Les améliorations progressives des processus jouent un rôle important dans le bon déroulement de la production. Toutefois, lorsqu'un système entier est devenu obsolète, il est temps de le compléter la réingénierie des processus d'entreprise (BPR).
L'objectif de la réingénierie des processus d'entreprise est de revoir complètement les méthodes existantes. Les processus d'entreprise sont repensés de fond en comble en mettant à nouveau l'accent sur la mission de l'entreprise et les besoins des clients. Pour la plupart des entreprises, l'objectif premier de la remise à plat des processus est d'améliorer radicalement la productivité, la qualité et la rentabilité, transformant ainsi une entreprise à peine compétitive en un concurrent sérieux.
Quand envisager la réingénierie des processus d'entreprise
La réingénierie complète d'un processus d'entreprise nécessite des ressources importantes. Dans certains cas, le retour sur investissement est trop faible pour que le projet en vaille la peine, et des initiatives d'amélioration de moindre envergure suffiront. La réingénierie complète des processus d'entreprise est la plus appropriée pour les organisations confrontées à l'un ou à l'ensemble des défis suivants :
- Malgré tous ses efforts, l'organisation ne peut tout simplement pas se mesurer à des concurrents de quelque taille que ce soit.
- Bien que d'importants investissements en capital soient réalisés dans les processus actuels, le retour sur investissement diminue.
- Les améliorations progressives se traduisent par un processus de plus en plus complexe et coûteux, qui n'améliore guère la production et la qualité.
- Le processus est clairement rompu au-delà de ce qu'un simple réoutillage ou une correction d'une seule inefficacité peut corriger.
- La responsabilité des processus est fragmentée, et une variété d'individus et d'équipes sont impliqués. Lorsque des problèmes surgissent, personne n'est responsable de leur résolution et de la remise en route des processus.
Dans ces situations, la réingénierie des processus d'entreprise peut faire la différence entre continuer à lutter et reprendre le dessus.
Comment réinventer un processus
Une fois qu'il a été déterminé qu'un processus ne peut plus être modifié et bricolé, il est temps d'entamer le processus de réingénierie. Commencez par constituer une équipe, idéalement composée d'au moins une personne de chaque service concerné, ainsi que des membres appropriés de la direction.
Étape 1 : Créer une déclaration de mission et définir les objectifs
S'il n'existe pas de déclaration de mission, définissez-en une, et si elle existe, confirmez qu'elle correspond toujours aux objectifs de l'entreprise. Sinon, recréer la mission pour qu'elle corresponde au véritable objectif de l'organisation.
- Comment l'entreprise a-t-elle évolué depuis la définition de la mission ?
- La mission a-t-elle changé ?
- Comment la clientèle a-t-elle évolué ?
- Comment la mission peut-elle être actualisée pour tenir compte des besoins de l'entreprise et des besoins du client ?
La rédaction d'une déclaration de mission offre l'occasion de définir des objectifs commerciaux de haut niveau qui correspondent aux besoins des entreprises et des clients.
Étape 2 : Identifier les processus commerciaux de base
L'examen minutieux des processus commerciaux actuels est une étape préliminaire importante.
- Comment les processus sont-ils liés à la mission et aux objectifs commerciaux fondamentaux créés lors de la première étape ?
- Comment peut-on modifier les processus de base pour améliorer les mesures de performance essentielles telles que le coût, la qualité, le service et la rapidité ?
- Quels sont les outils informatiques et de gestion des processus d'entreprise (BPM) disponibles ? Par exemple, la fonction de reporting des plateformes BPM avancées peut être utilisée pour suivre les mesures clés.
Une fois ces questions résolues, l'équipe BPR peut commencer à envisager de nouvelles méthodes d'organisation du flux de travail pour améliorer le coût, la qualité, le service et la rapidité. En outre, l'équipe a la possibilité de prendre des décisions sur le rôle que la technologie avancée jouera dans les processus mis à jour.
Étape 3 : Mise en place de l'équipe chargée du processus
Grâce au BPR, la responsabilité des processus est réorganisée de manière à ce que des équipes interfonctionnelles supervisent l'ensemble de la séquence du début à la fin. Cela permet d'éliminer les transferts inutiles et d'accélérer le flux d'informations.
Les nouveaux processus réussis sont gérés par un département qui est formé pour s'occuper de toutes les activités requises. Il a été démontré que le fait de confier la responsabilité d'un processus à une seule équipe de bout en bout permettait d'améliorer la productivité, l'efficacité et la qualité globales.
Une technologie BPM avancée est disponible pour rendre le partage d'informations et la collaboration sur le flux de travail transparents. Grâce à ces plateformes, les données sont centralisées et les membres de l'équipe disposent d'un moyen de communication simple et sécurisé.
Étape 4 : Conception d'un processus simplifié
Au fur et à mesure que les rôles sont définis, il devient souvent évident que diverses personnes sont inutilement incluses dans le processus. La rationalisation exige que les tâches supplémentaires et le personnel superflu soient supprimés. Toutes les activités et les personnes impliquées dans le processus doivent apporter une valeur ajoutée, sinon elles nuisent à son efficacité et à son efficience globales. Cela peut être réalisé en examinant et en prenant des mesures sur les points suivants :
- Combiner des activités similaires.
- Limitez le nombre de personnes impliquées dans l'accomplissement de chaque tâche.
- Réduire le nombre de sous-processus et de tâches dans le processus.
- Retirez les logiciels obsolètes et consolidez les tâches pour les processus dans l'ensemble de l'entreprise sur une plate-forme unique et polyvalente.
- Utilisez le logiciel BPM pour automatiser les tâches chaque fois que cela est possible.
Enfin, n'ayez pas peur d'éliminer des processus entiers dès lors qu'ils n'apportent plus de valeur ajoutée à l'entreprise. Une réingénierie des processus réussie doit faire progresser l'entreprise vers sa mission et favoriser la réalisation des objectifs fixés.
Meilleures pratiques en matière de réingénierie des processus d'entreprise
La réingénierie des processus d'entreprise est une entreprise complexe, qui prend du temps, et dans certains cas, le projet entier échoue. Les équipes les plus performantes découvrent que le fait de limiter la taille de l'équipe à un groupe de 10 personnes ou moins peut faire une différence importante dans la réussite. En outre, il est fortement recommandé de rallier les principales parties prenantes avant de commencer le projet.
Les logiciels de BPM sont un outil efficace pour gérer avec succès la réingénierie des processus d'entreprise, car les cartes de processus donnent une représentation visuelle du processus en cours de révision. Ces outils permettent aux utilisateurs d'apporter facilement des changements pendant la phase de planification du projet, et ils peuvent mesurer et rendre compte du succès d'un nouveau processus après sa mise en œuvre.
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