Empezando con la reingeniería de procesos de negocios

Las mejoras en los procesos incrementales juegan un papel importante para que la producción fluya sin problemas. Sin embargo, cuando todo un sistema se ha vuelto obsoleto, es hora de que se complete reingeniería de procesos empresariales (BPR).

El propósito de la reingeniería de procesos comerciales es revisar completamente los métodos existentes. Los procesos de negocios se rediseñan desde cero con un enfoque renovado en la misión de la empresa y las necesidades de los clientes. Para la mayoría de las empresas, el objetivo principal de la reestructuración de procesos empresariales es mejorar radicalmente la productividad, la calidad y la eficiencia en función de los costos, transformando una empresa que apenas es competitiva en un competidor serio.

Cuándo considerar la reingeniería de procesos comerciales

La reingeniería completa de un proceso comercial requiere recursos significativos. En algunos casos, el rendimiento de la inversión es demasiado bajo para que el proyecto valga la pena, y bastará con iniciativas de mejora más pequeñas. La reingeniería completa de un proceso comercial es más apropiada para las organizaciones que se enfrentan a cualquiera o a todos los siguientes desafíos:

• A pesar de sus mejores esfuerzos, la organización simplemente no puede mantenerse a la par de los competidores de cualquier tamaño.
• Aunque se hacen grandes inversiones de capital en los procesos actuales, el rendimiento de la inversión se está reduciendo.
• Las mejoras incrementales dan como resultado un proceso cada vez más complejo y costoso, con poco en cuanto a la mejora de la producción y la calidad.
• El proceso está claramente roto, más allá de lo que una simple reordenación o corrección de una sola ineficiencia puede corregir.
• La responsabilidad de los procesos está fragmentada, y en ella participan diversas personas y equipos. Cuando surgen problemas, nadie se responsabiliza de resolverlos y de que el flujo de trabajo vuelva a funcionar.

En estas situaciones, la reingeniería de procesos comerciales puede significar la diferencia entre seguir luchando y volver a la cima.

Cómo rediseñar un proceso

Una vez que se ha determinado que un proceso ya no puede ser ajustado y manipulado, es hora de comenzar el proceso de reingeniería. Comienza por reunir un equipo, idealmente compuesto por al menos un individuo de cada departamento involucrado, junto con los miembros apropiados de liderazgo.

Paso 1: Crear una declaración de misión y definir objetivos

Si no existe una declaración de misión, defina una, y si existe, confirme que aún se ajusta a los objetivos de la empresa. Si no, recree la misión para que coincida con el verdadero propósito de la organización.

• ¿Cómo ha cambiado la compañía desde que se definió la misión?
• ¿Ha cambiado la misión?
• ¿Cómo ha cambiado la base de clientes?
• ¿Cómo se puede actualizar la misión para tener en cuenta las necesidades de la empresa y las necesidades del cliente?

El cumplimiento de una declaración de misión ofrece la oportunidad de definir objetivos empresariales de alto nivel que se ajusten tanto a las necesidades de las empresas como a las de los clientes.

Paso 2: Identificar los procesos de negocio principales

El examen cuidadoso de los procesos comerciales actuales es un paso preliminar importante.

• ¿Cómo se relacionan los procesos con la misión y los objetivos comerciales básicos creados en el primer paso?
• ¿Cómo pueden cambiarse los procesos centrales para lograr mejoras en las mediciones críticas del rendimiento, como el costo, la calidad, el servicio y la velocidad?
• ¿Qué herramientas de TI y de gestión de procesos empresariales (BPM) están disponibles? Por ejemplo, la función de presentación de informes en las plataformas avanzadas de BPM puede utilizarse para hacer un seguimiento de las métricas clave.

A medida que estas preguntas sean contestadas, el equipo de BPR puede comenzar a considerar nuevos métodos de organización del flujo de trabajo para mejorar el costo, la calidad, el servicio y la velocidad. Además, el equipo tiene la oportunidad de tomar decisiones sobre el papel que la tecnología avanzada desempeñará en los procesos actualizados.

Paso 3: Desarrollar el equipo de proceso

A través de la BPR, la responsabilidad de los procesos se reorganiza para que los equipos multifuncionales supervisen toda la secuencia de principio a fin. Esto elimina las transferencias innecesarias y acelera el flujo de información.
Los nuevos procesos exitosos son administrados por un departamento que está capacitado para manejar todas las actividades requeridas. Se ha demostrado que el hecho de dar a un equipo la responsabilidad integral de un proceso permite lograr una mayor productividad, eficiencia y calidad generales.
La tecnología avanzada de BPM está disponible para hacer que compartir información y colaborar en el flujo de trabajo sea perfecto. A través de estas plataformas, los datos se centralizan, y los miembros del equipo tienen un método de comunicación simple y seguro.

Paso 4: Diseño de un proceso simplificado

A medida que se definen los papeles, a menudo se hace evidente que se incluye innecesariamente a diversas personas en el proceso. La racionalización requiere que se eliminen las tareas adicionales y el personal ajeno. Todas las actividades y personas que participan en el proceso deben añadir valor, o de lo contrario crean un obstáculo a su eficiencia y eficacia general. Esto puede lograrse revisando y tomando medidas en los siguientes puntos:

• Combinar actividades similares.
• Limitar el número de personas que participan en la realización de cada tarea.
• Reducir el número de subprocesos y tareas en el proceso.
• Retirar el software obsoleto y consolidar las tareas de los procesos de toda la empresa en una plataforma única y versátil.
• Usar software BPM para automatizar las tareas siempre que sea posible.

Por último, no tengas miedo de eliminar procesos enteros una vez que ya no añaden valor al negocio. Una reingeniería de procesos exitosa debe hacer avanzar a la empresa hacia su misión y apoyar el logro de los objetivos establecidos.

Mejores prácticas en la reingeniería de procesos empresariales

La reingeniería de procesos comerciales es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo, y en algunos casos, el proyecto entero falla. Los equipos más exitosos descubren que mantener el tamaño del equipo en un grupo de 10 o menos puede hacer una importante diferencia en el éxito. Además, es muy recomendable conseguir la participación de los principales interesados antes de iniciar el proyecto.

El software BPM es una herramienta eficaz para gestionar con éxito la reingeniería de procesos empresariales, ya que los mapas de procesos ofrecen una representación visual del proceso que se está revisando. Estas herramientas permiten a los usuarios introducir cambios fácilmente durante la fase de planificación del proyecto, y pueden medir e informar sobre el éxito de un nuevo proceso tras su implantación.

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