4 conseils pour améliorer le processus d'inscription dans votre établissement

À la mi-mars, la crise de la santé publique a déclenché une transition brutale vers l'enseignement à distance pour les étudiants du monde entier. Les étudiants ont installé des salles de classe satellites sur les comptoirs de la cuisine et les tables basses du salon. La pandémie n'a pas seulement bouleversé les cours, elle a aussi suspendu les activités de la vie étudiante et perturbé l'accès aux Services de santé mentale sur les campus. L'augmentation continue des nouveaux cas de coronavirus oblige les collèges et les universités à procéder à des ajustements inattendus lors de leur semestre d'automne et à revoir toutes les modalités de fonctionnement de leur établissement. L'un des domaines les plus touchés par la pandémie est la manière dont les universités gèrent le processus d'inscription.

Une étude réalisée par Collège Davidson a révélé que sur les 3 000 collèges, community colleges et universités américains analysés, seuls 72 ont révélé des plans pour un semestre d'automne 2020 entièrement en personne. Les autres prévoient d'offrir un ensemble mixte d'enseignement académique, allant des 119 établissements qui devraient offrir un programme d'études entièrement en ligne aux 627 qui organiseront un mélange de cours en ligne et en personne. Alors que 44% des étudiants actuels craignent des perturbations financières La perspective d'un campus fermé empêche les étudiants de la classe 2024 de s'inscrire tous ensemble.

La pandémie a porté un coup si dévastateur, que 86 % des présidents d'université indiquent les inscriptions d'automne comme l'un de leurs problèmes les plus urgents. En fait, les inscriptions dans les collèges communautaires ont diminué, mais ont depuis rebondi avec COVID-19. Face à l'effondrement de la population étudiante et à la diminution des revenus, la manière dont les collèges et les universités gèrent les processus impliqués dans la phase d'inscription peut faire ou défaire l'avenir de leur établissement. Voici cinq façons de transformer vos systèmes pour réduire les hésitations, éliminer les obstacles au déroulement des opérations et améliorer vos processus d'inscription afin de donner le coup d'envoi d'un semestre d'automne sain et prospère.

1. Améliorer les processus d'inscription en renforçant la communication entre les départements 

De nombreux services se réunissent pour faciliter le processus d'inscription, notamment l'aide financière, le marketing, l'informatique et le bureau d'enregistrement. Lorsque vous travaillez à distance, il est plus important que jamais que toute votre équipe ait une vue d'ensemble des flux de travail qui font fonctionner votre institution. Lorsque les processus d'inscription sont si importants pour la réussite de votre université ou de votre établissement d'enseignement supérieur à l'automne, "hors de vue" ne signifie pas "hors d'esprit". 

Votre équipe de marketing attend-elle l'approbation finale d'une nouvelle campagne vidéo présentant la réponse de votre école à la pandémie ? L'équipe web n'est pas en mesure d'ouvrir l'inscription à un cours parce que le registraire n'a pas encore finalisé la capacité d'un cours en ligne ? Peut-être qu'une mise à jour critique du contenu web languit dans la boîte de réception d'un membre de l'équipe informatique. Les étudiants attendent plus longtemps que jamais pour trouver des points de chute. Y a-t-il des applications bloquées dans votre système qui pourraient avoir besoin d'un coup de pouce ? Avec une visibilité réduite sur l'activité des autres départements, les administrateurs se demandent avec haussement d'épaules pourquoi un projet ou un processus particulier est au point mort. 

Au lieu de fouiller dans de vieux e-mails, de parcourir une feuille de calcul périmée ou de se lancer dans un long Zoom pour atteindre le cœur du problème, votre école peut agréger tous vos processus internes en utilisant une plateforme comme ProcessMaker. Sur un tableau de bord unique, vous pouvez visualiser la progression d'une chaîne de processus pour identifier le goulot d'étranglement précis. Voyez rapidement qui est responsable de la tâche ou de l'examen suivant.

2. Utiliser la prise de décision agile

De nombreux domaines du processus d'inscription n'étaient tout simplement pas prêts pour le passage soudain au numérique. Les administrateurs s'appuyaient principalement sur des réunions en personne, des dossiers sur papier et des signatures manuscrites pour lancer de nouvelles initiatives. COVID-19 a mis un terme à toute dépendance restante à l'égard du papier et des processus en personne. La fermeture quasi instantanée des campus a supprimé les interactions en face à face de la routine quotidienne, mais ne laissez pas cela ralentir le rythme de la productivité au sein de votre institution. 

ProcessMaker rafraîchit la façon dont votre équipe demande des approbations. Y a-t-il certaines étapes de votre processus d'inscription qui nécessitent l'approbation d'un supérieur ? Ne laissez pas ces examens obligatoires s'empiler en une douzaine de suivis par courrier électronique qui perturbent votre flux de travail global. Grâce à l'automatisation, votre système peut envoyer des demandes d'approbation par courrier électronique ou par SMS. Dans le message lui-même, les cadres supérieurs peuvent rapidement "accepter" ou "rejeter" l'étape du processus, l'envoyant automatiquement à l'étape suivante du flux de travail.

Automatisez votre processus d'inscription

3. Marketing de proximité ciblé

Votre site web sert désormais de guide principal pour la visite du campus et accueille chaleureusement les étudiants potentiels. Les étudiants visitent votre site pour en savoir plus sur l'enseignement à distance, les clubs du campus et les projets d'équipes sportives, mais ils veulent aussi voir à quoi pourrait ressembler la vie étudiante une fois les campus rouverts. Pour réduire les réticences à s'inscrire, votre site web doit être un mélange dynamique présentant les deux styles d'apprentissage, avec des bulletins d'information actualisés, des vidéos captivantes et des visites 3D attrayantes.

Le simple fait d'ajouter un nouveau contenu à votre site web n'est que la première étape : votre site web a-t-il la capacité de suivre les intérêts d'un visiteur ? Donnez à votre équipe marketing les moyens d'effectuer des analyses qui stimulent l'inscription. Des flux de travail automatisés peuvent identifier les étudiants intéressés par une aide financière et leur envoyer automatiquement des courriers électroniques détaillant les interruptions de scolarité ou les allocations d'équipement de votre établissement à l'automne. En utilisant d'autres outils comme Remarketing, vous pouvez lancer des bannières publicitaires présentant les principaux professeurs de mathématiques de votre école aux étudiants qui ont visité au moins trois pages web sur la discipline. ProcessMaker vous pouvez regrouper toutes les façons dont vous vous connectez aux étudiants pour identifier les flux de travail qui entraînent le plus d'inscriptions. Au lieu de vous concentrer sur les envois de masse et les messages, améliorez les inscriptions en quarantaine grâce à des actions de marketing ciblées qui s'adressent à des publics spécifiques.

4. Inscrire les champions des campus pour le processus d'inscription

Des problèmes de santé à l'anxiété financière accrue, les nouveaux étudiants de première année subiront des facteurs de stress qu'ils n'avaient pas vus lors de leur inscription précédente. Les étudiants et les familles réclament les informations les plus récentes sur la façon dont les choses vont fonctionner à l'automne. Comment se déroulent les cours en ligne ? Proposerez-vous des activités d'orientation et d'autres activités de la vie étudiante par le biais de canaux vidéo ? Offrez-vous des bourses d'équipement aux étudiants à faibles revenus ? Les étudiants et les familles sont inondés de questions et de préoccupations, et votre école doit mettre en place les processus nécessaires pour y répondre avec compassion. 

Faites appel à vos meilleurs champions pour vous aider à apaiser les inquiétudes et à stimuler l'enthousiasme pour le semestre à venir. Sortez des sentiers battus : les étudiants, les membres du conseil d'administration et les enseignants peuvent contribuer à soutenir les initiatives d'inscription. En utilisant ProcessMakerSi vous avez besoin d'aide, vous pouvez relier votre principale ligne de soutien aux services aux étudiants à une équipe de champions qui sont très enthousiastes à l'égard de votre école.

Par exemple, de nombreux étudiants craignent que l'enseignement à distance ait un impact négatif sur leur immersion dans la discipline qu'ils ont choisie. Avec les bons processus en place, vous pouvez créer automatiquement des tickets d'assistance à partir des appels entrants, et attribuer la responsabilité du rappel à un étudiant ayant la même spécialité. Les étudiants qui ont eu des expériences positives au cours du semestre virtuel de printemps peuvent mettre en place un Zoom ou une GoToMeeting et offrir un aperçu précieux aux universitaires qui arrivent. Avec ProcessMakerVous pouvez rapidement consulter et suivre l'état de ces demandes pour vous assurer que les nouveaux étudiants de première année sont atteints par les meilleurs aficionados de votre école.

La crise actuelle de la santé publique a bouleversé les attentes des étudiants, des familles et des administrateurs pour le semestre d'automne 2020. Alors que de nombreux collèges et universités sont en proie à une crise des inscriptionsLes bonnes méthodes de travail et les systèmes automatisés peuvent aider votre école à devenir une entreprise florissante. Rassemblez les ressources de l'ensemble de votre campus pour stimuler les inscriptions et nouer le dialogue avec les étudiants. Avec les bons outils de collaboration et de gestion des processus en place, votre école peut dépasser les attentes et accueillir à bord une classe dynamique et enthousiaste de 2024.

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