Lorsque nous entendons parler d'automatisation et d'IA dans le domaine de l'éducation, c'est généralement pour évoquer l'impact de ChatGPT sur les dissertations des étudiants. Mais dans l'enseignement supérieur, les technologies automatisées font également des vagues dans le back-office. Les dirigeants de l'enseignement supérieur se tournent de plus en plus vers l'automatisation des processus métier pour stimuler le traitement des candidatures, améliorer l'expérience des étudiants et réduire la paperasserie administrative.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise ? Il s'agit de l'utilisation de la technologie pour automatiser toutes les tâches manuelles et répétitives qui nuisent à l'efficacité et retardent les délais de traitement. Les tâches deviennent plus qu'un simple mélange de paperasse - elles se déplacent dans un flux de travail comme un article sur un tapis roulant.
Les logiciels exécutent certaines tâches, comme l'alimentation des bases de données ou le classement des formulaires. Les humains prennent des décisions et approuvent les demandes. Une stratégie d'automatisation peut transformer un processus de plusieurs semaines en un processus de quelques jours.
Comment ? L'enseignement supérieur est l'un des secteurs les plus gourmands en papier, ce qui en fait un cas d'utilisation privilégié pour l'automatisation. Qu'il s'agisse des dossiers et des candidatures des étudiants, des demandes d'équipement ou des formulaires administratifs, le secteur est inondé de paperasse.
Les établissements d'enseignement supérieur prennent donc rapidement le virage du numérique. Plus de 50 % des établissements d'enseignement supérieur déclarent qu'au cours des cinq prochaines années, ils utiliseront encore plus l'automatisation pour atteindre leurs objectifs de transformation numérique. Ils automatisent les tâches et les activités du bureau d'enregistrement, de l'aide financière, du bureau des admissions, etc.
Pour un coordinateur de base de données du Tulsa Community College, une plate-forme d'automatisation telle que ProcessMaker a accéléré les signatures. "Avec l'automatisation, le processus est instantané. Les notifications sont envoyées directement sur les téléphones des personnes concernées. Du point de vue de l'efficacité, ProcessMaker a considérablement réduit notre charge de travail, ainsi que le temps nécessaire à l'approbation et au retour d'information sur les documents."
Les établissements d'enseignement supérieur utilisent l'automatisation des processus d'entreprise pour :
- Créer une expérience étudiante exceptionnelle
- Augmenter l'efficacité de l'ensemble du campus
- Conserver les connaissances institutionnelles
- Augmenter les inscriptions
- Améliorer les délais d'admission
- Réduire les erreurs de déclaration
- Réduire les coûts de saisie des données
- Attribuer des ressources
- Dépasser les normes de conformité et d'information
Examinons les cinq principales raisons pour lesquelles les responsables de l'enseignement supérieur devraient tirer parti de l'automatisation des processus métier.
Conserver les connaissances institutionnelles
Dans de nombreux établissements d'enseignement supérieur, le savoir-faire institutionnel est enfermé dans l'esprit d'une poignée d'employés. Si ces personnes excellent dans leur rôle de leader, il est difficile pour les nouveaux venus de prendre le relais après leur départ.
Les postes non pourvus constituent un défi pour tous les établissements d'enseignement supérieur. Dans une enquête, 80 % des responsables de l'enseignement supérieur ont fait état d'une augmentation des postes vacants, qui épuisent lentement les connaissances institutionnelles.
La menace est moins grande pour les institutions qui utilisent l'automatisation des processus d'entreprise. Ce ne sont plus les employés qui dictent le fonctionnement d'un processus. Le système suit et gère chaque tâche. Si quelqu'un quitte le navire pour un autre rôle, pas de problème, il y a un règlement détaillé en place qui assure le bon déroulement des opérations.
Augmenter le nombre d'inscriptions en attirant les décrocheurs
Les décrocheurs, c'est-à-dire les étudiants qui ont abandonné leurs études avant d'obtenir leur diplôme, sont au nombre de 36 millions rien qu'aux États-Unis. Ce vivier potentiel d'étudiants est énorme pour les établissements qui savent l'exploiter.
L'automatisation des processus est un ingrédient clé de toute campagne de réinscription réussie dans un établissement d'enseignement supérieur. Bien que cela semble simple pour les enseignants, c'est un processus décourageant pour les étudiants. Pour trouver la meilleure façon d'entrer en contact avec ces candidats potentiels, une équipe a procédé à des tests A/B de sensibilisation.
Deux groupes d'étudiants ont été ciblés par des campagnes de marketing différentes. Le premier groupe a reçu un courriel générique contenant des informations sur la procédure de réinscription. Le second groupe a reçu un courriel personnalisé comprenant un plan étape par étape pour l'obtention de leur diplôme.
Dans le premier groupe, seuls 4 % ont choisi de se réinscrire. Mais une chose surprenante s'est produite avec le second groupe. Plus de 10 % du groupe ayant reçu le plan personnalisé se sont réinscrits pour terminer leur cursus.
La campagne personnalisée a aidé les étudiants à sentir qu'ils avaient un chemin clair à suivre et les a incités à passer à l'action. L'automatisation des processus métier peut permettre à votre établissement de mettre en place un plan similaire :
- Utilisez des règles de gestion pour comparer les progrès académiques d'un étudiant aux conditions d'obtention du diplôme. L'automatisation peut résumer les résultats dans un courriel.
- Utilisez des formulaires dynamiques pour aider les étudiants à voir quels sont les programmes d'aide disponibles. Ils peuvent rapidement faire une demande par l'intermédiaire d'un portail en libre-service.
- Acheminer instantanément les questions de suivi au personnel compétent.
Avec une vue unifiée de toutes vos données, vous pouvez utiliser l'automatisation pour vous engager avec les étudiants de manière plus efficace.
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Créer une expérience étudiante exceptionnelle
Une étude montre que 76 % des candidats d'aujourd'hui attendent une réponse dans les quatre semaines. La même étude a révélé que de nombreux étudiants attendent une réponse en une semaine - une statistique surprenante pour les institutions qui s'appuient sur des cycles d'admission d'une durée de plusieurs mois !
Le délai d'admission, vieux de plusieurs siècles, évolue rapidement pour tenir compte de ces changements dans les préférences des consommateurs. L'automatisation des processus d'entreprise à la rescousse : Ernst & Young estime que les bureaux d'admission peuvent traiter une augmentation de 250 % du volume des candidatures grâce à l'automatisation.
Accroître la collaboration et l'efficacité à l'échelle du campus
En regroupant toutes vos tâches au sein d'une plateforme unique de gestion des processus métier, vous pouvez commencer à coordonner vos activités d'une manière nouvelle et utile. Surpris par la statistique selon laquelle deux tiers des étudiants dans le besoin ne demandent jamais d'aide, les établissements utilisent cette nouvelle efficacité pour mieux faire connaître les programmes d'aide aux étudiants.
Pourquoi les étudiants négligent-ils les aides potentielles ? Ils ne sont tout simplement pas au courant des avantages offerts par leur école.
Pour les institutions qui s'en tiennent à la voie manuelle, le manque de coordination est ce qui rend l'aide difficile à coordonner et à mettre en œuvre. Un représentant d'un département peut ne connaître que son offre et n'avoir aucun moyen de vérifier les programmes proposés par d'autres départements.
Les établissements à la pointe de la technologie utilisent donc l'automatisation des processus pour mettre en place une collaboration entre tous les programmes d'aide disponibles. Cela inclut le logement, l'aide financière et les services aux étudiants. L'automatisation permet de tout regrouper - les membres du personnel peuvent vérifier l'éligibilité d'un étudiant à des programmes à l'échelle du campus. BPA peut acheminer les approbations au personnel approprié et suivre la demande de la soumission à l'achèvement.
Dépasser les normes de conformité et d'information
L'éducation est également en tête de liste des secteurs soumis à un examen minutieux et à une surveillance gouvernementale. L'enseignement supérieur tire parti de l'automatisation pour soutenir les initiatives de conformité :
- Suivi des inscriptions des étudiants : Les universités peuvent s'assurer qu'elles respectent toutes les exigences applicables en matière d'inscription, comme celles liées aux groupes sous-représentés et à l'aide financière fédérale.
- Gestion des données de recherche : Les institutions collectent des informations dans le respect des réglementations relatives à l'éthique de la recherche et à la sécurité des données.
- Générer des rapports sur l'état de la conformité : Les responsables de l'enseignement supérieur peuvent suivre les progrès accomplis dans le respect des exigences réglementaires et identifier les domaines dans lesquels ils doivent s'améliorer.
Grâce à l'automatisation, vous n'aurez plus besoin de classer manuellement les documents ou de suivre des informations telles que l'attribution des aides. Le logiciel allège la charge administrative en se chargeant de l'enregistrement et de l'archivage.
La transformation numérique par le biais de l'APB peut aider les établissements d'enseignement supérieur à rationaliser leurs opérations, à réduire leurs coûts et à améliorer l'expérience des étudiants. En adoptant le BPA, les établissements d'enseignement supérieur peuvent allouer leurs ressources de manière plus efficace et se concentrer davantage sur leur mission principale, à savoir l'enseignement et l'apprentissage.
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