tres semanas para que las instituciones de educación superior distribuyan la ayuda de emergencia relacionada con el COVID. Para los estudiantes que sufren la falta de hogar o la inseguridad alimentaria, más de 12 días es una eternidad.

Los equipos de la enseñanza superior utilizan la automatización para hacer llegar las solicitudes a una velocidad récord. Se acabaron los formularios escritos a mano o las impresiones en PDF que hay que escanear o presentar en persona. Los estudiantes rellenan un formulario web y voilà-la magia del back-end se pone a trabajar.

Los campos de los formularios que rellenan los estudiantes saben exactamente qué hacer a continuación. Pueden compartir información con otros sistemas, extraer información de las bases de datos y enviarla al miembro del personal adecuado para su aprobación. Los procesos que antes llevaban semanas pueden llevarse a cabo en horas o días, lo que garantiza que la ayuda tan necesaria llegue a los estudiantes justo cuando la necesitan. 

Conectar los procesos con otros departamentos

Para muchos estudiantes, el profesor es su único punto de contacto. Cuando hacen malabarismos con el trabajo o la familia, los estudiantes necesitados tienen poco tiempo para negociar la burocracia en el campus. 

Esto significa que todo el personal y el profesorado, incluidos los docentes, deben recibir formación sobre los recursos disponibles y sobre cómo orientar a los estudiantes en la dirección correcta. Con los flujos de trabajo digitales establecidos, los profesores que detecten alguna señal de alarma pueden solicitar la ayuda de un embajador de necesidades básicas. Puedes poner en contacto a los servicios de salud mental, los programas de despensa, el alojamiento de emergencia y los equipos de transporte, para que ninguna necesidad de los estudiantes se pierda. 

Los programas de necesidades básicas de los estudiantes son sólo una de las formas en que las universidades se están preparando para la cambiante cara de la educación superior. Véase algunos de los otros procesos que las universidades están automatizando para convertir los largos formularios y solicitudes en éxitos con un solo clic.

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