Wenn wir in den Bildungsnachrichten von Automatisierung und KI hören, geht es in der Regel um die Auswirkungen von ChatGPT auf den College-Aufsatz. Aber in der Hochschulbildung schlagen automatisierte Technologien auch im Backoffice Wellen. Hochschulleiter setzen zunehmend auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Bearbeitung von Bewerbungen zu beschleunigen, das Studentenerlebnis zu verbessern und den bürokratischen Aufwand zu verringern.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung? Es handelt sich um den Einsatz von Technologie zur Automatisierung aller manuellen und sich wiederholenden Aufgaben, die die Effizienz beeinträchtigen und die Bearbeitungszeiten verzögern. Aufgaben werden zu mehr als nur einem großen Papierkram - sie bewegen sich durch einen Arbeitsablauf wie ein Gegenstand auf einem Fließband.
Software führt einige Aufgaben aus, z. B. das Befüllen von Datenbanken oder das Ausfüllen von Formularen. Menschen treffen Entscheidungen und genehmigen Anträge. Mit einer Automatisierungsstrategie kann ein wochenlanger Prozess in einen Prozess verwandelt werden, der in wenigen Tagen abgeschlossen ist.
Wie das? Das Hochschulwesen ist eine der papierintensivsten Branchen und damit ein idealer Anwendungsfall für die Automatisierung. Von Studentenakten und Bewerbungen bis hin zu Ausstattungsanfragen und Verwaltungsformularen - der Sektor wird von Papierkram überschwemmt.
Daher vollziehen Hochschulen und Universitäten den Übergang zur Digitalisierung zügig. Über 50 % der Hochschulen geben an, dass sie in den nächsten fünf Jahren noch mehr Automatisierung einsetzen werden, um ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Sie automatisieren Aufgaben und Aktivitäten im Einwohnermeldeamt, in der Finanzhilfe, in der Zulassungsstelle und in anderen Bereichen.
Für einen Datenbankkoordinator am Tulsa Community College beschleunigte eine Automatisierungsplattform wie ProcessMaker die Freigabe von Dokumenten. "Mit der Automatisierung ist der Prozess sofort abgeschlossen. Die Benachrichtigungen gehen direkt auf die Telefone der Mitarbeiter. Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz hat ProcessMaker unsere Arbeitsbelastung stark reduziert und die Zeit für Genehmigungen und Rückmeldungen zu Dokumenten verkürzt."
Hochschulen und Universitäten nutzen die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um:
- Ein hervorragendes Studentenerlebnis schaffen
- Steigerung der campusweiten Effizienz
- Institutionelles Wissen bewahren
- Immatrikulation ankurbeln
- Verbesserung der Zulassungsfristen
- Reduzierung von Berichtsfehlern
- Senkung der Kosten für die Dateneingabe
- Ressourcen zuteilen
- Übertreffen von Compliance- und Berichtsstandards
Im Folgenden werden die fünf wichtigsten Gründe genannt, warum Hochschulleiter die Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen sollten.
Institutionelles Wissen bewahren
An vielen Hochschulen und Universitäten ist das institutionelle Know-how in den Köpfen einer Handvoll von Mitarbeitern verankert. Während diese Personen in ihrer Hauptrolle brillieren, ist es für Neulinge schwierig, den Rückstand aufzuholen, wenn sie ausscheiden.
Unbesetzte Stellen sind eine Herausforderung für alle Hochschulen und Universitäten. In einer Umfrage berichteten 80 % der Hochschulleiter über einen Anstieg unbesetzter Stellen, wodurch das Wissen der Einrichtungen langsam verloren geht.
Für Einrichtungen, die Geschäftsprozesse automatisieren, ist das Problem weniger bedrohlich. Einzelne Mitarbeiter diktieren nicht mehr, wie ein Prozess funktioniert. Das System verfolgt und verwaltet jede Aufgabe. Wenn jemand eine andere Rolle übernimmt - kein Problem, denn es gibt ein detailliertes Regelwerk, das für einen reibungslosen Ablauf sorgt.
Erhöhung der Einschreibezahlen durch Anlocken von Aussteigern
Die Zahl der Studienabbrecher - d. h. der Studenten, die ihre Ausbildung vor dem Abschluss abbrechen - beläuft sich allein in den USA auf 36 Millionen. Dieser potenzielle Pool von Studierenden ist für Einrichtungen, die ihn zu nutzen wissen, riesig.
Die Automatisierung von Prozessen ist ein Schlüsselelement für jede erfolgreiche Kampagne zur Wiedereinschreibung an Hochschulen. Was sich für die Lehrkräfte einfach anhört, ist für die Studenten ein entmutigender Prozess. Um herauszufinden, wie man am besten mit diesen potenziellen Bewerbern in Kontakt treten kann, hat ein Team A/B-Tests durchgeführt.
Zwei Gruppen von Studierenden wurden mit unterschiedlichen Marketingkampagnen angesprochen. Die erste Gruppe erhielt eine allgemeine E-Mail mit Informationen über das Wiedereinschreibungsverfahren. Die zweite Gruppe erhielt eine personalisierte E-Mail, die einen Schritt-für-Schritt-Plan für den Abschluss ihres Studiums enthielt.
Von der ersten Gruppe entschieden sich nur 4 % für eine Wiedereinschreibung. Bei der zweiten Gruppe passierte jedoch etwas Überraschendes. Mehr als 10 % der Gruppe, die den personalisierten Plan erhalten hatte, meldeten sich erneut an, um ihren Abschluss zu machen.
Die personalisierte Kampagne vermittelte den Studierenden das Gefühl, dass sie einen klaren Weg vor sich hatten, und machte es wahrscheinlicher, dass sie aktiv wurden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann einen ähnlichen Plan für Ihre Einrichtung ermöglichen:
- Verwenden Sie Geschäftsregeln, um den akademischen Fortschritt eines Studenten mit den Abschlussanforderungen zu vergleichen. Die Automatisierung kann die Ergebnisse in einer E-Mail zusammenfassen.
- Verwenden Sie dynamische Formulare, damit die Studierenden sehen, welche Förderprogramme zur Verfügung stehen. Sie können sich schnell über ein Selbstbedienungsportal bewerben.
- Leiten Sie Folgefragen sofort an die richtigen Mitarbeiter weiter.
Mit einem einheitlichen Überblick über alle Ihre Daten können Sie die Automatisierung nutzen, um auf wertvollere Weise mit den Schülern in Kontakt zu treten.
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Ein hervorragendes Studentenerlebnis schaffen
Eine Studie zeigt, dass 76 % der heutigen Bewerber eine Antwort innerhalb von vier Wochen erwarten. Dieselbe Umfrage ergab, dass viele Studenten Antworten innerhalb einer Woche erwarten - eine erstaunliche Zahl für Institutionen, die sich auf monatelange Zulassungszyklen verlassen!
Der uralte Zeitrahmen für die Zulassung von Waren ändert sich rasch, um diesen veränderten Verbraucherpräferenzen Rechnung zu tragen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die Rettung: Ernst & Young hat herausgefunden, dass die Zulassungsstellen das Bewerbungsvolumen durch Automatisierung um 250 % steigern können.
Steigerung der campusweiten Zusammenarbeit und Effizienz
Wenn Sie alle Ihre Aufgaben in einer einzigen Plattform für die Verwaltung von Geschäftsprozessen zusammenführen, können Sie Ihre Aktivitäten auf neue und wertvolle Weise koordinieren. Überrascht von der Statistik, dass zwei Drittel der bedürftigen Studenten nie einen Antrag auf Hilfe stellen, nutzen die Einrichtungen die neu gewonnene Effizienz, um den Bekanntheitsgrad der Studentenhilfsprogramme zu steigern.
Warum übersehen Studierende mögliche Beihilfen? Sie sind sich einfach nicht bewusst, welche Leistungen ihre Schule anbietet.
Für Einrichtungen, die am manuellen Weg festhalten, ist der Mangel an Koordination das, was die Koordinierung und Durchführung der Hilfe schwierig macht. Ein Vertreter eines Fachbereichs kennt möglicherweise nur sein eigenes Angebot und hat keine Möglichkeit, sich über die Programme anderer Fachbereiche zu informieren.
Technisch fortschrittliche Hochschulen nutzen daher die Prozessautomatisierung, um die Zusammenarbeit zwischen allen verfügbaren Hilfsprogrammen aufzubauen. Dazu gehören Wohnen, Finanzhilfe und Studentenbetreuung. Die Automatisierung bringt alles zusammen: Mitarbeiter können die Berechtigung eines Studenten für Programme auf dem gesamten Campus prüfen. BPA kann Genehmigungen an die richtigen Mitarbeiter weiterleiten und den Antrag von der Einreichung bis zum Abschluss verfolgen.
Übertreffen von Compliance- und Berichtsstandards
Auch das Bildungswesen steht ganz oben auf der Liste der Branchen, die einer genauen Prüfung und staatlichen Aufsicht unterliegen. Die Hochschulen nutzen die Automatisierung zur Unterstützung von Compliance-Initiativen:
- Verfolgung der Studenteneinschreibung: Die Hochschulen können sicherstellen, dass sie alle geltenden Zulassungsvoraussetzungen erfüllen, z. B. in Bezug auf unterrepräsentierte Gruppen und staatliche Finanzhilfen.
- Verwaltung von Forschungsdaten: Die Einrichtungen sammeln Informationen in einer Weise, die den Vorschriften über Forschungsethik und Datensicherheit entspricht.
- Erstellung von Berichten über den Stand der Einhaltung von Vorschriften: Führungskräfte im Hochschulbereich können die Fortschritte bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen überwachen und Bereiche identifizieren, in denen sie sich verbessern müssen.
Dank der Automatisierung müssen Sie die Unterlagen nicht mehr manuell abheften oder Informationen wie z. B. die Erfüllung der Beihilfebedingungen nachverfolgen. Die Software erleichtert den Verwaltungsaufwand, indem sie die Aktenführung und Archivierung übernimmt.
Die digitale Transformation durch BPA kann Hochschuleinrichtungen dabei helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und das Studienerlebnis zu verbessern. Durch die Einführung von BPA können Hochschulen ihre Ressourcen effektiver einsetzen und sich mehr auf ihre Kernaufgabe, das Lehren und Lernen, konzentrieren.
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