Erste Schritte beim Business Process Reengineering

Inkrementelle Prozessverbesserungen spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Produktionsflusses. Wenn jedoch ein ganzes System veraltet ist, ist es Zeit für ein vollständiges Geschäftsprozess-Reengineering (BPR).

Ziel des Business Process Reengineering ist es, die bestehenden Methoden vollständig zu überarbeiten. Die Geschäftsprozesse werden von Grund auf neu gestaltet, wobei der Auftrag des Unternehmens und die Bedürfnisse der Kunden wieder in den Mittelpunkt gestellt werden. Für die meisten Unternehmen besteht das Hauptziel von BPR darin, Produktivität, Qualität und Kosteneffizienz radikal zu verbessern und ein kaum wettbewerbsfähiges Unternehmen in einen ernsthaften Konkurrenten zu verwandeln.

Wann sollte man Business Process Reengineering in Betracht ziehen?

Die vollständige Umgestaltung eines Geschäftsprozesses erfordert erhebliche Ressourcen. In manchen Fällen ist die Investitionsrendite zu gering, um das Projekt lohnenswert zu machen, und kleinere Verbesserungsinitiativen reichen aus. Ein umfassendes Business Process Reengineering ist am besten für Unternehmen geeignet, die mit einer oder allen der folgenden Herausforderungen konfrontiert sind:

• Trotz aller Bemühungen kann das Unternehmen einfach nicht mit den Wettbewerbern jeder Größe mithalten.
• Obwohl große Investitionen in die derzeitigen Verfahren getätigt werden, schrumpft die Rentabilität der Investitionen.
• Inkrementelle Verbesserungen führen zu einem Prozess, der immer komplexer und kostspieliger wird, ohne dass sich Produktion und Qualität verbessern.
• Der Prozess ist eindeutig so gestört, dass eine einfache Umrüstung oder die Korrektur einer einzigen Ineffizienz nicht ausreicht.
• Die Verantwortung für die Prozesse ist zersplittert, und eine Vielzahl von Personen und Teams sind daran beteiligt. Wenn Probleme auftauchen, übernimmt niemand die Verantwortung für die Lösung der Probleme und die Wiederherstellung des Arbeitsablaufs.

In solchen Situationen kann die Umstrukturierung von Geschäftsprozessen den Unterschied zwischen dem Fortbestehen des Unternehmens und dem Wiederaufstieg bedeuten.

Wie man einen Prozess umgestaltet

Sobald feststeht, dass ein Prozess nicht mehr zurechtgestutzt werden kann, ist es an der Zeit, mit dem Reengineering-Prozess zu beginnen. Beginnen Sie damit, ein Team zusammenzustellen, das idealerweise aus mindestens einer Person aus jeder beteiligten Abteilung sowie den entsprechenden Mitgliedern der Führungsebene besteht.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Leitbild und definieren Sie Ziele

Wenn kein Leitbild vorhanden ist, definieren Sie eines, und wenn eines vorhanden ist, überprüfen Sie, ob es noch mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall, muss das Leitbild neu erstellt werden, damit es dem wahren Zweck des Unternehmens entspricht.

• Wie hat sich das Unternehmen seit der Definition des Auftrags verändert?
• Hat sich der Auftrag geändert?
• Wie hat sich der Kundenstamm verändert?
• Wie kann der Auftrag aktualisiert werden, um den Bedürfnissen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Kunden Rechnung zu tragen?

Die Vervollständigung eines Leitbildes bietet die Möglichkeit, übergeordnete Unternehmensziele zu definieren, die sowohl den Unternehmens- als auch den Kundenbedürfnissen entsprechen.

Schritt 2: Identifizierung von Kerngeschäftsprozessen

Eine sorgfältige Untersuchung der aktuellen Geschäftsprozesse ist ein wichtiger erster Schritt.

• Wie hängen die Prozesse mit dem Auftrag und den Kerngeschäftszielen zusammen, die im ersten Schritt festgelegt wurden?
• Wie können Kernprozesse verändert werden, um Verbesserungen bei kritischen Leistungsmessungen wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erreichen?
• Welche IT- und BPM-Tools (Business Process Management) gibt es? Beispielsweise kann die Berichtsfunktion in modernen BPM-Plattformen genutzt werden, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen.

Wenn diese Fragen beantwortet sind, kann das BPR-Team damit beginnen, neue Methoden zur Organisation der Arbeitsabläufe in Betracht zu ziehen, um Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu verbessern. Darüber hinaus hat das Team die Möglichkeit, Entscheidungen darüber zu treffen, welche Rolle fortschrittliche Technologie in den aktualisierten Prozessen spielen soll.

Schritt 3: Entwicklung des Prozessteams

Durch BPR wird die Verantwortung für Prozesse neu organisiert, so dass funktionsübergreifende Teams den gesamten Ablauf von Anfang bis Ende überwachen. Dadurch werden unnötige Übergaben vermieden und der Informationsfluss beschleunigt.
Erfolgreiche neue Prozesse werden von einer Abteilung verwaltet, die für die Abwicklung aller erforderlichen Aktivitäten geschult ist. Es hat sich gezeigt, dass die Übertragung der End-to-End-Verantwortung für einen Prozess an ein einziges Team zu einer höheren Gesamtproduktivität, Effizienz und Qualität führt.
Es gibt moderne BPM-Technologien, die den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit bei Arbeitsabläufen nahtlos ermöglichen. Über diese Plattformen werden Daten zentralisiert, und die Teammitglieder verfügen über eine einfache und sichere Kommunikationsmethode.

Schritt 4: Entwurf eines gestrafften Prozesses

Bei der Festlegung der Rollen wird oft deutlich, dass eine Vielzahl von Personen unnötigerweise in den Prozess eingebunden ist. Die Rationalisierung erfordert, dass zusätzliche Aufgaben und überflüssiges Personal entfernt werden. Alle Aktivitäten und Personen, die an dem Prozess beteiligt sind, müssen einen zusätzlichen Nutzen bringen, da sie sonst die Gesamteffizienz und -effektivität des Prozesses beeinträchtigen. Dies kann erreicht werden, indem man die folgenden Punkte überprüft und Maßnahmen ergreift:

• Kombinieren Sie ähnliche Aktivitäten.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Personen, die an der Erledigung jeder Aufgabe beteiligt sind.
• Reduzieren Sie die Anzahl der Teilprozesse und Aufgaben im Prozess.
• Schaffen Sie veraltete Software ab, und konsolidieren Sie Aufgaben für Prozesse im gesamten Unternehmen auf einer einzigen, vielseitigen Plattform.
• Verwenden Sie BPM-Software zur Automatisierung von Aufgaben, wann immer dies möglich ist.

Und schließlich sollten Sie sich nicht scheuen, ganze Prozesse abzuschaffen, wenn sie keinen Mehrwert mehr für das Unternehmen erbringen. Ein erfolgreiches Reengineering von Prozessen sollte das Unternehmen auf dem Weg zu seinem Auftrag voranbringen und die Erreichung der gesetzten Ziele unterstützen.

Bewährte Praktiken beim Business Process Reengineering

Das Reengineering von Geschäftsprozessen ist ein komplexes, zeitaufwändiges Unterfangen, und in einigen Fällen scheitert das gesamte Projekt. Die erfolgreichsten Teams stellen fest, dass es für den Erfolg entscheidend ist, die Größe des Teams auf 10 Personen oder weniger zu beschränken. Darüber hinaus ist es sehr empfehlenswert, vor Beginn des Projekts die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen einzuholen.

BPM-Software ist ein wirksames Instrument für die erfolgreiche Umgestaltung von Geschäftsprozessen, da Prozesskarten eine visuelle Darstellung des zu überprüfenden Prozesses bieten. Mit diesen Tools können die Benutzer während der Projektplanungsphase problemlos Änderungen vornehmen und nach der Implementierung den Erfolg eines neuen Prozesses messen und darüber Bericht erstatten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie BPM bei der Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse eine Rolle spielen kann, besuchen Sie ProcessMakereinem führenden Anbieter von BPM-Softwarelösungen, oder laden Sie unsere Whitepapers herunter.