Automatización de procesos de negocios: Dónde empezar
En pocas palabras, la automatización de los procesos empresariales aumenta la consistencia, mejora la calidad y reduce la probabilidad de retrabajo. En lugar de gastar tiempo en el seguimiento manual de la finalización de la tarea, puede dependen de la automatización de los procesos de negocios para manejar el flujo de trabajo para que puedas centrarte en las funciones básicas de la producción. Sin embargo, incluso aquellos que están convencidos de estos beneficios se encuentran con un desafío a la hora de hacer la transición. Como con cualquier proyecto importante, puede ser difícil decidir por dónde empezar. Este artículo le ofrece una hoja de ruta para la planificación, diseño e implementación exitosa de su sistema.
Consultar con los expertos
Los líderes generalmente tienen una comprensión básica de los pasos de la producción. Pero los empleados que realmente hacen el trabajo son los verdaderos expertos. Antes de comenzar cualquier proyecto de automatización de negocios, pase tiempo con los miembros del personal, es decir, los interesados, para reunir detalles completos del proceso de principio a fin. Esto asegura que no pierda tiempo automatizando procesos anticuados o perdiendo pasos críticos que antes no estaban documentados.
Hablar con sus empleados también logra otros objetivos importantes. Por ejemplo, los que hacen el trabajo todos los días a menudo pueden señalar las áreas que carecen de eficiencia. Pida una lista de deseos de mejoras en los procesos que hagan más fácil la vida de los empleados. En la mayoría de los casos, obtendrá información sobre puntos dolorosos que pueden ser resueltos durante la automatización de los procesos de negocios.
Finalmente, estas conversaciones son cruciales para manejar el cambio. Al recoger la retroalimentación y actuar sobre las recomendaciones del personal, se ofrece a los empleados la oportunidad de ser dueños del nuevo modelo operativo. Este sentido de propiedad aumenta la aceptación del proyecto de automatización del flujo de trabajo en su conjunto. Esto significa que puede esperar mantener o aumentar el compromiso y el apoyo al resultado final del proyecto.
Ir a lo grande, ganar a lo grande
Con el tiempo, los hábitos se convierten en procesos de trabajo oficiales, sean o no la forma más efectiva de completar el trabajo. Esté abierto a la posibilidad de reconstruir los procesos desde cero a medida que se avanza hacia la automatización de los procesos de trabajo. Mientras reúne información sobre el flujo de procesos existentes, puede descubrir que sus empleados toman diferentes caminos para alcanzar el mismo objetivo. Considere todas las opciones y elija la solución que sea más eficiente para producir resultados de alta calidad.
A medida que trabajen en el proyecto, asegúrense de verificar con sus empleados como parte del proceso de gestión del cambio. En muchos casos, los miembros del personal están invertidos en sus métodos actuales y se resisten a los cambios del proceso. Cuando hable con sus empleados, refuerce la idea de que todo está sobre la mesa cuando se trata de simplificar sus procesos. Explique que el resultado podría ser una revolución en lugar de una evolución.
Sea sensible a las preocupaciones de los miembros de su personal sobre los cambios en el proceso. Asegúrese de comprometerse con la transparencia. Encontrará menos resistencia a la implementación de la automatización si explica las razones del proyecto y los beneficios específicos. Discuta la revisión de las prácticas que pueden haber estado en vigor durante años. Ata la conversación a los puntos de dolor que identificaste en el primer paso del proyecto. Recuerde a los miembros del personal que la simplificación de estas actividades significa menos tareas transaccionales y más oportunidades de dedicar tiempo a un trabajo significativo y satisfactorio.
Los éxitos tempranos construyen la confianza
El eventual éxito o fracaso de su proyecto está determinado por la eficacia de sus herramientas de BPM y la voluntad de su personal de utilizarlas. La primera requiere un software BPM de alta calidad. El segundo requiere la implementación de técnicas probadas de cambio organizacional. En la parte superior de la lista está la construcción de la confianza a través de las victorias tempranas. Muestre los beneficios de sus planes de automatización de procesos de negocios cerca del inicio del proyecto. Puede obtener la participación de los principales interesados e influyentes, obteniendo apoyo a través del futuro desarrollo e implementación de software de flujo de trabajo digital.
Elija qué proceso automatizar primero con cuidado. Debe ser algo que toque a un gran número de personas para que las mejoras se noten con seguridad. Por ejemplo, ¿hay procesos que abarcan varios departamentos? Cuantas más personas se beneficien de la automatización de procesos, mayor apoyo tendrá en el futuro.
Quieres empezar con un proceso que ofrezca un beneficio generalizado. Aunque también debería ser un proceso relativamente simple. Puede haber algunos baches en el camino a medida que automatiza procesos más complejos. Por lo tanto, es mejor evitar cualquier defecto en su producto inaugural. Interrupciones significativas en el negocio al comienzo de su proyecto a largo plazo tienen el potencial de descarrilar cualquier plan futuro de automatización de procesos.
Recuerde que los procesos siempre pueden ser ajustados a medida que se recibe información de los usuarios. Así que no es necesario alcanzar la perfección en tu primer intento. La perfección es el enemigo de lo bueno. Y un buen proceso que se desarrolle a tiempo y dentro del presupuesto será aceptado por sus principales interesados.
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