Automatisation des processus d'entreprise : Par où commencer
En termes simples, l'automatisation des processus métier augmente la cohérence, améliore la qualité et réduit la probabilité de retravailler. Au lieu de passer du temps à suivre manuellement l'achèvement des tâches, vous pouvez s'appuyer sur l'automatisation au niveau des processus d'entreprise pour gérer le flux de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur les fonctions essentielles de la production. Cependant, même ceux qui sont convaincus de ces avantages se heurtent à un défi lorsqu'il s'agit de faire la transition. Comme pour tout grand projet, il peut être difficile de décider par où commencer. Ce billet vous donne une feuille de route pour réussir la planification, la conception et la mise en œuvre de votre système.
Consulter les experts
Les dirigeants ont généralement une compréhension de base des étapes de production. Mais ce sont les employés qui font le travail qui sont les véritables experts. Avant d'entreprendre un projet d'automatisation de l'entreprise, passez du temps avec les membres du personnel, c'est-à-dire les parties prenantes, pour recueillir des détails complets sur les processus, du début à la fin. Cela vous évitera de passer du temps à automatiser des processus obsolètes ou de manquer des étapes critiques qui n'étaient pas documentées auparavant.
Parler avec vos employés permet également d'atteindre d'autres objectifs importants. Par exemple, ceux qui font le travail tous les jours peuvent souvent signaler les domaines qui manquent d'efficacité. Demandez une liste de souhaits d'améliorations des processus qui faciliteraient la vie des membres du personnel. Dans la plupart des cas, vous obtiendrez des informations sur les points sensibles qui peuvent être résolus lors de l'automatisation des processus d'entreprise.
Enfin, ces conversations sont cruciales pour gérer le changement. En recueillant les réactions et en donnant suite aux recommandations du personnel, vous offrez aux employés la possibilité de s'approprier le nouveau modèle de fonctionnement. Ce sentiment d'appropriation augmente l'adhésion au projet d'automatisation des flux de travail dans son ensemble. Cela signifie que vous pouvez espérer maintenir ou renforcer l'engagement et le soutien en faveur du résultat final du projet.
Go Big, Win Big
Avec le temps, les habitudes se transforment en processus de travail officiels, qu'elles soient ou non le moyen le plus efficace de mener à bien le travail. Soyez ouvert à la possibilité de reconstruire les processus à partir de la base à mesure que vous progressez vers l'automatisation des processus de travail. En recueillant des informations sur les flux de processus existants, vous découvrirez peut-être que vos employés empruntent des chemins différents pour atteindre le même objectif. Examinez toutes les options et choisissez la solution la plus efficace pour produire des résultats de haute qualité.
Au cours du projet, assurez-vous de vérifier auprès de vos employés dans le cadre du processus de gestion du changement. Dans de nombreux cas, les membres du personnel sont investis dans leurs méthodes actuelles et sont résistants aux changements de processus. Lorsque vous parlez avec vos employés, renforcez l'idée que tout est sur la table lorsqu'il s'agit de simplifier vos processus. Expliquez que le résultat pourrait être une révolution plutôt qu'une évolution.
Soyez sensible aux préoccupations des membres de votre personnel concernant les modifications du processus. Veillez à vous engager en faveur de la transparence. Vous rencontrerez moins de résistance à la mise en œuvre de l'automatisation en expliquant les raisons du projet et les avantages spécifiques. Discutez de la refonte des pratiques qui peuvent être en place depuis des années. Reliez la conversation aux points de douleur que vous avez identifiés lors de la première étape du projet. Rappelez aux membres du personnel que la simplification de ces activités signifie moins de tâches transactionnelles et plus de possibilités de consacrer du temps à un travail significatif et satisfaisant.
Les premiers succès renforcent la confiance
Le succès ou l'échec éventuel de votre projet est déterminé par l'efficacité de vos outils de gestion des processus métier et la volonté de votre personnel de les utiliser. Le premier exige un logiciel de BPM de haute qualité. Le second requiert la mise en œuvre de techniques de changement organisationnel éprouvées. En haut de la liste se trouve le renforcement de la confiance grâce à des gains rapides. Montrez les avantages de vos plans d'automatisation des processus d'entreprise à proximité du démarrage du projet. Vous pouvez obtenir l'adhésion des principales parties prenantes et des personnes d'influence, en obtenant leur soutien grâce au développement et à la mise en œuvre futurs de logiciels de gestion des flux de travail numériques.
Choisissez avec soin le processus à automatiser en premier lieu. Il doit toucher un grand nombre de personnes pour que les améliorations soient sûres d'être remarquées. Par exemple, existe-t-il des processus qui s'étendent sur plusieurs services ? Plus le nombre de personnes qui bénéficient de l'automatisation des processus est élevé, plus vous bénéficierez d'un soutien important à l'avenir.
Vous voulez commencer par un processus qui offre des avantages à grande échelle. Mais il doit aussi être relativement simple. Il peut y avoir quelques obstacles à l'automatisation de processus plus complexes. Il est donc préférable d'éviter tout défaut dans votre produit inaugural. Des interruptions importantes de l'activité au début de votre projet à long terme peuvent faire dérailler tout futur projet d'automatisation des processus.
N'oubliez pas que les processus peuvent toujours être ajustés au fur et à mesure que vous recevez des commentaires des utilisateurs. Il n'est donc pas nécessaire d'atteindre la perfection du premier coup. La perfection est l'ennemi du bien. Et un bon processus qui est développé dans les délais et dans les limites du budget sera adopté par vos principales parties prenantes.
L'automatisation des processus d'entreprise fait passer les organisations de toutes tailles à un niveau supérieur en matière de qualité et d'efficacité de la production. Vous pouvez en savoir plus sur le logiciel d'automatisation des processus d'entreprise ProcessMaker et sur les entreprises qui l'utilisent aujourd'hui sur nos réussites page. Nos clients sont issus de multiples secteurs : universités, écoles primaires et secondaires, prestataires de services financiers et d'assurance, agences gouvernementales, prestataires de soins de santé, entreprises manufacturières et fournisseurs de télécommunications.
