Kinderbetreuung, Lebensmittelsicherheit, Autoversicherung und stabile Wohnverhältnisse - Hochschulen und Universitäten unterstützen ihre Studierenden inzwischen mit Hilfen, die über die traditionelle finanzielle Unterstützung hinausgehen. Einige Bundesstaaten wie Kalifornien investieren Millionen von Dollar in die Einrichtung von Programmen zur Unterstützung der Grundbedürfnisse. Um diese Programme zu fördern, brauchen die Hochschulen jedoch mehr als nur guten Willen - sie müssen über optimierte Systeme zur Automatisierung digitaler Prozesse verfügen, um erfolgreich zu sein.
Wie trägt die Automatisierung zur Stärkung der Grundversorgung auf dem Campus bei?
Bis vor kurzem gingen die meisten Programme auf dem Campus davon aus, dass die Studenten von ihren Eltern unterstützt werden. Aber eine Studie von New America zeigte ist der durchschnittliche College-Student 26,4 Jahre altund eine andere Umfrage ergab, dass die Hälfte der Studenten Lebensmittelbanken außerhalb des Campus besucht.
Die veränderte Situation zwingt die Verantwortlichen der Hochschulen dazu, ihre Strategien zur Anwerbung und Bindung von Studierenden zu überdenken. Zu den Studierenden von heute gehören neue erwachsene Lernende mit Familie und Beruf oder wiederkehrende Studienabbrecher - sie alle benötigen eine neue Form der studentischen Unterstützung.
In einer Präsentation der Michelson 20MM Foundation wiesen die Koordinatoren für Grundbedürfnisse auf vier Probleme hin, die Hochschulen und Universitäten vermeiden müssen, um dieses Versprechen wirksam einlösen zu können. Die Liste umfasst kleinräumiges Denken, kurzfristiges Denken, Wiederherstellung ineffektiver Systeme und unnötige Bürokratie-vier Probleme digitale Prozessautomatisierung werden hartnäckig überwunden. Wie?
- Die Studenten müssen keine Anträge ausdrucken und ausfüllen.Alles ist online verfügbar und kann sofort eingereicht werden, wobei die Prüfungs- und Genehmigungsprozesse im Hintergrund ablaufen. Beispiele: Kinderbetreuungsdienste, Wohngeld, SNAP-Leistungen usw.
- Mehr als nur "eine weitere ausrangierte Form": Hinter jedem Feld einer digitalen Anwendung verbirgt sich eine Aktion - eine, die sofortige Aktionen ausführen kann, wie die Weiterleitung der Anfrage an die richtige Person oder die Speicherung der erforderlichen Daten in einem Prüfprotokoll.
- Keine überflüssigen Schritte: Jede Aufgabe wird dokumentiert und nachverfolgt, so dass Sie alle Verzögerungen beseitigen können.
- Genehmigungs-Workflows sind automatisiertDas bedeutet, dass die Formulare selbstständig an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden, die die Anträge genehmigen können, ohne ihren E-Mail-Posteingang zu verlassen.
- Die Mitarbeiter müssen nicht jeden Antrag von Hand prüfen.. Entscheidungen werden gegebenenfalls automatisch getroffen. Wenn sich ein Student für ein Programm qualifiziert, werden sofort andere Arbeitsabläufe signalisiert, um weitere qualifizierende Dienstleistungen zu initiieren. Dank dieses rationalisierten Prozesses muss der Schüler seinen Bedarf nicht immer wieder neu nachweisen.
Die reinen Zahlen und der Lehrkörper stimmen zu. Unerfüllte Grundbedürfnisse sind ein Hindernis für die Aufnahme eines Studiums und die Bindung von Studierenden.
3 Wege, wie Spitzenschulen die digitale Prozessautomatisierung nutzen, um Initiativen zur Deckung des Grundbedarfs durchzuführen
Die Automatisierung hilft den Hochschulteams, den Studierenden die nötige Unterstützung zu bieten, indem sie ihnen helfen:
- Zugang zu Erfahrungen außerhalb des Klassenzimmers, die normalerweise unerreichbar sind, wie z. B. Sprechstunden und Exkursionen
- Verringerung des Stresses für diejenigen, die von Wohnungsunsicherheit betroffen sind
- mehr Kurse belegen und damit ihre Chancen auf einen Abschluss erhöhen
- Kauf frischerer und gesünderer Lebensmittel durch Programme wie CalFresh (ein unbestreitbarer Gehirnschub)
- Suche nach psychosozialen Diensten oder anderen Beratungsdiensten
- weniger Stunden arbeiten, damit sie an Praktika und Netzwerkaktivitäten teilnehmen können, die ihre Karrieremöglichkeiten erweitern
Diese begehrte "ganzheitliche Erfahrung" ist ohne eine effiziente Methode, die Studenten mit den richtigen Diensten zu verbinden, völlig unerreichbar. Hier sind die drei Säulen, die Experten für ein gut funktionierendes Grundbedürfnisprogramm vorschlagen, und wie Automatisierung ihren Erfolg stärkt.
Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle
Einige Schulen, die sich für die Unterstützung der Grundbedürfnisse einsetzen, haben immer noch Schwierigkeiten, diese denjenigen zukommen zu lassen, die sie am dringendsten benötigen. In einer Studie wurde festgestellt, dass zwei Drittel der bedürftigen Schüler noch nicht einmal die verfügbaren Hilfen beantragt. Und warum?
Mangelndes Bewusstsein. Ein Student, der von Obdachlosigkeit betroffen ist, hat sich vielleicht mit einem Mitarbeiter der Unterkunft getroffen, wusste aber nichts von Programmen wie Swipe Out Hunger, bei dem Studenten ungenutzte Essenspunkte spenden. Ein einziger Ansprechpartner nimmt den Studenten die Last der Recherche ab, versteht ihre Geschichte und versorgt sie in einem einzigen Gespräch mit einer Fülle von Ressourcen.
Deshalb ernennen die Hochschulen einen Botschafter, der für den Abbau von Hindernissen zuständig ist. Dieser Beauftragte hat Zugang zu allen verfügbaren Programmen, so dass die Studierenden ihre Bedürfnisse nicht stückweise koordinieren müssen. Er kann sofort sehen, welche Ressourcen für den Studenten zur Verfügung stehen, und ihm mit nur wenigen Klicks bei der Bewerbung oder Registrierung helfen.
Noch besser ist es, wenn die Entscheidungen mehrere Abteilungen durchlaufen. Studenten, die von der Wohnheimverwaltung das "Okay" erhalten, müssen von den zugehörigen Diensten die gleiche Aufmerksamkeit erhalten. Außerdem müssen die Einrichtungen bei vielen Angeboten, die durch Zuschüsse oder staatliche Mittel unterstützt werden, die Auszahlungen für die Prüfung ordnungsgemäß nachverfolgen - ein Prozess, der vollständig durch digitale Prozessautomatisierung verwaltet wird.
Schnelle Verteilung der Hilfe
Eine Studie ergab, dass es fast drei Wochen dauerte drei Wochen dauerte es fast drei Wochen, bis die Hochschulen die COVID-bezogene Soforthilfe verteilten. Für Studierende, die von Obdachlosigkeit oder Ernährungsunsicherheit betroffen sind, sind 12+ Tage eine Ewigkeit.
Hochschulteams nutzen die Automatisierung, um Anträge in Rekordtempo zu bearbeiten. Keine handgeschriebenen Formulare oder PDF-Ausdrucke mehr, die eingescannt oder persönlich eingereicht werden müssen. Studierende füllen ein Webformular aus - und voilà-die Backend-Magie macht sich an die Arbeit.
Die Formularfelder, die Studenten ausfüllen, wissen genau, was als nächstes zu tun ist. Sie können Informationen mit anderen Systemen austauschen, Informationen aus Datenbanken abrufen und den richtigen Mitarbeiter zur Genehmigung anpingen. Prozesse, die früher Wochen dauer ten, können nun in wenigen Stunden oder Tagen erledigt werden, so dass die dringend benötigte Hilfe genau dann bei den Studenten ankommt, wenn sie benötigt wird.
Prozesse mit anderen Abteilungen verbinden
Für viele Studierende ist ein Professor ihr einziger Ansprechpartner. Wenn sie mit ihrem Job oder ihrer Familie jonglieren müssen, haben bedürftige Studierende wenig Zeit, sich um die Bürokratie auf dem Campus zu kümmern.
Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter und Lehrkräfte, einschließlich der Professoren, in Bezug auf die verfügbaren Ressourcen geschult werden sollten und wissen sollten, wie sie den Studierenden den richtigen Weg weisen können. Mit digitalen Arbeitsabläufen können Professoren, die auffällige Situationen bemerken, einen Botschafter für Grundbedürfnisse anfordern. Sie können psychosoziale Dienste, Lebensmittelsammelstellen, Notunterkünfte und Transportteams miteinander verbinden, damit kein Student, der Hilfe benötigt, durch die Maschen fällt.
Programme zur Förderung der Grundbedürfnisse von Studenten sind nur eine der Möglichkeiten, mit denen sich die Hochschulen auf den Wandel in der Hochschulbildung vorbereiten. Siehe einige der anderen Prozesse, die Hochschulen und Universitäten automatisieren um langwierige Formulare und Anträge mit einem Mausklick zu erledigen.
