Enseñanza superior: 5 razones para aprovechar BPA
Cuando oímos hablar de automatización e IA en las noticias sobre educación, normalmente nos referimos al impacto de ChatGPT en la redacción universitaria. Pero en la enseñanza superior, las tecnologías automatizadas también están causando sensación en el back office. Los responsables de la enseñanza superior recurren cada vez más a la automatización de procesos empresariales para impulsar el procesamiento de solicitudes, mejorar la experiencia de los estudiantes y reducir la burocracia administrativa.
¿Qué es la automatización de procesos empresariales? Es el uso de la tecnología para automatizar todas las tareas manuales y repetitivas que restan eficacia y retrasan los tiempos de procesamiento. Las tareas se convierten en algo más que un gran revoltijo de papeles: avanzan por un flujo de trabajo como un elemento en una cinta transportadora.
Los programas informáticos realizan algunas tareas, como rellenar bases de datos o archivar formularios. Los humanos toman decisiones y aprueban solicitudes. Una estrategia de automatización puede transformar un proceso de semanas en otro que se complete en cuestión de días.
¿Cómo? La enseñanza superior es uno de los sectores que más papel utiliza, lo que la convierte en un caso ideal para la automatización. Desde los expedientes y solicitudes de los estudiantes hasta las peticiones de equipamiento y los formularios administrativos, el sector está inundado de papeleo.
Por eso, los centros de enseñanza superior se están pasando rápidamente a lo digital. Más del 50% de las instituciones de educación superior afirman que en los próximos cinco años utilizarán aún más la automatización para alcanzar sus objetivos de transformación digital. Están automatizando tareas y actividades en la Oficina de Registro, Ayuda Financiera, la Oficina de Admisiones, etc.
Para un coordinador de bases de datos del Tulsa Community College, una plataforma de automatización como ProcessMaker agilizó los procesos de aprobación. "Con la automatización, el proceso es instantáneo. Las notificaciones llegan directamente a los teléfonos. Desde el punto de vista de la eficiencia, ProcessMaker ha reducido enormemente nuestra carga de trabajo, y ha disminuido el tiempo necesario para las aprobaciones y la retroalimentación de los documentos."
Las universidades utilizan la automatización de procesos empresariales para:
- Construir una experiencia estudiantil estelar
- Aumentar la eficiencia en todo el campus
- Conservar los conocimientos institucionales
- Impulsar la matriculación
- Mejorar los plazos de admisión
- Reducir los errores de información
- Reducir los costes de introducción de datos
- Asignar recursos
- Superar las normas de cumplimiento e información
Veamos las cinco razones principales por las que los responsables de la enseñanza superior deberían aprovechar la automatización de los procesos empresariales.
Conservar los conocimientos institucionales
En muchas facultades y universidades, el conocimiento institucional está encerrado en la mente de un puñado de empleados. Si bien estas personas desempeñan un papel fundamental, es difícil para los recién llegados asumir el relevo cuando se marchan.
Los puestos de trabajo vacantes son un reto para todas las facultades y universidades. En una encuesta, el 80% de los responsables de la enseñanza superior informaron de un aumento de los puestos vacíos, lo que drena lentamente el conocimiento institucional.
El problema es menor para las instituciones que utilizan la automatización de procesos empresariales. Los empleados individuales ya no dictan cómo funciona un proceso. El sistema controla y gestiona cada tarea. Si alguien cambia de función, no hay problema, ya que existe un reglamento detallado que permite que todo funcione sin problemas.
Aumentar la matriculación atrayendo a los que abandonan
Sólo en Estados Unidos hay 36 millones de estudiantes que abandonan sus estudios antes de graduarse. Esta reserva potencial de estudiantes es enorme para las instituciones que sepan aprovecharla.
La automatización de procesos es un ingrediente clave para el éxito de cualquier campaña de reinscripción universitaria. Aunque parece sencillo para el profesorado, es un proceso desalentador para los estudiantes. Para averiguar cómo conectar mejor con estos solicitantes potenciales, un equipo realizó pruebas A/B de divulgación.
Se dirigieron campañas de marketing diferentes a dos grupos de estudiantes. Al primer grupo se le envió un correo electrónico genérico con información sobre el proceso de reinscripción. El segundo grupo recibió un correo electrónico personalizado que incluía un plan paso a paso para completar su titulación.
Del primer grupo, sólo el 4% optó por volver a matricularse. Pero algo sorprendente ocurrió con el segundo grupo. Más del 10% del grupo que recibió el plan personalizado volvió a matricularse para terminar la carrera.
La campaña personalizada ayudó a los estudiantes a sentir que tenían un camino claro y les hizo más propensos a actuar. La automatización de procesos empresariales puede impulsar un plan similar para su institución:
- Utilice reglas de negocio para comparar el progreso académico de un estudiante con los requisitos de titulación. La automatización puede resumir los resultados en un correo electrónico.
- Utilice formularios dinámicos para ayudar a los estudiantes a ver qué programas de ayuda están disponibles. Pueden solicitarlas rápidamente a través de un portal de autoservicio.
- Dirija instantáneamente las preguntas de seguimiento al personal adecuado.
Con una visión unificada de todos sus datos, puede utilizar la automatización para interactuar con los alumnos de formas más valiosas.
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Construir una experiencia estudiantil estelar
Un estudio muestra que el 76% de los solicitantes de hoy en día esperan una respuesta en cuatro semanas. La misma encuesta reveló que muchos estudiantes esperan respuestas en el plazo de una semana, un dato sorprendente para las instituciones que se basan en ciclos de admisión de meses de duración.
Los antiguos plazos de admisión están cambiando rápidamente para adaptarse a estos cambios en las preferencias de los consumidores. La automatización de los procesos empresariales al rescate: Según Ernst & Young, las oficinas de admisiones pueden procesar un aumento del 250% en el volumen de solicitudes mediante la automatización.
Aumentar la colaboración y la eficacia en todo el campus
Al reunir todas sus tareas en una única plataforma de gestión de procesos empresariales, puede empezar a coordinar las actividades de formas nuevas y valiosas. Sorprendidas por la estadística de que dos tercios de los estudiantes necesitados nunca solicitan ayuda, las instituciones aprovechan la nueva eficiencia para dar a conocer mejor los programas de ayuda a los estudiantes.
¿Por qué los estudiantes pasan por alto posibles ayudas? Simplemente no son conscientes de las ventajas que ofrece su centro de estudios.
Para las instituciones que siguen la vía manual, la falta de coordinación es lo que dificulta la coordinación y el cumplimiento de las ayudas. Es posible que un representante de un departamento sólo conozca su oferta y no tenga forma de comprobar los programas que ofrecen otros departamentos.
Por ello, las instituciones tecnológicamente avanzadas utilizan la automatización de procesos para fomentar la colaboración entre todos los programas de ayuda disponibles. Esto incluye alojamiento, ayuda financiera y servicios estudiantiles. La automatización lo une todo: los miembros del personal pueden comprobar si un estudiante cumple los requisitos para acceder a los programas de todo el campus. BPA puede dirigir las aprobaciones al personal adecuado y realizar un seguimiento de la solicitud desde su presentación hasta su finalización.
Superar las normas de cumplimiento e información
La educación también encabeza la lista de industrias sujetas a escrutinio y supervisión gubernamental. La enseñanza superior aprovecha la automatización para respaldar las iniciativas de cumplimiento:
- Seguimiento de la matriculación de estudiantes: Las universidades pueden asegurarse de que cumplen todos los requisitos de matriculación aplicables, como los relacionados con los grupos infrarrepresentados y las ayudas económicas federales.
- Gestión de los datos de investigación: Las instituciones recopilan información de forma que se cumpla la normativa relacionada con la ética de la investigación y la seguridad de los datos.
- Generación de informes sobre el estado de cumplimiento: Los responsables de la enseñanza superior pueden supervisar el progreso hacia el cumplimiento de los requisitos normativos e identificar las áreas en las que necesitan mejorar.
Con la automatización, no tendrá que archivar manualmente la documentación ni hacer un seguimiento de la información, como el cumplimiento de las ayudas. El software alivia la carga administrativa al encargarse del mantenimiento de registros y el archivo.
La transformación digital a través de la BPA puede ayudar a las instituciones de educación superior a agilizar sus operaciones, reducir costes y mejorar la experiencia de los estudiantes. Al adoptar la BPA, las instituciones de educación superior pueden asignar sus recursos de forma más eficaz y centrarse más en su misión principal de enseñanza y aprendizaje.
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