Einfach ausgedrückt, erhöht die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Konsistenz, verbessert die Qualität und verringert die Wahrscheinlichkeit von Nacharbeiten. Anstatt Zeit damit zu verbringen, den Abschluss von Aufgaben manuell zu verfolgen, können Sie können Sie sich auf die Automatisierung der Geschäftsprozessebene verlassen, um den Workflow zu so dass Sie sich auf die Kernfunktionen der Produktion konzentrieren können. Doch selbst diejenigen, die von diesen Vorteilen überzeugt sind, stoßen bei der Umstellung auf eine Herausforderung. Wie bei jedem größeren Projekt kann es schwierig sein, zu entscheiden, wo man anfangen soll. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Fahrplan für die erfolgreiche Planung, Gestaltung und Implementierung Ihres Systems.
Beratung mit den Experten
Führungskräfte haben in der Regel ein Grundverständnis für die Produktionsschritte. Aber die Mitarbeiter, die die Arbeit tatsächlich erledigen, sind die wahren Experten. Bevor Sie ein Projekt zur Geschäftsautomatisierung beginnen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um gemeinsam mit den Mitarbeitern, d. h. den Interessengruppen, umfassende Prozessdetails von Anfang bis Ende zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Zeit damit verbringen, veraltete Prozesse zu automatisieren oder wichtige Schritte zu übersehen, die zuvor nicht dokumentiert waren.
Durch das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern werden auch andere wichtige Ziele erreicht. So können diejenigen, die ihre Arbeit jeden Tag machen, oft auf Bereiche hinweisen, in denen es an Effizienz mangelt. Bitten Sie um eine Wunschliste von Prozessverbesserungen, die den Mitarbeitern das Leben leichter machen würden. In den meisten Fällen werden Sie Einblicke erhalten in Schmerzpunkte, die durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen behoben werden können.
Schließlich sind diese Gespräche entscheidend für die Bewältigung des Wandels. Indem Sie Feedback einholen und auf die Empfehlungen der Mitarbeiter eingehen, bieten Sie ihnen die Möglichkeit, sich das neue Betriebsmodell zu eigen zu machen. Dieses Gefühl der Eigenverantwortung erhöht die Akzeptanz des gesamten Projekts zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Das bedeutet, dass Sie sich darauf freuen können, das Engagement und die Unterstützung für das Endergebnis des Projekts aufrechtzuerhalten oder zu steigern.
Groß gehen, groß gewinnen
Im Laufe der Zeit werden Gewohnheiten zu offiziellen Arbeitsabläufen, unabhängig davon, ob sie die effektivste Methode zur Erledigung der Arbeit sind oder nicht. Seien Sie offen für die Möglichkeit, Prozesse von Grund auf neu zu gestalten, wenn Sie sich in Richtung Automatisierung von Geschäftsprozessen bewegen. Beim Sammeln von Informationen über den bestehenden Prozessablauf stellen Sie vielleicht fest, dass Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Wege einschlagen, um das gleiche Ziel zu erreichen. Ziehen Sie alle Optionen in Betracht und wählen Sie die Lösung, die am effizientesten ist und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert.
Achten Sie bei der Durchführung des Projekts darauf, dass Sie sich im Rahmen des Veränderungsmanagements mit Ihren Mitarbeitern austauschen. In vielen Fällen sind die Mitarbeiter in ihre derzeitigen Methoden investiert und sträuben sich gegen Prozessänderungen. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass bei der Vereinfachung Ihrer Prozesse alles auf dem Tisch liegt. Erklären Sie, dass das Ergebnis eine Revolution statt einer Evolution sein könnte.
Seien Sie sensibel für die Bedenken Ihrer Mitarbeiter bezüglich der Prozessänderungen. Legen Sie Wert auf Transparenz. Wenn Sie die Gründe für das Projekt und die konkreten Vorteile erläutern, werden Sie weniger Widerstand gegen die Einführung der Automatisierung erfahren. Sprechen Sie über die Umstellung von Verfahren, die möglicherweise schon seit Jahren bestehen. Beziehen Sie das Gespräch auf die Probleme, die Sie im ersten Schritt des Projekts ermittelt haben. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, dass die Vereinfachung dieser Tätigkeiten weniger Transaktionsaufgaben bedeutet und mehr Zeit für sinnvolle, befriedigende Arbeit zur Verfügung steht.
Frühe Erfolge schaffen Selbstvertrauen
Der Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts hängt letztendlich von der Effektivität Ihrer BPM-Tools und der Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter ab, diese zu nutzen. Ersteres erfordert eine hochwertige BPM-Software. Das zweite erfordert die Umsetzung bewährter Techniken für organisatorische Veränderungen. Ganz oben auf der Liste steht der Aufbau von Vertrauen durch frühe Erfolge. Zeigen Sie die Vorteile Ihrer Pläne zur Automatisierung von Geschäftsprozessen schon kurz vor Projektbeginn auf. So können Sie wichtige Interessengruppen und Einflussnehmer für sich gewinnen und Unterstützung für die künftige Entwicklung und Implementierung von Software für digitale Arbeitsabläufe gewinnen.
Wählen Sie sorgfältig aus, welcher Prozess zuerst automatisiert werden soll. Es sollte sich um einen Prozess handeln, der eine große Anzahl von Personen betrifft, damit die Verbesserungen auch wirklich wahrgenommen werden. Gibt es zum Beispiel Prozesse, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken? Je mehr Menschen von der Prozessautomatisierung profitieren, desto mehr Unterstützung werden Sie in Zukunft erhalten.
Sie wollen mit einem Verfahren beginnen, das einen umfassenden Nutzen bietet. Es sollte aber auch ein Prozess sein, der relativ einfach ist. Wenn Sie komplexere Prozesse automatisieren, kann es zu einigen Problemen kommen. Daher ist es am besten, wenn Sie Schwachstellen in Ihrem Eröffnungsprodukt vermeiden. Erhebliche Geschäftsunterbrechungen zu Beginn Ihres langfristigen Projekts könnten alle zukünftigen Pläne zur Prozessautomatisierung zunichte machen.
Denken Sie daran, dass die Prozesse immer angepasst werden können, wenn Sie Feedback von den Benutzern erhalten. Es ist also nicht notwendig, gleich beim ersten Versuch Perfektion zu erreichen. Das Perfekte ist der Feind des Guten. Und ein guter Prozess, der rechtzeitig und im Rahmen des Budgets entwickelt wird, wird von Ihren wichtigsten Stakeholdern angenommen werden.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bringt Unternehmen aller Größenordnungen auf die nächste Stufe, wenn es um die Qualität und Effizienz der Produktion geht. Mehr über die ProcessMaker-Software zur Geschäftsprozessautomatisierung und die Unternehmen, die sie heute einsetzen, erfahren Sie unter unseren Erfolgsgeschichten Seite. Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen: Hochschulen und Universitäten, K-12-Schulen und -Verwaltungen, Finanz- und Versicherungsdienstleister, Regierungsbehörden, Gesundheitsdienstleister, Fertigungsunternehmen und Telekommunikationsanbieter.
